Seitentitel: Erste Schritte # Willkommen im Bereich Wissen Hier sammeln wir wichtige Informationen, Erfahrungen, Anleitungen und Standards, damit sie für alle auffindbar bleiben. **Typische Inhalte sind:** - Projektwissen für Lessons Learned - Anleitungen und Checklisten - Prozesse und Abläufe - Best Practices - Häufig gestellte Fragen --- *++Tipp:++* Legen Sie für jedes Thema eine eigene Seite mit Unterseiten an und verlinken Sie verwandte Inhalte miteinander. Sie können auf diese Seiten auch aus anderen Bereichen von InLoox verlinken und z. B. eine Aufgabe, ein Projekt oder ein Dokument mit einer Wissensseite verknüpfen. Alle weiteren Details zu den Funktionen und Möglichkeiten des Wissensmanagements in InLoox finden sie im [InLoox Hilfe-Center](https://docs.inloox.com/de/). Seitentitel: Lessons Learned #Erfahrungswerte aus Projekten *Lessons Learned* ist der englische Begriff für „gewonnene Erkenntnisse“. Im agilen Projektmanagement wird auch der Begriff „Retrospektive“ verwendet. Gemeint sind Schlussfolgerungen, die wir aus vergangenen Projekten ziehen können und geeignet sind, um zukünftige Projekte schneller, effektiver oder einfach besser zu planen, zu steuern und umzusetzen. ## Beispiel: Strukturierung von Lessons Learned zum Projekt Um Lessons Learned zu einem Projekt zu dokumentieren, eignet sich die Strukturierung über folgende Fragen: **Was lief gut?** *Beispiel:* Die wöchentlichen Abstimmungen mit dem Kunden haben offene Fragen früh geklärt und Missverständnisse, die zu fehlerhafter Umsetzung geführt hätten, verhindert. **Was lief nicht optimal?** *Beispiel:* Die Anforderungen wurden zu spät konkretisiert, wodurch Nacharbeiten entstanden die zu erhöhten Kosten führten und nur teilweise dem Kunden in Rechnung gestellt werden konnten. **Was lernen wir daraus?** *Beispiel:* Anforderungen müssen direkt nach dem Kundentermin schriftlich dokumentiert und vom Kunden schriftlich bestätigt werden. Erst dann darf das Projektteam mit der Bearbeitung der Aufgaben zur Umsetzung der Anforderungen beginnen. **Empfehlungen für zukünftige Projekte:** - Eine Vorlage „Anforderungen“ verwenden und mit dem Kunden ausfüllen, um den Leistungsumfang des Projektes schriftlich festzuhalten. - Vorliegen der Anforderungen durch einen Prozess absichern. Zum Beispiel mit dem eigenen Feld „Anforderungen liegen schriftlich vor“ in InLoox auf der Projektbetreuung. --- *++Tipp:++* Legen Sie eine Namensstruktur für die Lessons Learned-Seiten in Wissen fest, z. B. *Lessons-Learned\_PROJEKTNAME\_PROJEKTNUMMER*. Damit erleichtern Sie auch das Auffinden der Seite über die InLoox Suche. Seitentitel: Best Practices # Sammlung von bewährten Vorgehensweisen Best Practices sind konkrete Arbeitsweisen, die allgemein wiederverwendet werden können. Diese können z. B. eine Projektphase, eine Projektkategorie, den allgemeinen Umgang mit Stakeholdern oder die Kommunikation während der Projektumsetzung beschreiben. ## Beispiel: Best Practices – Projektstart vorbereiten Ein **Kick-off Meeting** mit Vertretern aller Stakeholdern im Projekt hat sich bewährt, um vor dem offiziellen Start der produktiven Arbeit am Projekt folgende Punkte final zu klären und schriftlich festzuhalten: - Ziel des Projekts inkl. Leistungsumfang - Liste der beteiligten Personen - Rollen und Verantwortlichkeiten - Wichtige Termine und Meilensteine - Risiken und minimierende Maßnahmen **Warum ist das wichtig?** Ein klar vorbereiteter Projektstart mit einem offiziellen Kick-off Meeting reduziert Rückfragen und kann Missverständnissen vorbeugen. Alle Stakeholder werden abgeholt und sind auf dem gleichen Wissensstand. --- *++Tipp:++* Legen Sie eine Namensstruktur für die Best Practices-Seiten in Wissen fest, z. B. *Best-Practices\_PROJEKTPHASE*, wie beispielsweise *Best-Practices\_Projektstart*, oder *Best-Practices\_PROJEKTKATEGORIE*, wie beispielsweise *Best-Practices\_interne-IT-Projekte*. Damit erleichtern Sie auch das Auffinden der Seite über die InLoox Suche. Seitentitel: Vorlagen # Sammlung an wiederverwendbaren Vorlagen Die Vorlagen werden kopiert, mit neuem, passendem Namen versehen, bearbeitet und gespeichert. **Solche Vorlagen können sein:** - Meeting-Notizen - Lessons-Learned Vorlage - Vorlage für Projektbeschreibungen in InLoox - Textbausteine für die Projektkommunikation mit externen Stakeholdern - Textbausteine für interne Projektkommunikation ## Beispiel: Vorlage Meeting-Notizen - Ort, Datum: - Teilnehmer, Firma, Position: - Themen: - Entscheidungen: - Abgeleitete Aufgaben inkl. Verantwortliche/r: - Offen Punkte: --- *++Tipp:++* Legen Sie eine Namensstruktur für die Vorlagen-Seiten in Wissen fest, z. B. *Vorlage\_Meeting-Notizen* oder *Vorlage\_Lessons-Learned*. Damit erleichtern Sie auch das Auffinden der Seite über die InLoox Suche. Seitentitel: Prozesse # Beschreibung von Abläufen, Standards oder Vorgaben Ziel ist es, Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Prozessbeschreibungen sollen einfach, kurz und knapp gehalten werden, um klare Orientierung zu geben. **Solche Prozesse können sein:** - Projektanträge stellen - Umgang mit Änderungen am Leistungsumfang - Umgang mit Verzögerungen im Projektzeitplan - Eskalationswege bei drohender Verzögerung/Kostensteigerung in Kundenprojekten - Freigabeprozess für offizielle Projektkommunkation an externe Stakeholder ## Beispiel: Umgang mit Verzögerungen im Projektzeitplan **Ziel** Noch nicht erledigte Aufgaben, die zu einer Verzögerung im Projektzeitplan führen, sollen gezielt identifiziert werden, um mit den Verantwortlichen den Grund der Verzögerung zu ermitteln und geeignete Maßnahmen ergreifen zu können, um die Verzögerung zu minimieren oder ggf. die Projektzeitplanung anzupassen. **Ablauf** **1. Nicht rechtzeitig erledigte Projektaufgaben identifizieren** In der Projektliste erkennen Sie Projekte mit überfälligen, offenen Aufgaben, indem Sie folgende Spalten einblenden: a. Spalte *Fortschritt-Indikator*: Aktive Projekte mit gelben und roten Balken sind in Verzug. Fahren Sie mit der Maus über den schwarzen Strich, um zu erfahren, wie hoch die Summe der überfälligen Aufwände in Arbeitstagen ist. b. Alternativ blenden Sie die Spalte *Summe Aufwand (Überfällig) Arbeitstage* ein. Sie zeigt ebenfalls die Summe der Aufwände aus überfälligen Aufgaben pro Projekt. **2. Gespräch mit Projektleitung und ggf. Aufgaben-Verantwortlichen** Sprechen Sie mit der zuständigen Projektleitung und schauen Sie sich die nicht erledigten Aufgaben im Projekt an. Holen Sie sich ggf. Informationen zu den Verzögerungsgründen von den in den Aufgaben zugewiesenen Personen. **3. Entscheidung treffen: mehr Ressourcen oder Gantt-Plan anpassen** Entscheiden Sie, ob die Verzögerung der Aufgabe durch mehr Ressourcen verhindert werden kann, oder ob sie das Verschieben des zugehörigen Vorgangs im Gantt bedingt. **4. Kommunikation der Entscheidung an die Stakeholder** Klären Sie dann die Erhöhung der Ressourcen (Personal oder Budget) mit den zuständigen Stakeholdern und holen Sie sich die Genehmigung dafür schriftlich ein. *Oder:* Kommunizieren Sie die Verzögerung und dessen Gründe an die zuständigen Stakeholder und holen Sie sich die Genehmigung für die Anpassung des Projektzeitplans schriftlich ein. **5. Umsetzung und Dokumentation** Nehmen Sie weitere Personen ins Projekt und verteilen die offenen, überfälligen Aufgaben. Dokumentieren Sie diese Änderung mittels eines Projektkommentars. *Oder:* Passen Sie den Vorgang dementsprechend im Gantt an. Dokumentieren Sie das Vorgehen mittels eines Projektkommentars. --- *++Tipp:++* Legen Sie eine Namensstruktur für die Prozess-Seiten in Wissen fest, z. B. *Prozess\_Projektantragsstellung* oder *Prozess\_Änderungsanträge*. Damit erleichtern Sie auch das Auffinden der Seite über die InLoox Suche. Seitentitel: FAQ # Häufige Fragen, schnell beantwortet Häufig gestellte Fragen (*Frequently Asked Questions*) sind jene Fragen, die wir immer wieder hören und hier ausreichend beantworten möchten, damit man schnell mit der eigentlichen Arbeit weitermachen kann. ## Beispiel: Häufige Fragen zum Bereich Wissen **Was gehört alles in den Bereich Wissen?** Alles, was für andere Personen in Ihrem Team oder Unternehmen hilfreich sein kann, um Aufgaben besser zu erledigen, Projekte besser zu planen und InLoox besser zu nutzen. Beispielsweise Anleitungen, Entscheidungswege, Erfahrungen, Standards. **Wann sollte ich eine neue Seite anlegen?** Wenn ein Thema regelmäßig ge- oder erklärt werden muss, Fragen aufwirft oder für mehrere Personen relevant ist. **Wie finde ich passende Inhalte wieder?** Nutzen Sie aussagekräftige Seitentitel und verlinke Sie verwandte Inhalte miteinander. Im Bereich Wissen tippen Sie im Suchfeld den Begriff ein, nach dem Sie suchen. Verknüpfen Sie Wissensseiten auch in InLoox Bereichen wie z. B. einer Aufgabe, einem Projekt oder einem Dokument. Über die globale Suche in InLoox können Sie ebenfalls nach Wissensseiten suchen. --- *++Tipp:++* Legen Sie eine Namensstruktur für die FAQ-Seiten in Wissen fest, z. B. *FAQ\_Bereich-Wissen* oder *FAQ\_Projektkommunikation*. Damit erleichtern Sie auch das Auffinden der Seite über die InLoox Suche.