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Ob Urlaubswoche, freier Nachmittag oder nur ein paar Stunden: Abwesenheiten einzutragen und sie in der Auslastung zu erkennen, geht jetzt deutlich schneller.

• Arbeitsfreie Tage bequem erfassen: Beim Hinzufügen eines arbeitsfreien Tages wählen Sie zwischen Ganze Tage, Halber Tag und Genaue Uhrzeit. Ein halber Tag ist jetzt eine einzige Auswahl statt Start- und Endzeit, die Sie von Hand setzen müssen. Genaue Uhrzeiten bleiben dort verfügbar, wo Sie sie wirklich brauchen.

  

• Konflikte auf einen Blick erkennen: Die Auslastung kennzeichnet Abwesenheiten auf den Personenzeilen. In Schwarz heißt , dass die Ressource abwesend ist und nichts eingeplant hat. In Rot fällt mindestens eine Aufgabe in die Abwesenheit, sodass Sie umplanen oder umverteilen können.

  

Nicht jedes Team schätzt seine Aufgaben in Stunden — und nicht jede Aufgabe hat von Anfang an einen Aufwand. Zwei Ergänzungen machen die Auslastung auch in diesen Fällen aussagekräftig.

• Auslastung nach Anzahl der Elemente anzeigen: Neben Prozent anzeigen und Stunden anzeigen bietet die Navigationsleiste jetzt Anzahl der Elemente anzeigen . Pro Zeitraum sehen Sie dann, wie viele Elemente der Ressource zugewiesen sind — so behalten Sie den Überblick über die Verteilung der Arbeit, auch ohne Aufwandsschätzung.

  

• Aufgaben ohne Aufwand erkennen: Ist eine Aufgabe eingeplant, hat aber keinen geplanten Aufwand, zeigt die Auslastung jetzt 0 h bzw. 0 % statt eines leeren Felds — leer bleibt das Feld nur, wenn gar nichts eingeplant ist. Vorher sahen beide Fälle gleich aus, weil nur der Aufwand angezeigt wurde. So erkennen Sie jetzt, dass eine Ressource verplant ist, auch wenn der Aufwand noch fehlt.

  

Für Personen kann auf der Registerkarte Verfügbarkeit nun eine Kapazität von 0 % festgelegt werden. Das unterstützt die vorausschauende Kapazitätsplanung auf Teamebene.

Erstellen Sie z. B. eine Dummy-Ressource mit 0 % Kapazität und fügen Sie sie einem Team in der Auslastung/Ressourcen-Übersicht hinzu. Weisen Sie der Dummy-Ressource dann Aufgaben samt Aufwand zu, bevor klar ist, welches Teammitglied die Umsetzung übernimmt. So wird die geplante Teambelastung sichtbar, ohne die individuelle Auslastung einzelner Personen zu verfälschen.

Sobald die Zuständigkeiten feststehen, können die Aufgaben einfach den tatsächlichen Teammitgliedern zugewiesen werden.

In Kombination mit der bestehenden Möglichkeit, Kapazitäten über 100 % für generische Ressourcen wie Maschinen oder Teams festzulegen, haben Sie nun volle Flexibilität — von 0 % bis zu jeder beliebigen Obergrenze.

Die Auslastungsansicht bietet ab sofort die Möglichkeit, auch abgeschlossene Aufgaben in die Berechnung zu integrieren. Über den neuen Regler Erledigte Aufgaben legen Sie fest, ob erledigte Aufgaben in die Auslastungsberechnung einbezogen werden sollen. Damit wird es möglich, die Auslastung auch rückblickend zu analysieren — beispielsweise, um nachzuvollziehen, wie die Teamauslastung in der vergangenen Woche verteilt war.

Mit InLoox 26.1 wurde die Auslastungsansicht weiter verbessert. Neben Team / Ressource / Aufgabe werden nun standardmäßig die folgenden Spalten angezeigt:

• Kapazität — verfügbare Arbeitsstunden (z. B. 40 Stunden pro Woche)
• Belegung — bereits eingeplante Arbeitsstunden
• Verfügbarkeit — noch verfügbare Arbeitsstunden

Neue Navigationsfunktionen​

• Wechsel zwischen absoluten Werten (Stunden) und einer relativen Prozentansicht
• Zentraler Ebenenwähler zum Umschalten der Ansicht zwischen Teams & Abteilungen, Personen, Projekte oder Aufgaben & Termine

So lassen sich alle Ressourcen mit einem Klick auf die gewünschte Detailtiefe bringen — besonders hilfreich bei der Ressourcenplanung im größeren Maßstab. Die Auslastungsansicht bietet nun eine schnelle und zuverlässige Prognose, wie viel Kapazität in den kommenden Monaten noch verfügbar sein wird.

Zur besseren Verteilung und Planung von Arbeitsaufwänden können neben der verantwortlichen Person ab sofort auch Mitwirkende zu Aufgaben hinzugefügt werden. So lassen sich Aufwände gezielt einzelnen Personen zuweisen und für die Ressourcenauslastung genauer erfassen. Die vergebenen Aufwände werden automatisch zum Gesamtaufwand der Aufgabe zusammengerechnet.

Damit einher gehen zwei neue Spalten:

• Arbeitsaufwand (Verantwortlicher) Stunden: Zeigt den Aufwand ausschließlich der verantwortlichen Person.
• Arbeitsaufwand (Aufgabe) Stunden: Zeigt den gesamten Aufwand der Aufgabe (Verantwortlicher + Mitwirkende).

Ab sofort können Sie unter „Personen" im Reiter „Verfügbarkeit" genau festlegen, mit wie viel Prozent Kapazität eine Ressource in Projekten berücksichtigt werden soll. Damit lassen sich realistische Arbeitslasten besser abbilden:

• Beispiel: Eine Person, die nur zu 80 % für Projektarbeit eingeplant ist, wird entsprechend in der Auslastung berücksichtigt.
• Auch höhere Werte sind möglich, etwa für Team- oder Maschinenressourcen, die mehr als 100 % Kapazität bereitstellen.

So können Sie sowohl individuelle Grundlasten von Mitarbeitenden als auch abstrakte Ressourcen wie Teams oder Maschinen flexibel und präzise abbilden.

In der Auslastungsansicht müssen Sie nicht mehr jede Person einzeln hinzufügen. Stattdessen können Sie nun direkt ganze Abteilungen auswählen oder frei definierbare Teams erstellen. Dadurch sehen Sie sofort die kumulierte Auslastung einer gesamten Einheit – ideal für Ressourcenplaner:innen, die den Überblick auf höherer Ebene behalten möchten.

In der Auslastungsansicht können Sie nun individuelle Zusammenstellungen von Ressourcen nicht nur für sich selbst einrichten, sondern auch global für alle User im Account freigeben. So stellen Sie sicher, dass alle mit derselben Ansicht arbeiten – niemand muss sich eigene Ansichten mit den passenden Personen mühsam zusammenbauen.

Eine Ansicht lässt sich ganz einfach über das Drei-Punkte-Menü mit der Option „Ansicht freigeben" teilen. Freigegebene Ansichten sind leicht erkennbar: Neben dem Namen erscheint ein Personen-Icon, und zusätzlich wird angezeigt, von wem die Ansicht freigegeben wurde. User sehen selbstverständlich nur die Auslastung, wenn sie die entsprechenden Rechte besitzen.

Die Auslastungsansicht ist jetzt dank eines neuen Farbschemas noch übersichtlicher. Je nach Grad der Auslastung erfolgt die Darstellung nun farblich abgestuft, wodurch Sie auf einen Blick erkennen können, wo Kapazitäten knapp werden oder bereits deutlich überschritten sind:

• Grün: bis 100 %
• Gelb: über 100 % bis 150 %
• Rot: über 150 % bis 200 %
• Lila: über 200 %

Außerdem neu: Abwesenheiten werden nun direkt in der Auslastung durch ein Icon gekennzeichnet. Ein Ausrufezeichen weist darauf hin, dass Personen trotz Abwesenheit für eine Aufgabe gebucht sind – so können Sie mögliche Konflikte sofort erkennen und Anpassungen vornehmen. Die Grundlage für diese Anzeige bilden die arbeitsfreien Tage, die entweder:

• in den Account-Einstellungen für bestimmte Kalender hinterlegt wurden (z. B. Feiertage), oder
• individuell im Bereich "Personen" gepflegt sind (z. B. persönliche Urlaubstage).

Neben dem Projektnamen wird nun zusätzlich die Projektnummer angezeigt – so vermeiden Sie Verwechslungen bei gleich oder ähnlich lautenden Projekten.