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Rückfragen zu einem Termin oder einer Verzögerung müssen nicht mehr per E-Mail geklärt werden. Vorgänge und Meilensteine haben jetzt denselben Bereich Aktivitäten, den Sie von Projekten und Aufgaben kennen. Öffnen Sie ein Planungselement im Seitenpanel, um ihn zu sehen:

• Kommentare: Besprechen Sie das Planungselement direkt dort, wo es geplant wird, und halten Sie zum Beispiel fest, warum sich ein Termin verschiebt. Mit @ sprechen Sie Kolleginnen und Kollegen direkt an, sie erhalten dann eine Benachrichtigung.
• Änderungen: Sehen Sie, wer das Planungselement angelegt hat und wer wann Name, Start- und Enddatum, Dauer, Kalender, Fortschritt, Beschreibung, Typ oder eigene Felder geändert hat.

Die Person, die das Planungselement angelegt hat, und seine Follower werden über neue Kommentare benachrichtigt. Mit der neuen Benachrichtigungsoption Meilensteine und Planungselemente: Kommentar hinzugefügt legen Sie fest, ob Sie diese Benachrichtigungen erhalten möchten.

Nicht jedes Projekt läuft von Montag bis Freitag. Sie können jetzt den Standardkalender eines Projekts festlegen, und InLoox verwendet ihn für jedes neu angelegte Planungselement. Den Kalender bei jedem neuen Vorgang von Hand umzustellen, entfällt.

• Standardkalender des Projekts: Neue Projekte starten mit dem Kalender Standard. Wählen Sie einen anderen Kalender, zum Beispiel 24/7 für den Dauerbetrieb oder einen eigenen Kalender, und alle neuen Vorgänge im Projekt übernehmen ihn.

• Wo Sie ihn einstellen: Klicken Sie in der Planung des Projekts oben rechts auf und wählen Sie den Kalender unter Standardkalender aus.

  

• Einzelne Ausnahmen: Für einen einzelnen Vorgang können Sie im Seitenpanel weiterhin einen anderen Kalender auswählen.

Wer Planungsdaten in eigenen Auswertungen nutzt oder an andere Systeme anbindet, musste dafür bisher mehrere Anfragen kombinieren. Die InLoox API bietet jetzt den Endpunkt DynamicPlanning, der Planungselemente, Projektdaten, Projektberechtigungen und eigene Felder in einer flachen Liste zurückgibt.

• Eine Anfrage: GET /odata/DynamicPlanning liefert Vorgänge, Meilensteine und Sammelvorgänge zusammen mit den Daten ihres Projekts.
• Eigene Felder inklusive: Eigene Felder tragen das Präfix cf_Planning, alle übrigen Eigenschaften ein Präfix wie Planning_ oder Project_.
• Nur lesend: Der Endpunkt unterstützt ausschließlich GET-Anfragen. Zum Erstellen oder Bearbeiten von Planungselementen verwenden Sie die regulären /odata/Planning-Endpunkte. Bitte beachten Sie, dass Schreiboperationen an der Planung via API nur eingeschränkt möglich sind.

Pläne, die bisher in Excel gepflegt wurden, holen Sie jetzt direkt nach InLoox. Im Reiter Planung importieren Sie Planungsdaten aus einer Microsoft Excel- (.xlsx) oder CSV-Datei (.csv) und arbeiten anschließend im Gantt-Diagramm damit weiter.

Besonders beim Einstieg in InLoox verkürzt das den Weg erheblich: Ihre bestehende Projektplanung muss nicht abgetippt werden, sondern wird mitsamt Struktur übernommen. Beim Import ordnen Sie im Fenster Excel-Spalten zuordnen die Spalten Ihrer Datei den Planungsfeldern in InLoox zu.

Nicht jede Vorlage ist für alle gedacht. Sie entscheiden jetzt, wer eine Planungsvorlage verwenden darf: Eine neu gespeicherte Vorlage ist privat und nur für Sie sichtbar, und Sie geben sie anschließend gezielt für die Personen und Gruppen frei, die tatsächlich damit arbeiten. Zuvor war jede gespeicherte Vorlage sofort für alle Personen im Account verfügbar.

Für die Veröffentlichung stehen drei Stufen zur Verfügung:

• Privat (nicht veröffentlicht): Nur Sie selbst sehen und verwenden die Vorlage.
• Gesamte Organisation: Alle Personen in Ihrem Account sehen und verwenden die Vorlage.
• Bestimmte Abteilungen, Gruppen und Personen: Nur die ausgewählten Empfänger sehen und verwenden die Vorlage.

Unter Vorlagen verwalten zeigt ein Symbol neben jeder Vorlage deren aktuellen Veröffentlichungsstatus auf einen Blick. Zusätzlich lässt sich ein anderer Besitzer für die Vorlage festlegen.

Wenn Sie eine Vorlage mit einem Namen speichern, der bereits existiert, zeigt InLoox nun den Bestätigungsdialog Name existiert schon an. Sie können die bestehende Vorlage Überschreiben oder den Vorgang Abbrechen, um sie unverändert zu lassen. So wird ein versehentliches Überschreiben bestehender Vorlagen verhindert.

Wird bei einem Sammelvorgang im Gantt-Diagramm eine Verzögerung angezeigt (erkennbar am Sanduhr-Symbol), führt ein Klick darauf nun direkt zum tiefsten untergeordneten Element, das die Verzögerung verursacht.

Das bedeutet: Sie müssen in komplexen Projektplänen nicht mehr manuell nach der Ursache einer Verzögerung suchen — Sie werden direkt zum relevanten Planungselement geführt.

In der Jahres- und Monatsansicht wird jetzt zusätzlich die Kalenderwoche (KW) angezeigt. Damit stehen KW-Informationen in nahezu allen Zoomstufen zur Verfügung (ausgenommen Mehrjahresansicht).

In der Gantt-Planung können Sie nun per Multiselekt mehrere Elemente auf einmal bearbeiten. Das spart Zeit und macht die Planung noch effizienter. Konkret stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Mehreren Planungselementen gleichzeitig eine Farbe zuweisen oder ändern
• Mehrere Planungselemente als erledigt markieren
• Mehrere Planungselemente löschen
• Mehreren Aufgaben in der Planung gleichzeitig eine Ressource zuweisen

Ab sofort können Sie Ihre Gantt-Planung ganz einfach nach Excel exportieren – ideal, wenn Sie Projektpläne außerhalb von InLoox weitergeben möchten. Exportiert werden alle Spalten und Inhalte, die Sie in der Gantt-Ansicht eingeblendet haben. So behalten Sie die volle Kontrolle darüber, welche Informationen in der Excel-Datei enthalten sind.

Der Gantt-Druck bietet nun mehr Flexibilität und Informationen:

• Nur ausgewählte Zeilen drucken: Neu ist die Option, nur bestimmte Zeilen zu drucken. Markieren Sie diese einfach und wählen bei den Druckeinstellungen "Ausgewählte Zeilen".
• Alle Spalten verfügbar: Für den Druck stehen jetzt alle Spalten zur Verfügung, einschließlich eigener Felder (zuvor war die Auswahl auf bestimmte Spalten beschränkt).
• Checkbox "Kopf- und Fußzeile": Wenn aktiviert, werden zusätzlich der Projektname, das Druckdatum, der Name der druckenden Person sowie die Seitenzahl auf dem Ausdruck angezeigt.

Neue Optionen für Vorgangsbeschriftungen in der Gantt-Planung​

Sie können nun flexibel einstellen, wo die Beschriftungen Ihrer Vorgänge erscheinen sollen. Wählen Sie zwischen einer Anzeige links oder rechts neben dem Planungselement – oder blenden Sie die Beschriftungen vollständig aus, wenn Sie eine besonders klare, reduzierte Ansicht bevorzugen.

Mit InLoox 12.2 können Sie Ihre Gantt-Diagramme jetzt auch im A0-Format ausdrucken. So haben Sie selbst umfangreiche Projektpläne in maximaler Größe griffbereit – ideal für große Vorhaben und Projektwände.

Wie Sie wissen, können Sie von Ihrer Gantt-Planung Momentaufnahmen aufnehmen, sogenannte Schnappschüsse. Ab sofort können Sie diese Schnappschüsse individuell benennen, um besser nachvollziehen zu können, welche Änderungen dieser Planungs-Schnappschuss eventuell beinhaltet. Einfach per Doppelklick auf den Namen klicken und den gewünschten Titel eintragen, fertig!

Ab sofort steht Ihnen in der Gantt-Planung zusätzlich zur Spalte "Aufwand (Arbeitsstunden)" auch die neue Spalte "Aufwand (Arbeitstage)" zur Verfügung. So können Sie wählen, ob Sie Ihre Planung fein granular in Stunden oder übersichtlich in ganzen Tagen vornehmen möchten – je nachdem, was besser zu Ihrem Projektansatz passt.

InLoox warnt Sie, wenn eine Aufgabe außerhalb des Zeitrahmens ihres zugeordneten Vorgangs liegt – zum Beispiel, wenn das Enddatum der Aufgabe manuell verlängert wurde und nach dem Ende des Vorgangs liegt. In der Aufgabe erscheint dann ein entsprechender Hinweis.

Ab sofort wird diese Abweichung auch im Arbeitsplatz und im Kanban-Kärtchen sichtbar: Ein oranges Warndreieck erscheint hinter dem Fälligkeitsdatum, sodass Terminüberschreitungen auf einen Blick erkennbar sind.

Bisher wurden Aufgaben, die aus der Gantt-Planung entfernt wurden, lediglich aus dem Plan entfernt – in der Aufgabenliste blieben sie jedoch weiterhin bestehen.

Mit InLoox 12 haben Sie nun mehr Kontrolle: Beim Entfernen von Aufgaben aus der Gantt-Ansicht fragt InLoox, ob Sie die Aufgabe nur aus dem Plan entfernen oder vollständig löschen möchten. Wird das Häkchen gesetzt, wird die Aufgabe endgültig aus dem Projekt entfernt – kein Nacharbeiten in der Aufgabenliste mehr nötig.

Diese Auswahlmöglichkeit gilt übrigens auch beim Löschen eines Vorgangs, dem untergeordnete Aufgaben zugewiesen sind. So verwalten Sie Ihre Planung und zugehörige Aufgaben noch schneller und effizienter.

Mit InLoox 12 lassen sich jetzt auch Vorgänge und Meilensteine mit Followern versehen – eine Funktion, die bislang ausschließlich bei Aufgaben verfügbar war.

Ab sofort können Sie also sich selbst oder andere Teammitglieder als Follower auf Planungselemente eintragen, um bei Änderungen automatisch per E-Mail benachrichtigt zu werden. Damit behalten alle Beteiligten den Überblick, sobald z. B. Daten, Abhängigkeiten oder Beschreibungen angepasst werden – auch bei komplexen Zeitplänen mit vielen Beteiligten.

Besonders hilfreich ist dies für Projektleitende, PMOs oder Fachverantwortliche, die nicht direkt als Bearbeiter hinterlegt sind, aber trotzdem über zeitkritische Änderungen oder Statusanpassungen informiert bleiben möchten.