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Der Bereich Zeiterfassung im Aufgaben-Seitenpanel zeigt ab sofort auch alle mit der Aufgabe verknüpften Zeiteinträge an. So sehen Sie auf einen Blick, wie viel Zeit bereits erfasst wurde — ohne in die Zeiterfassung wechseln zu müssen.

In zwei weiteren Ansichten können Sie nun mehrere Elemente für die Massenbearbeitung auswählen:

• Kanban-Board: Halten Sie Strg oder Umschalt gedrückt und klicken Sie auf Aufgabenkarten, um diese auszuwählen. Ausgewählte Karten werden mit einem blauen Rahmen hervorgehoben. Eine Aktionsleiste am unteren Bildschirmrand zeigt verfügbare Aktionen wie Löschen, Als erledigt markieren, Status setzen, Ressource zuweisen oder Eigene Felder bearbeiten.

• Zeiterfassungskalender: Wählen Sie mehrere Zeiteinträge in der Kalenderansicht aus, um sie in die nächste Woche zu duplizieren, auf ein Projekt zu erfassen oder zu löschen.

InLoox für Outlook unterstützt die Zeiterfassung aus Kalenderterminen ab sofort sowohl mit Microsoft Exchange Online als auch mit Microsoft Exchange Server (Self-Hosted).

Mit Exchange Online durchsuchen und erfassen Sie Termine direkt im Tab Zeit des Add-ins. Mit Exchange Server öffnen Sie einen Kalendertermin in Microsoft Outlook, starten das InLoox Add-in und erfassen den Termin von dort aus.

Pro Projekt lässt sich ab sofort eine Standardgruppe für Zeiteinträge festlegen. Die Einstellung wird vom Projektleiter vorgenommen und gilt für alle Projektmitglieder. Dies hat zur Folge, dass alle neuen Zeiterfassungseinträge in diesem Projekt automatisch in der definierten Gruppe landen.

Dieser Kundenwunsch stammt aus der Praxis von Beratungsunternehmen, bei denen für die Abrechnung sichergestellt werden soll, dass alle Zeiteinträge konsistent in der richtigen Gruppe erfasst werden.

Die Ansichten für Personen und Zeiteinträge bieten nun Schnellgruppierungsoptionen, mit denen Sie Ihre Daten mit wenigen Klicks strukturieren und analysieren können:

Personenliste:

• Firma
• Abteilung
• Ort
• Firma > Abteilung

Zeitliste:

• Durchgeführt von
• Gruppe
• Abrechenbar
• Durchgeführt von > Gruppe

Diese vordefinierten Schnellgruppierungen bieten einen schnellen und bequemen Einstieg. Selbstverständlich können Sie auch weiterhin den Fortgeschrittenen Modus verwenden, um nach beliebigen Spalten zu gruppieren und individuelle Analysen zu erstellen.

Mit Version 26.1 haben wir die Zeiterfassung aus Kalenderterminen weiter vereinfacht. Der bisherige Kalender-Bereich aus „Erfassen" ist jetzt vollständig im neuen Hauptmenüpunkt Zeit aufgegangen.

Im neuen Zeiterfassungs-Kalender arbeiten Sie in einer Tages-, Wochen- oder Arbeitswochenansicht und können Ihre Outlook-Termine per Regler direkt einblenden (Voraussetzung: Verknüpftes Microsoft 365 Konto). Eine zusätzliche Erfasst-Spalte zeigt auf einen Blick, welche Termine bereits verbucht wurden.

Die Verbuchung selbst ist denkbar einfach: Termin anklicken, erfassen, Projekt auswählen — fertig. Zeiteinträge lassen sich flexibel per Drag & Drop anpassen, verschieben oder duplizieren.

Neu sind außerdem:

• Automatische Projektvorschläge bei der Verbuchung anhand einer im Termin enthaltenen InLoox-Projektnummer (beginnend mit #)
• Kapazitätsanzeige mit gebuchter Zeit und Sollstunden
• Bedingte Formatierung zur farblichen Hervorhebung von Terminen

Selbstverständlich können weiterhin auch Zeiteinträge ohne Outlook-Bezug erfasst und bei Bedarf zwischen Kalender- und Listenansicht gewechselt werden.

• Auswahl von offenen vs. abgeschlossenen Aufgaben: Beim Erstellen von Zeiteinträgen sehen Sie nun sofort, welche Aufgaben offen und welche bereits abgeschlossen sind. Offene Aufgaben werden automatisch oben angezeigt – so finden Sie schneller die richtige Zuordnung für Ihre Zeiteinträge.
• Regler: Aufgaben von anderen anzeigen: Standardmäßig werden bei der Zuordnung eines Zeiteintrags nur Ihre eigenen Aufgaben angezeigt. Das macht die Auswahl übersichtlicher und beschleunigt den Prozess. Bei Bedarf können Sie per Regler jedoch auch die Aufgaben anderer Teammitglieder einblenden.

• Neue Spalte „Dauer (Arbeitstage)": In der Zeiterfassung steht Ihnen nun zusätzlich zur Spalte „Dauer (Stunden)" auch die neue Spalte „Dauer (Arbeitstage)" zur Verfügung. Damit lassen sich Zeitaufwände je nach Anforderung in Stunden oder auf Tagesbasis darstellen.

Die InLoox Mobile App wurde um ein weiteres zentrales Element im Projektmanagement erweitert: die Zeiterfassung. Damit können Sie nun auch von unterwegs Zeiten direkt auf Projektaufgaben buchen.

Sobald eine Aufgabe einem Projekt zugeordnet ist, erscheint in der oberen Navigationsleiste der neue Reiter "Zeit". Über das Plus-Symbol wählen Sie die gewünschte Dauer und können anschließend (wie aus der Web App bekannt) weitere Informationen ergänzen, etwa eine Beschreibung.

Sie möchten direkt in der Aufgabe die Zeit erfassen? InLoox macht das jetzt noch einfacher! Mit der neuen Schnellerfassung wählen Sie per Klick aus vordefinierten Zeitintervallen: 5, 15, 30 oder 45 Minuten sowie 1, 2 oder 4 Stunden.

Ist das passende Zeitintervall nicht dabei? Dann tragen Sie wie gewohnt eine benutzerdefinierte Dauer ein. So dokumentieren Sie Ihren Aufwand in Sekundenschnelle – flexibel und unkompliziert.

Natürlich können Sie auch nach wie vor die anderen Zeiterfassungsmöglichkeiten wie zum Beispiel die Stoppuhr verwenden.

InLoox bietet nun eine weitere komfortable Möglichkeit zur Zeiterfassung von Outlook-Kalenderterminen. Ab sofort finden Sie in Aufgaben innerhalb InLoox Web App den neuen Button "Kalender". Wenn Sie Ihr Microsoft 365-Konto verbunden und den Kalenderzugriff freigegeben haben, sehen Sie dort Ihre aktuellen Termine des Tages.

Per Klick können Sie diese direkt als Zeiteintrag verbuchen – ideal, wenn ein Termin zu der Aufgabe gehört, an der Sie gerade arbeiten.

Natürlich können Sie Kalendertermine auch weiterhin wie gewohnt über den Reiter "Erfassen" oder direkt in Outlook mithilfe des InLoox Add-ins für Outlook erfassen.

Mit der neuen Mehrfachbearbeitung bearbeiten Sie mehrere Aufgaben, Zeiterfassungseinträge und ganze Projekte gleichzeitig – schnell, konsistent und ohne repetitive Einzelbearbeitung.

Anstatt also jeden Eintrag manuell zu öffnen und zu ändern, markieren Sie einfach mehrere Zeilen in der jeweiligen Liste und nehmen die gewünschten Änderungen gesammelt vor. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen und sorgt für mehr Übersichtlichkeit im Arbeitsalltag.

Weisen Sie zum Beispiel mehrere Aufgaben gleichzeitig einer neuen Ressource zu – ideal für kurzfristige Umverteilungen oder bei Teamwechseln. Oder Sie setzen den Projektstatus bei mehreren Projekten auf einmal, oder stellen mehrere archivierte Projekte gesammelt wieder her.