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Zwei Verbesserungen für Mitwirkende an Projektaufgaben:

• Sichtbarkeit im Arbeitsplatz und der Aufgabenliste: Aufgaben, bei denen Sie als Mitwirkender eingetragen sind, werden nun automatisch in Ihrem Arbeitsplatz unter Meine Aufgaben und in der globalen Aufgabenliste angezeigt. Über die Spalte Mitwirkender erkennen Sie diese Aufgaben auf einen Blick. Hinweis: Sie benötigen dafür mindestens die Berechtigung Aufgaben lesen.
• Änderungsverfolgung: Das Hinzufügen und Entfernen von Mitwirkenden wird nun in der Änderungshistorie der Aufgabe und auf der Betreuungsseite des Projekts erfasst — für mehr Transparenz in der Zusammenarbeit.

Alle Beschreibungsfelder und Kommentare in InLoox verfügen ab sofort über einen vollwertigen HTML-Editor. Formatieren Sie Texte mit Schriftart, Schriftgröße, Überschriften, Fett, Kursiv, Listen, Textfarbe und Ausrichtung. Der Editor unterstützt zudem das Einfügen von Bildern, Links und Tabellen — für mehr Flexibilität bei der Strukturierung Ihrer Inhalte.

Der Bereich Zeiterfassung im Aufgaben-Seitenpanel zeigt ab sofort auch alle mit der Aufgabe verknüpften Zeiteinträge an. So sehen Sie auf einen Blick, wie viel Zeit bereits erfasst wurde — ohne in die Zeiterfassung wechseln zu müssen.

In zwei weiteren Ansichten können Sie nun mehrere Elemente für die Massenbearbeitung auswählen:

• Kanban-Board: Halten Sie Strg oder Umschalt gedrückt und klicken Sie auf Aufgabenkarten, um diese auszuwählen. Ausgewählte Karten werden mit einem blauen Rahmen hervorgehoben. Eine Aktionsleiste am unteren Bildschirmrand zeigt verfügbare Aktionen wie Löschen, Als erledigt markieren, Status setzen, Ressource zuweisen oder Eigene Felder bearbeiten.

• Zeiterfassungskalender: Wählen Sie mehrere Zeiteinträge in der Kalenderansicht aus, um sie in die nächste Woche zu duplizieren, auf ein Projekt zu erfassen oder zu löschen.

Mit Mein Board organisieren Sie Ihre Aufgaben aus allen Projekten auf einem persönlichen Kanban-Board. Dieses ist individuell anpassbar mit eigenen Spalten für Ihren persönlichen Workflow.

Im Gegensatz zum Projekt-Kanban-Board ist Mein Board vollständig persönlich: Spaltenbezeichnungen, Reihenfolge und Kartenanordnung sind nur für Sie sichtbar. Das Verschieben einer Karte verändert dabei nicht den Aufgabenstatus im Projekt.

Wechseln Sie jederzeit über den Umschalter oben links zwischen Mein Board und der klassischen Listenansicht.

Wenn Sie eine Vorlage mit einem Namen speichern, der bereits existiert, zeigt InLoox nun den Bestätigungsdialog Name existiert schon an. Sie können die bestehende Vorlage Überschreiben oder den Vorgang Abbrechen, um sie unverändert zu lassen. So wird ein versehentliches Überschreiben bestehender Vorlagen verhindert.

Die Möglichkeit, Aufgaben direkt aus E-Mails zu erstellen, ist InLoox-Anwendern bereits bekannt — zum Beispiel über das InLoox für Outlook Seitenpanel, in dem sich Aufgaben per Klick aus einer E-Mail anlegen lassen.

Neu in InLoox 26.1 ist nun eine weitere, komfortable Option: Nach Aktivierung der Funktion Aufgaben aus gekennzeichneten E-Mails erstellen im Integration Center werden aus in Outlook per Flag gekennzeichneten E-Mails (z. B. Heute, Morgen, Nächste Woche) automatisch entsprechende InLoox-Aufgaben erstellt.

Optional kann auch hier eine Synchronisation aktiviert werden: Ist die Option Kennzeichnung in E-Mails aktualisieren eingeschaltet, wird das Erledigen der Aufgabe in InLoox automatisch an Outlook zurückgemeldet und die E-Mail-Kennzeichnung ebenfalls abgeschlossen. So ergänzt die neue Flaggen-Logik das bestehende Seitenpanel sinnvoll und bietet eine weitere flexible Möglichkeit, E-Mails schnell in strukturierte Aufgaben zu überführen.

Mit InLoox 26.1 wurden die Berechtigungen erweitert und weiter differenziert. Neu hinzugekommen sind folgende Rechte:

• Personen bearbeiten: Die Bearbeitung von Personen/Kontakten ist nun ein eigenes Recht. Administratoren erhalten dieses automatisch, es kann jedoch auch gezielt entzogen oder anderen Benutzern zugewiesen werden.
• Aufgabenkommentare hinzufügen: Steuert, wer Kommentare zu Aufgaben erstellen darf.
• Aufgabenkommentare löschen: Regelt, wer Aufgabenkommentare entfernen darf.
• Eigene Aufgabenkommentare löschen: Ermöglicht Benutzern, ausschließlich ihre selbst erstellten Kommentare zu löschen.
• Aufgaben löschen: Bestimmt, wer Aufgaben grundsätzlich löschen darf.
• Eigene Aufgaben löschen: Ermöglicht Benutzern, Aufgaben zu löschen, bei denen sie selbst als zugewiesene Ressource hinterlegt sind.

Damit lassen sich Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten noch gezielter steuern.

Auch der Arbeitsplatz wurde mit dieser Version weiter optimiert. Neu sind unter anderem folgende Verbesserungen:

• Neue Spalte „Start": Zeigt das Startdatum einer Aufgabe direkt in der Übersicht an.
• Inline-Bearbeitung von Start- und Fälligkeitsdatum: Termine lassen sich direkt anpassen, ohne die Aufgabe vollständig öffnen zu müssen.
• Direktes Verbuchen der Stoppuhr-Zeit: Beim Einsatz der Stoppuhr steht nun ein zusätzlicher Button zur Verfügung, um die erfasste Zeit sofort zu verbuchen.
• Vereinfachte Filterauswahl: Oben rechts wechseln Sie nun nur noch zwischen „Heute" (inklusive überfälliger Aufgaben) und „Anstehend" und haben somit eine klare Aufteilung im Arbeitsalltag.

Ab sofort lassen sich Kommentare gezielt durchsuchen. In Bereichen mit Kommentaren — etwa bei Projekten, Aufgaben oder Dokumenten — steht nun ein Suchfeld zur Verfügung, mit dem vorhandene Kommentare nach Schlagwörtern gefiltert werden können. So finden Sie relevante Informationen und Absprachen deutlich schneller — ein häufig geäußerter Kundenwunsch, der mit dieser Version umgesetzt wurde.

Projektaufgaben können nun direkt mit Ihrem Microsoft Outlook Kalender verknüpft werden. Nach Aktivierung der erforderlichen Berechtigung im Integration Center genügt ein einfacher Schalter in der Aufgabe, um sie zu Ihrem Kalender hinzuzufügen.

Synchronisierungsoptionen​

Im Integration Center stehen zwei neue Optionen zur Verfügung:

• Änderungen an InLoox-Aufgaben aktualisieren Kalendereinträge
• Änderungen an Kalendereinträgen aktualisieren die InLoox-Aufgabe

Wenn beide Berechtigungen aktiviert sind, ist eine bidirektionale Synchronisierung möglich. Änderungen an Datum, Uhrzeit oder Dauer können sowohl in InLoox als auch direkt im Outlook-Kalender vorgenommen werden — die Aufgabe bleibt stets aktuell und konsistent.

Zur besseren Verteilung und Planung von Arbeitsaufwänden können neben der verantwortlichen Person ab sofort auch Mitwirkende zu Aufgaben hinzugefügt werden. So lassen sich Aufwände gezielt einzelnen Personen zuweisen und für die Ressourcenauslastung genauer erfassen. Die vergebenen Aufwände werden automatisch zum Gesamtaufwand der Aufgabe zusammengerechnet.

Damit einher gehen zwei neue Spalten:

• Arbeitsaufwand (Verantwortlicher) Stunden: Zeigt den Aufwand ausschließlich der verantwortlichen Person.
• Arbeitsaufwand (Aufgabe) Stunden: Zeigt den gesamten Aufwand der Aufgabe (Verantwortlicher + Mitwirkende).

Es werden nun auch Benachrichtigungen versendet, wenn sich das Start- oder Enddatum einer Aufgabe ändert.

Die Aufgabenrechte wurden erweitert, um Rollen und Zuständigkeiten im Projekt noch genauer abbilden zu können. Neben den bisherigen Berechtigungen „Aufgaben lesen" und „Aufgaben bearbeiten" stehen nun zusätzliche, granularere Rechte zur Verfügung, mit denen sich Lese-, Bearbeitungs- und Statusänderungsrechte individuell steuern lassen.

Neue und bestehende Aufgabenrechte im Überblick:

• Aufgaben lesen
• NEU Eigene Aufgaben lesen
• Aufgaben bearbeiten
• NEU Aufgabenstatus bearbeiten
• NEU Eigene Aufgaben bearbeiten
• NEU Aufgabenstatus eigener Aufgaben bearbeiten

Die Mobile App wurde um mehrere Funktionen erweitert, die Ihre Projektarbeit unterwegs noch effizienter machen:

• Dokumenten-Detailansicht: In der neuen Detailansicht können Sie alle relevanten Dokumentinfos auf einen Blick sehen und bearbeiten, z. B. Name des Dokuments, Beschreibung und sämtliche Eigene Felder. Zusätzlich lassen sich Dokumente nun in andere Projektordner verschieben oder direkt neue Ordner erstellen.

• Mehrfachselektion von Aufgaben per Long-Press: Bearbeiten Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig, z. B. indem Sie Fälligkeiten anpassen, Ressourcen zuweisen oder mehrere Tasks auf einmal abhaken.
• Projekte duplizieren: Wiederkehrende Prozesse können schneller aufgesetzt werden, indem Sie bestehende Projekte kopieren.

• Account wechseln: Wechseln Sie mit einem Tipp zwischen verschiedenen Accounts. Ideal für Anwender, die mehrere Teams oder Mandanten betreuen.

Viele Funktionen, die bereits in der InLoox Web App verfügbar sind, stehen Ihnen nun auch in der Mobile App zur Verfügung. Damit organisieren und bearbeiten Sie Ihre Aufgaben auch unterwegs genauso komfortabel:

• Checklisten in Aufgaben: Aufgaben lassen sich jetzt auch mobil mit Checklisten strukturieren – ideal für kleinere, untergeordnete To-dos.
• Kommentarfunktion: Ab sofort können Sie zu jeder Aufgabe direkt in der App Kommentare lesen und hinzufügen sowie Teammitglieder oder ganze Gruppen (z. B. „das Team") markieren. Damit bleibt die Kommunikation transparent und zentral an der richtigen Stelle.
• Wiederkehrende Aufgaben: Regelmäßig anfallende Tätigkeiten müssen nicht mehr jedes Mal neu angelegt werden. Mit der Funktion „Wiederholen" können Sie nun auch mobil Serien erstellen, z. B. für wöchentliche Reports oder monatliche Reviews.

Ab sofort können Sie innerhalb von Aufgaben eigene Checklisten anlegen. Das ist ideal, um kleinere, untergeordnete To-dos direkt in der Aufgabe zu erfassen. So lässt sich der Fortschritt noch genauer abbilden, ohne dafür separate Aufgaben anlegen zu müssen. Jeder Eintrag in der Checkliste lässt sich bequem abhaken, sobald erledigt. Damit behalten Sie und Ihr Team jederzeit den Überblick über den Bearbeitungsstand.

In der globalen Aufgabenliste stehen Ihnen im Kontextmenü (drei Punkte rechts neben dem Aufgabennamen) jetzt zusätzliche Aktionen zur Verfügung. Bisher konnten Sie hier neue Aufgaben erstellen, die ausgewählte Aufgabe als erledigt markieren oder löschen. Neu hinzugekommen sind folgende Optionen:

• Aufgabe duplizieren: Erstellt eine exakte Kopie der Aufgabe.
• Projekt öffnen: Springt direkt zur Betreuungsseite des zugehörigen Projekts.
• Projekt-Aufgabenansicht öffnen: Öffnet die Aufgaben des Projekts in der Kanban-Board-Ansicht.

Ab sofort können Sie in der Aufgabenliste projektspezifische eigene Spalten anlegen, ganz ohne Administratorrechte. Diese benutzerdefinierten Felder gelten nur innerhalb eines bestimmten Projekts und erscheinen ausschließlich in der Listenansicht der Aufgaben.

Und so funktioniert's: Öffnen Sie ein Projekt, wechseln in den Bereich Aufgaben und wählen Sie die Listenansicht (nicht die Kanban-Ansicht). Neu ist nun der Button "Feld hinzufügen", mit dem Sie eine zusätzliche Spalte hinzufügen und so individuelle Informationen direkt erfassen können. Zur Auswahl stehen folgende Feldtypen: Text, Datum, Ganzzahl, Dezimal, Kontrollfeld, Liste oder Währung.

Sie starten neu mit InLoox und möchten Ihre bisher in Excel gepflegten Aufgabenlisten übernehmen? Gar kein Problem: Ab sofort können Sie Aufgaben ganz einfach aus Excel-Dateien importieren.

Dabei unterstützt Sie ein Matching-Assistent, mit dem Sie Ihre individuellen Excel-Spalten den entsprechenden InLoox-Spalten zuordnen. So werden alle Daten direkt korrekt übertragen und Sie können sofort mit der Bearbeitung in InLoox loslegen.

Sie möchten direkt in der Aufgabe die Zeit erfassen? InLoox macht das jetzt noch einfacher! Mit der neuen Schnellerfassung wählen Sie per Klick aus vordefinierten Zeitintervallen: 5, 15, 30 oder 45 Minuten sowie 1, 2 oder 4 Stunden.

Ist das passende Zeitintervall nicht dabei? Dann tragen Sie wie gewohnt eine benutzerdefinierte Dauer ein. So dokumentieren Sie Ihren Aufwand in Sekundenschnelle – flexibel und unkompliziert.

Natürlich können Sie auch nach wie vor die anderen Zeiterfassungsmöglichkeiten wie zum Beispiel die Stoppuhr verwenden.

Ab sofort zeigt InLoox bei der Ressourcenzuweisung innerhalb einer Aufgabe zuerst die Projektmitglieder an – übersichtlich getrennt von "Allen Personen". Das erleichtert die Auswahl erheblich, denn Sie sehen auf einen Blick, wer bereits Teil des Projekts ist.

InLoox warnt Sie, wenn eine Aufgabe außerhalb des Zeitrahmens ihres zugeordneten Vorgangs liegt – zum Beispiel, wenn das Enddatum der Aufgabe manuell verlängert wurde und nach dem Ende des Vorgangs liegt. In der Aufgabe erscheint dann ein entsprechender Hinweis.

Ab sofort wird diese Abweichung auch im Arbeitsplatz und im Kanban-Kärtchen sichtbar: Ein oranges Warndreieck erscheint hinter dem Fälligkeitsdatum, sodass Terminüberschreitungen auf einen Blick erkennbar sind.

Mit der neuen Mehrfachbearbeitung bearbeiten Sie mehrere Aufgaben, Zeiterfassungseinträge und ganze Projekte gleichzeitig – schnell, konsistent und ohne repetitive Einzelbearbeitung.

Anstatt also jeden Eintrag manuell zu öffnen und zu ändern, markieren Sie einfach mehrere Zeilen in der jeweiligen Liste und nehmen die gewünschten Änderungen gesammelt vor. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehlerquellen und sorgt für mehr Übersichtlichkeit im Arbeitsalltag.

Weisen Sie zum Beispiel mehrere Aufgaben gleichzeitig einer neuen Ressource zu – ideal für kurzfristige Umverteilungen oder bei Teamwechseln. Oder Sie setzen den Projektstatus bei mehreren Projekten auf einmal, oder stellen mehrere archivierte Projekte gesammelt wieder her.

Bisher wurden Aufgaben, die aus der Gantt-Planung entfernt wurden, lediglich aus dem Plan entfernt – in der Aufgabenliste blieben sie jedoch weiterhin bestehen.

Mit InLoox 12 haben Sie nun mehr Kontrolle: Beim Entfernen von Aufgaben aus der Gantt-Ansicht fragt InLoox, ob Sie die Aufgabe nur aus dem Plan entfernen oder vollständig löschen möchten. Wird das Häkchen gesetzt, wird die Aufgabe endgültig aus dem Projekt entfernt – kein Nacharbeiten in der Aufgabenliste mehr nötig.

Diese Auswahlmöglichkeit gilt übrigens auch beim Löschen eines Vorgangs, dem untergeordnete Aufgaben zugewiesen sind. So verwalten Sie Ihre Planung und zugehörige Aufgaben noch schneller und effizienter.