Grundlegende Einstellungen für die Auslastung

Damit Sie eine Auslastungsübersicht erhalten, die Ihre Arbeitsrealität widerspiegelt, müssen Sie folgende InLoox Account Einstellungen vornehmen.

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Um die Einstellungen anzupassen, benötigen Sie Administrator-Rechte.

1. Arbeitszeiten und Kalender definieren
2. Person mit einem Kalender verknüpfen
3. Outlook-Kalender anbinden
4. Berechtigungen lesend und schreibend

Arbeitszeiten und Kalender definieren

In den Account Einstellungen unter Organisation > Arbeitszeiten > Arbeitszeiten müssen Sie zunächst die Anzahl der Arbeitsstunden pro Tag festlegen, z. B. den Arbeitstag auf 8 Stunden definieren.

In den Account Einstellungen unter Organisation > Arbeitszeiten > Kalender müssen Sie die Standardkalender 24/7 und Standard um weitere, individuelle Kalender ergänzen, falls Sie z. B. Teilzeitangestellte oder Schichtbetrieb abbilden müssen.

Zusätzlich sollten Sie in jedem Kalender arbeitsfreie Tage hinterlegen, z. B. von den allgemeinen Feiertagen abweichende freie Tage.

Allgemeine Feiertage können über die InLoox API eingespielt werden.

Weitere Details finden Sie im Hilfe-Artikel zu Arbeitszeiten und Kalendern.

Person mit einem Kalender verknüpfen

Damit InLoox weiß, welchen Arbeitszeitkalender es für die Berechnung der Auslastung heranziehen soll, muss jede Person den für sie passenden Kalender auswählen. Dazu gehen Sie wie folgt vor:

1. Rufen Sie InLoox auf und klicken Sie links im Menü auf Personen.
2. Markieren Sie Ihren eigenen Kontakteintrag und klicken Sie rechts auf An- und Abwesenheiten.
3. Aus dem Drop-down-Menü Kalender wählen Sie den für Sie passenden Kalender aus. Falls dieser nicht in der Liste zu finden ist, kontaktieren Sie Ihren InLoox Administrator.
4. Unter Arbeitsfreie Tage können Sie Ihre Urlaubstage eintragen. Klicken Sie dazu auf Neu und geben Sie die entsprechenden Daten ein.
5. Zusätzlich können Sie die Kapazität in % für die Projektarbeit der Person festlegen (z. B. 80 %). Dieser Prozentsatz wird für die Berechnung der verfügbaren Arbeitsstunden in der Auslastung herangezogen. Mehr dazu im Artikel Verfügbarkeit einer Person definieren.

Outlook-Kalender anbinden

InLoox bietet für die Auslastung eine erweiterte Integration mit den persönlichen Outlook-Konten. Mit der Microsoft 365 Kalender-Synchronisation werden Termine aus dem persönlichen Outlook-Kalender für die Ressourcenbelegung berücksichtigt und ermöglichen eine realistische Einschätzung der Verfügbarkeit und Auslastung.

warnung

Diese Funktion erfordert eine Verknüpfung des Microsoft 365-Kontos mit InLoox. Dazu benötigen Sie InLoox Administrator-Rechte.

1. Rufen Sie InLoox auf, klicken Sie auf Ihr Profilbild und anschließend auf Account Einstellungen.
2. Klicken Sie links auf Integrationen.
3. Klicken Sie bei Microsoft 365 - Kalender rechts auf Verbinden und folgen den Anweisungen von Microsoft.

Berechtigungen lesend und schreibend

Die Berechtigung Auslastungen lesen gibt der Person Leserechte für die Auslastung. Damit kann die Person die Auslastung sehen, jedoch sieht sie die Aufgabennamen nur, wenn sie auch mindestens Leserechte in dem zugehörigen Projekt hat.

Damit die Auslastung von InLoox berechnet werden kann, müssen die Aufgaben geplante Aufwände und eine Ressourcenzuweisung enthalten. Daher ist es wichtig, dass Personen, die für die Aufwandsschätzung zuständig sind, folgende Rechte entweder als Globale Berechtigung, Rollenberechtigung oder Abteilungsberechtigung erhalten:

• Projekt bearbeiten
• Aufgaben bearbeiten

Falls die Aufwandsschätzung über die Vorgangszuweisung der Aufgabe erfolgt, dann muss die Person folgende Berechtigungen erhalten:

• Projekt bearbeiten
• Planung bearbeiten

Im Hilfe-Artikel zu den InLoox Berechtigungen lesen Sie weitere Details dazu.