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Für Eigene Felder steht nun der neue Typ Person zur Verfügung. Damit können Sie Projekten, Aufgaben oder anderen Elementen mit Eigenen Feldern eine oder mehrere Personen aus Ihren InLoox-Kontakten direkt zuweisen.

Typische Anwendungsfälle sind zum Beispiel das Zuweisen einer verantwortlichen Person, das Verknüpfen eines Key-Account-Managers mit einem Projekt oder das Festhalten einer prüfenden Person für ein Dokument.

Beim Erstellen eines Personenfeldes können Sie Mehrere Personen erlauben aktivieren, damit Benutzer mehr als einen Kontakt auswählen können. Die ausgewählten Personen werden mit Profilbild und Name angezeigt.

Hinweis: Eigene Felder sind in der InLoox Professional Edition nicht verfügbar.

Sie können Berechtigungskonfigurationen nun als Vorlagen speichern und mit einem Klick auf Benutzer oder Rollen anwenden. So verwalten Sie Berechtigungen in Ihrem Account konsistent und effizient — und vermeiden wiederkehrende manuelle Konfigurationen.

Zwei neue Typen für Eigene Felder stehen zur Verfügung:

• Mehrfachauswahl (Multi-Select) — Versehen Sie Elemente mit mehreren Werten aus einer vordefinierten Liste. Die Werte werden als Tags angezeigt. Ist in den Einstellungen das Kästchen Hinzufügen neuer Einträge erlauben aktiviert, können Benutzer auch direkt im Feld neue Werte ergänzen.
• Bereich (Range) — Wählen Sie per Schieberegler einen numerischen Wert innerhalb eines definierten Minimums und Maximums aus, zum Beispiel als Skala oder Prozentsatz.

Die neuen Feldtypen eignen sich ideal für Klassifizierungen, Bewertungen oder Priorisierungen und stehen in allen Bereichen mit Eigenen Feldern zur Verfügung.

Hinweis: Eigene Felder sind in der InLoox Professional Edition nicht verfügbar.

Eigene Felder können ab sofort in benannte Abschnitte organisiert werden. Abschnitte fassen zusammengehörige Felder unter einer klaren Überschrift im Seitenpanel zusammen, sodass Sie die richtigen Felder schneller finden und ausfüllen können.

In den Account-Einstellungen lassen sich Abschnitte erstellen, umbenennen, sortieren und löschen. Felder können per Drag & Drop zwischen Abschnitten verschoben und neu angeordnet werden. Hinweis: Hierfür sind Administrator-Rechte erforderlich.

Hinweis: Eigene Felder sind in der InLoox Professional Edition nicht verfügbar.

Neue globale Berechtigungen ermöglichen eine präzisere Steuerung des Zugriffs auf den Bereich Personen:

• Personen lesen: Steuert, ob ein Benutzer den Bereich Personen sehen kann. Ist die Berechtigung deaktiviert, wird der Bereich vollständig ausgeblendet.
• Personen bearbeiten: Steuert, ob ein Benutzer Kontakteinträge bearbeiten darf. Ohne diese Berechtigung können Benutzer nur ihre eigene Verfügbarkeit verwalten.
• Alle Personen in Kontaktauswahl verfügbar: Steuert, ob ein Benutzer beim Hinzufügen von Projektmitgliedern alle Kontakte sehen kann.

Diese Berechtigungen werden in den Account-Einstellungen unter Benutzerverwaltung konfiguriert. Hierfür sind Administratorrechte erforderlich.

Neben der Möglichkeit eines verpflichtenden Logins über Microsoft 365 steht jetzt auch eine alternative Sicherheitsoption für Unternehmen ohne Microsoft-Login zur Verfügung: eine verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für den gesamten InLoox-Account.

Administratoren können festlegen, dass sich nur noch Benutzer mit aktivierter 2FA bei InLoox anmelden dürfen. Die Einstellung finden Sie in den Account-Einstellungen unter Benutzerverwaltung > Erweitert. Aktivieren Sie dort den Schieberegler Zwei-Faktor-Authentifizierung erforderlich für InLoox Login.

Für die Zwei-Faktor-Authentifizierung können Benutzer wahlweise einen Bestätigungscode per E-Mail oder eine Authenticator-App verwenden. Benutzer mit Microsoft-365-Anmeldung sind von dieser Anforderung automatisch ausgenommen.

Versucht sich ein Benutzer ohne eingerichtete 2FA anzumelden, wird der Zugriff blockiert und eine Anleitung zur Einrichtung der Zwei-Faktor-Authentifizierung angezeigt.

Ab sofort können Kontakte bequem per Excel- oder CSV-Datei in InLoox importiert werden. Nach dem Upload analysiert ein Matching-Assistent automatisch die Spalten Ihrer Datei und schlägt eine Zuordnung zu den InLoox-Feldern vor. Das einzige Pflichtfeld ist die E-Mail-Adresse — alle weiteren Felder wie Name, Abteilung oder Telefonnummer sind optional und können flexibel zugeordnet werden.

Diese Funktion ist besonders praktisch, wenn Sie Kontakte aus externen Systemen wie CRM-Tools oder anderen Quellen übernehmen möchten.

Eigene Felder lassen sich bereits über Regeln gezielt ein- oder ausblenden, um bestimmte Anwendungsfälle abzubilden. Mit dem neuen Filterdesigner stehen Ihnen jetzt deutlich mehr Möglichkeiten zur Verfügung, um komplexe Bedingungen und Kombinationen abzubilden.

Besonders praktisch: Eigene Felder können nun in Abhängigkeit von anderen eigenen Feldern ein- oder ausgeblendet werden. So können Sie noch präziser steuern, wann Felder sichtbar sind, und Ihre Eingabemasken übersichtlicher und kontextbezogener gestalten.

Beispiel: Sie haben zwei eigene Felder „Idee freigegeben" und „Freigegeben am". Das Feld „Freigegeben am" können Sie in Abhängigkeit vom anderen Feld anzeigen lassen – beispielsweise nur dann, wenn bei „Idee freigegeben" die Option „Ja" ausgewählt ist.

Hinweis: Eigene Felder sind in der InLoox Professional Edition nicht verfügbar.

Neben der Zwei-Faktor-Authentifizierung per E-Mail können Sie sich nun auch mit einer Authenticator-App per Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) anmelden.

Die Einrichtung erfolgt über das Benutzerprofil: Nach dem Aktivieren wird ein QR-Code angezeigt, der mit einer beliebigen Authenticator-App gescannt werden kann. Nach der Einrichtung wird bei jeder Anmeldung zusätzlich ein Einmalcode abgefragt, was die Kontosicherheit erheblich erhöht.

Mit InLoox 26.1 wurden die Berechtigungen erweitert und weiter differenziert. Neu hinzugekommen sind folgende Rechte:

• Personen bearbeiten: Die Bearbeitung von Personen/Kontakten ist nun ein eigenes Recht. Administratoren erhalten dieses automatisch, es kann jedoch auch gezielt entzogen oder anderen Benutzern zugewiesen werden.
• Aufgabenkommentare hinzufügen: Steuert, wer Kommentare zu Aufgaben erstellen darf.
• Aufgabenkommentare löschen: Regelt, wer Aufgabenkommentare entfernen darf.
• Eigene Aufgabenkommentare löschen: Ermöglicht Benutzern, ausschließlich ihre selbst erstellten Kommentare zu löschen.
• Aufgaben löschen: Bestimmt, wer Aufgaben grundsätzlich löschen darf.
• Eigene Aufgaben löschen: Ermöglicht Benutzern, Aufgaben zu löschen, bei denen sie selbst als zugewiesene Ressource hinterlegt sind.

Damit lassen sich Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten noch gezielter steuern.

Mit Version 26.1 führen wir ein zentrales Benachrichtigungs-Center ein, das sich nun in der oberen rechten Ecke befindet. Hier laufen alle wichtigen Updates zu Ihren Projekten und Aufgaben zusammen — übersichtlich, aktuell und stets erreichbar.

Sie sehen dort unter anderem Neuigkeiten in Ihren Projekten, Änderungen an Aufgaben oder Hinweise, wenn Sie in Kommentaren erwähnt wurden.

Ab sofort wird die Verwaltung von Projektbeteiligten einfacher: In den Account-Einstellungen können Sie nun in der Benutzerverwaltung Benutzergruppen anlegen und diesen gezielt einzelne Benutzer zuordnen. Der große Vorteil hiervon: Rollen in Projekten lassen sich jetzt auch auf Gruppenebene vergeben.

Denn gerade in der Praxis arbeiten viele Projekte immer wieder mit denselben Teams — etwa Marketing, Personal, Entwicklung oder Einkauf. Statt jedes Teammitglied bei neuen Projekten erneut einzeln hinzuzufügen, hinterlegen Sie einfach eine passende Gruppe für die gewünschte Projektrolle. So reduzieren Sie den manuellen Aufwand für das Aufsetzen neuer Großprojekte erheblich.

Diese Funktion ist nur in den Editionen InLoox Enterprise, Enterprise Plus und Self-Hosted verfügbar.

Ab sofort stehen Eigene Felder auch für Personen/Kontakte zur Verfügung. Damit können zusätzliche Informationen strukturiert erfasst und gepflegt werden.

Typische Einsatzbeispiele sind z. B. zusätzliche Angaben zu externen Partnern oder weiteren Kundenadressen, die Hinterlegung einer Personalnummer oder einfache Kontrollfelder wie „AVV vorhanden". Die eigenen Felder sind ideal auch für Daten, die über Schnittstellen aus anderen Systemen wie ERP- oder CRM-Lösungen übernommen werden.

Die Aufgabenrechte wurden erweitert, um Rollen und Zuständigkeiten im Projekt noch genauer abbilden zu können. Neben den bisherigen Berechtigungen „Aufgaben lesen" und „Aufgaben bearbeiten" stehen nun zusätzliche, granularere Rechte zur Verfügung, mit denen sich Lese-, Bearbeitungs- und Statusänderungsrechte individuell steuern lassen.

Neue und bestehende Aufgabenrechte im Überblick:

• Aufgaben lesen
• NEU Eigene Aufgaben lesen
• Aufgaben bearbeiten
• NEU Aufgabenstatus bearbeiten
• NEU Eigene Aufgaben bearbeiten
• NEU Aufgabenstatus eigener Aufgaben bearbeiten

Eigene Felder lassen sich jetzt so konfigurieren, dass fehlende Eingaben nicht mehr unbemerkt bleiben. Wird ein wichtiges Feld ausgelassen, erhalten User einen klaren Hinweis mit deutlicher Warnung. Damit stellen Sie sicher, dass zentrale Informationen rechtzeitig ergänzt werden, ohne dass Prozesse ins Stocken geraten.

Ab sofort können Sie für eigene Felder festlegen, wer diese ausfüllen darf. Damit lassen sich Eingaben deutlich gezielter steuern und absichern. Über die Einstellungen können Sie nun definieren:

• Rollenbasiert: z. B. darf nur die Projektleitung ein bestimmtes Feld bearbeiten
• Benutzerspezifisch: gezielt einzelne Personen dürfen bestimmte Felder pflegen
• Kombination aus beiden: maximale Flexibilität für komplexe Szenarien

Sie möchten arbeitsfreie Tage wie z. B. Feiertage oder Betriebsurlaub im Kalender abbilden? Diese müssen Sie nun nicht mehr händisch in den Einstellungen anlegen, sondern können sie bequem per Excel-Datei oder iCalendar-Datei hochladen.

Die Datei muss dabei Angaben zum Namen des arbeitsfreien Tages sowie Start und Ende enthalten. Optional können Sie außerdem eine Spalte „Für alle Kalender" hinzufügen, wenn die Einträge für sämtliche Kalender gelten sollen. So lassen sich umfangreiche Kalenderdaten schnell importieren und zentral für die gesamte Organisation bereitstellen.

Sie haben nun die volle Kontrolle über das Layout Ihrer Arbeitsumgebung. Gestalten Sie die Benutzeroberfläche so, wie es am besten zu Ihrem persönlichen Arbeitsstil passt:

Anpassbare Hauptmenüleiste​

Über das Drei-Punkte-Menü können Sie die Reihenfolge der einzelnen Menüpunkte anpassen.

• Sie arbeiten viel mit dem Erfassen-Feature? Ziehen Sie es weiter nach oben.
• Den Bereich Personen benötigen Sie nicht? Blenden Sie diesen einfach aus.
• Und für mehr Übersicht können Sie Trennlinien einfügen und Inhalte so thematisch gruppieren.

Anpassbare Projektreiter​

Auch innerhalb eines Projekts entscheiden Sie selbst, welche Reiter in welcher Reihenfolge angezeigt werden. Ob Betreuung, Aufgaben, Listen, Planung, Mindmaps, Dokumente, Zeit oder Finanzen – ziehen Sie die Reiter per Drag & Drop an die für Sie passende Stelle.

Individuelle Detail-Seitenpanels​

Selbst auf der Ebene einzelner Aufgaben, Zeiteinträge etc. passen Sie die Ansicht individuell an: Verschieben Sie oft genutzte Felder nach oben, oder blenden Sie Felder, die Sie nicht benötigen, einfach aus.

Die Änderung nehmen Sie entweder über das Zahnrad-Symbol neben dem jeweiligen Bereich vor, oder Sie gelangen über das Drei-Punkte-Menü in den Layout-Modus, in dem Sie alle Anpassungen vornehmen können.

Sie möchten Ihre Arbeitszeiten noch präziser festlegen? Ab sofort können Sie den Arbeitszeitkalender minutengenau einstellen – bisher war dies nur in halbstündigen Schritten möglich. Klicken Sie einfach den entsprechenden Zeitbalken an. Im Fenster "Arbeitszeit bearbeiten" können Sie nun die Start- und Endzeit manuell auf die Minute genau eingeben.

Ab sofort wird die Ressourcenzuweisung in Projekten noch effizienter: InLoox ermöglicht die gezielte Suche nach Fertigkeiten direkt im Ressourcenfeld. Basierend auf zuvor in den Organisationseinstellungen angelegten Skills – z. B. "CRM-Erfahrung", "Excel" oder "Photoshop" – zeigt das System automatisch alle Personen an, die diese Kompetenzen besitzen. So finden Projektleiter im Handumdrehen genau die richtige Ansprechperson für jede Aufgabe. Das spart Zeit und stellt sicher, dass Know-how optimal eingesetzt wird.

Bisher standen in InLoox fünf fest definierte Projektrollen zur Verfügung: Projektleitung, Teammitglied, Kunde, Partner und Weitere – jeweils mit individuell anpassbaren Berechtigungen. Ab sofort wird das Rollenmanagement noch flexibler: Fügen Sie bis zu fünf eigene, dynamische Projektrollen hinzu – und gestalten Sie Ihre Projekte exakt so, wie es Ihre Organisation, Ihre Struktur oder Ihre Branche erfordert.

Die neuen Rollen sind frei benennbar und lassen sich mit individuellen Berechtigungen versehen. Damit schaffen Sie ein präzises und zugleich übersichtliches Rechtekonzept – besonders hilfreich für große Unternehmen, projektintensive Abteilungen oder stark regulierte Branchen.