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Ob Urlaubswoche, freier Nachmittag oder nur ein paar Stunden: Abwesenheiten einzutragen und sie in der Auslastung zu erkennen, geht jetzt deutlich schneller.

• Arbeitsfreie Tage bequem erfassen: Beim Hinzufügen eines arbeitsfreien Tages wählen Sie zwischen Ganze Tage, Halber Tag und Genaue Uhrzeit. Ein halber Tag ist jetzt eine einzige Auswahl statt Start- und Endzeit, die Sie von Hand setzen müssen. Genaue Uhrzeiten bleiben dort verfügbar, wo Sie sie wirklich brauchen.

  

• Konflikte auf einen Blick erkennen: Die Auslastung kennzeichnet Abwesenheiten auf den Personenzeilen. In Schwarz heißt , dass die Ressource abwesend ist und nichts eingeplant hat. In Rot fällt mindestens eine Aufgabe in die Abwesenheit, sodass Sie umplanen oder umverteilen können.

  

Alle Informationen zu einem Kunden oder Partner an einem Ort: Der neue Bereich Organisationen ersetzt den bisherigen Bereich Kunden und gibt jedem Unternehmen, Kunden und Partner eine eigene Detailansicht, mit Kontakten, Projekten und Verlauf.

Jede Organisation verfügt über eine eigene Detailansicht mit drei Reitern:

• Allgemein: Name, Nummer, Adresse, Domain und Beschreibung sowie verknüpfte Elemente und die Aktivität mit Kommentaren und Änderungsverlauf.
• Personen: Alle Kontakte, die der Organisation zugeordnet sind.
• Projekte: Alle Projekte, mit denen die Organisation verknüpft ist.

Wie jede andere Listenansicht lässt sich die Organisationsliste filtern, sortieren, gruppieren und als angepasste Ansicht speichern. Eigene Felder und die Mehrfach-Bearbeitung werden ebenfalls unterstützt.

Was Ihr Team über einen Kontakt weiß, liegt nicht mehr im Postfach einzelner Personen. Kontakteinträge verfügen jetzt über denselben Bereich Aktivität, den Sie aus Projekten und Aufgaben kennen. Öffnen Sie einen Kontakt, finden Sie ihn auf der rechten Seite mit drei Reitern:

• Kommentare: Kommentieren Sie den Kontakteintrag, zum Beispiel um Arbeitszeiten, Zuständigkeiten oder Absprachen festzuhalten. Über @ adressieren Sie Kolleginnen und Kollegen direkt und sie erhalten eine Benachrichtigung.
• Änderungen: Sehen Sie, wer wann welche Kontaktdaten geändert hat.
• Alles: Kommentare und Änderungen gemeinsam in chronologischer Reihenfolge.

Für Eigene Felder steht nun der neue Typ Person zur Verfügung. Damit können Sie Projekten, Aufgaben oder anderen Elementen mit Eigenen Feldern eine oder mehrere Personen aus Ihren InLoox-Kontakten direkt zuweisen.

Typische Anwendungsfälle sind zum Beispiel das Zuweisen einer verantwortlichen Person, das Verknüpfen eines Key-Account-Managers mit einem Projekt oder das Festhalten einer prüfenden Person für ein Dokument.

Beim Erstellen eines Personenfeldes können Sie Mehrere Personen erlauben aktivieren, damit Benutzer mehr als einen Kontakt auswählen können. Die ausgewählten Personen werden mit Profilbild und Name angezeigt.

Hinweis: Eigene Felder sind in der InLoox Professional Edition nicht verfügbar.

Für Personen kann auf der Registerkarte Verfügbarkeit nun eine Kapazität von 0 % festgelegt werden. Das unterstützt die vorausschauende Kapazitätsplanung auf Teamebene.

Erstellen Sie z. B. eine Dummy-Ressource mit 0 % Kapazität und fügen Sie sie einem Team in der Auslastung/Ressourcen-Übersicht hinzu. Weisen Sie der Dummy-Ressource dann Aufgaben samt Aufwand zu, bevor klar ist, welches Teammitglied die Umsetzung übernimmt. So wird die geplante Teambelastung sichtbar, ohne die individuelle Auslastung einzelner Personen zu verfälschen.

Sobald die Zuständigkeiten feststehen, können die Aufgaben einfach den tatsächlichen Teammitgliedern zugewiesen werden.

In Kombination mit der bestehenden Möglichkeit, Kapazitäten über 100 % für generische Ressourcen wie Maschinen oder Teams festzulegen, haben Sie nun volle Flexibilität — von 0 % bis zu jeder beliebigen Obergrenze.

Neue globale Berechtigungen ermöglichen eine präzisere Steuerung des Zugriffs auf den Bereich Personen:

• Personen lesen: Steuert, ob ein Benutzer den Bereich Personen sehen kann. Ist die Berechtigung deaktiviert, wird der Bereich vollständig ausgeblendet.
• Personen bearbeiten: Steuert, ob ein Benutzer Kontakteinträge bearbeiten darf. Ohne diese Berechtigung können Benutzer nur ihre eigene Verfügbarkeit verwalten.
• Alle Personen in Kontaktauswahl verfügbar: Steuert, ob ein Benutzer beim Hinzufügen von Projektmitgliedern alle Kontakte sehen kann.

Diese Berechtigungen werden in den Account-Einstellungen unter Benutzerverwaltung konfiguriert. Hierfür sind Administratorrechte erforderlich.

Neben der Möglichkeit eines verpflichtenden Logins über Microsoft 365 steht jetzt auch eine alternative Sicherheitsoption für Unternehmen ohne Microsoft-Login zur Verfügung: eine verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für den gesamten InLoox-Account.

Administratoren können festlegen, dass sich nur noch Benutzer mit aktivierter 2FA bei InLoox anmelden dürfen. Die Einstellung finden Sie in den Account-Einstellungen unter Benutzerverwaltung > Erweitert. Aktivieren Sie dort den Schieberegler Zwei-Faktor-Authentifizierung erforderlich für InLoox Login.

Für die Zwei-Faktor-Authentifizierung können Benutzer wahlweise einen Bestätigungscode per E-Mail oder eine Authenticator-App verwenden. Benutzer mit Microsoft-365-Anmeldung sind von dieser Anforderung automatisch ausgenommen.

Versucht sich ein Benutzer ohne eingerichtete 2FA anzumelden, wird der Zugriff blockiert und eine Anleitung zur Einrichtung der Zwei-Faktor-Authentifizierung angezeigt.

Ab sofort können Kontakte bequem per Excel- oder CSV-Datei in InLoox importiert werden. Nach dem Upload analysiert ein Matching-Assistent automatisch die Spalten Ihrer Datei und schlägt eine Zuordnung zu den InLoox-Feldern vor. Das einzige Pflichtfeld ist die E-Mail-Adresse — alle weiteren Felder wie Name, Abteilung oder Telefonnummer sind optional und können flexibel zugeordnet werden.

Diese Funktion ist besonders praktisch, wenn Sie Kontakte aus externen Systemen wie CRM-Tools oder anderen Quellen übernehmen möchten.

Das Einladen neuer Benutzer ist jetzt wesentlich komfortabler: Im Einladungsdialog können Sie direkt auf Ihr Microsoft 365 Verzeichnis zugreifen und Personen von dort einladen. So können Sie Teammitglieder deutlich schneller hinzufügen.

Voraussetzungen: Im Integration Center müssen die entsprechenden Benutzer-Berechtigungen aktiviert sein. Die grundlegenden Benutzerinformationen umfassen Name und E-Mail-Adresse, während die vollständigen Benutzerinformationen weitere Details der Profildaten wie Abteilung oder Jobbezeichnung angeben.

Die Ansichten für Personen und Zeiteinträge bieten nun Schnellgruppierungsoptionen, mit denen Sie Ihre Daten mit wenigen Klicks strukturieren und analysieren können:

Personenliste:

• Firma
• Abteilung
• Ort
• Firma > Abteilung

Zeitliste:

• Durchgeführt von
• Gruppe
• Abrechenbar
• Durchgeführt von > Gruppe

Diese vordefinierten Schnellgruppierungen bieten einen schnellen und bequemen Einstieg. Selbstverständlich können Sie auch weiterhin den Fortgeschrittenen Modus verwenden, um nach beliebigen Spalten zu gruppieren und individuelle Analysen zu erstellen.

Mit InLoox 26.1 wurden die Berechtigungen erweitert und weiter differenziert. Neu hinzugekommen sind folgende Rechte:

• Personen bearbeiten: Die Bearbeitung von Personen/Kontakten ist nun ein eigenes Recht. Administratoren erhalten dieses automatisch, es kann jedoch auch gezielt entzogen oder anderen Benutzern zugewiesen werden.
• Aufgabenkommentare hinzufügen: Steuert, wer Kommentare zu Aufgaben erstellen darf.
• Aufgabenkommentare löschen: Regelt, wer Aufgabenkommentare entfernen darf.
• Eigene Aufgabenkommentare löschen: Ermöglicht Benutzern, ausschließlich ihre selbst erstellten Kommentare zu löschen.
• Aufgaben löschen: Bestimmt, wer Aufgaben grundsätzlich löschen darf.
• Eigene Aufgaben löschen: Ermöglicht Benutzern, Aufgaben zu löschen, bei denen sie selbst als zugewiesene Ressource hinterlegt sind.

Damit lassen sich Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten noch gezielter steuern.

Ab sofort stehen Eigene Felder auch für Personen/Kontakte zur Verfügung. Damit können zusätzliche Informationen strukturiert erfasst und gepflegt werden.

Typische Einsatzbeispiele sind z. B. zusätzliche Angaben zu externen Partnern oder weiteren Kundenadressen, die Hinterlegung einer Personalnummer oder einfache Kontrollfelder wie „AVV vorhanden". Die eigenen Felder sind ideal auch für Daten, die über Schnittstellen aus anderen Systemen wie ERP- oder CRM-Lösungen übernommen werden.

Ab sofort können Sie unter „Personen" im Reiter „Verfügbarkeit" genau festlegen, mit wie viel Prozent Kapazität eine Ressource in Projekten berücksichtigt werden soll. Damit lassen sich realistische Arbeitslasten besser abbilden:

• Beispiel: Eine Person, die nur zu 80 % für Projektarbeit eingeplant ist, wird entsprechend in der Auslastung berücksichtigt.
• Auch höhere Werte sind möglich, etwa für Team- oder Maschinenressourcen, die mehr als 100 % Kapazität bereitstellen.

So können Sie sowohl individuelle Grundlasten von Mitarbeitenden als auch abstrakte Ressourcen wie Teams oder Maschinen flexibel und präzise abbilden.

Im Bereich "Personen" steht Ihnen jetzt die neue Spalte "Organisationseinheit" zur Verfügung. Die Information wird automatisch aus Azure Active Directory übernommen und aktualisiert sich, sobald sich dort etwas ändert. So sehen Sie auf einen Blick, in welchem Unternehmensbereich eine Person laut Azure AD organisatorisch eingeordnet ist. Zusätzlich werden auch weitere Informationen wie Adresse und Telefonnummer automatisch übernommen, sofern in Azure gepflegt. Diese Daten sind schreibgeschützt und können ausschließlich in Azure gepflegt werden.

Ab sofort zeigt InLoox bei der Ressourcenzuweisung innerhalb einer Aufgabe zuerst die Projektmitglieder an – übersichtlich getrennt von "Allen Personen". Das erleichtert die Auswahl erheblich, denn Sie sehen auf einen Blick, wer bereits Teil des Projekts ist.

Ab sofort wird die Ressourcenzuweisung in Projekten noch effizienter: InLoox ermöglicht die gezielte Suche nach Fertigkeiten direkt im Ressourcenfeld. Basierend auf zuvor in den Organisationseinstellungen angelegten Skills – z. B. "CRM-Erfahrung", "Excel" oder "Photoshop" – zeigt das System automatisch alle Personen an, die diese Kompetenzen besitzen. So finden Projektleiter im Handumdrehen genau die richtige Ansprechperson für jede Aufgabe. Das spart Zeit und stellt sicher, dass Know-how optimal eingesetzt wird.

Bisher standen in InLoox fünf fest definierte Projektrollen zur Verfügung: Projektleitung, Teammitglied, Kunde, Partner und Weitere – jeweils mit individuell anpassbaren Berechtigungen. Ab sofort wird das Rollenmanagement noch flexibler: Fügen Sie bis zu fünf eigene, dynamische Projektrollen hinzu – und gestalten Sie Ihre Projekte exakt so, wie es Ihre Organisation, Ihre Struktur oder Ihre Branche erfordert.

Die neuen Rollen sind frei benennbar und lassen sich mit individuellen Berechtigungen versehen. Damit schaffen Sie ein präzises und zugleich übersichtliches Rechtekonzept – besonders hilfreich für große Unternehmen, projektintensive Abteilungen oder stark regulierte Branchen.