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Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente öffnen sich nun direkt in der entsprechenden lokalen App — ohne lokale OneDrive-Synchronisierung. Dies gilt sowohl für Cloud- als auch für Self-Hosted-Installationen.

Für alle anderen Dateitypen muss das Projektverzeichnis weiterhin lokal mit Microsoft OneDrive synchronisiert werden.

Verwaiste Dokumente und Ordner — Dateien, die nicht mehr mit der aktiven SharePoint-Ordnerstruktur verbunden sind — können ab sofort auf einmal dauerhaft gelöscht werden. Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü im Bereich Dokumente und wählen Sie Verwaiste Elemente löschen. InLoox zeigt vor dem Löschen einen Bestätigungsdialog mit der Anzahl der betroffenen Elemente an.

Diese Aktion erfordert Administratorrechte und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Zwei neue Spalten sind in der Dokumentenansicht für SharePoint-synchronisierte Dokumente verfügbar:

• SharePoint-Version — Zeigt die Dokumentversionsnummer aus SharePoint an.
• Vertraulichkeitsebene — Zeigt die in SharePoint zugewiesene Vertraulichkeitsebene an.

Fügen Sie diese Spalten über Spalten auswählen in der Dokumentenansicht hinzu. InLoox zeigt die Daten schreibgeschützt an — die Werte werden in SharePoint verwaltet.

Mit Version 26.1 wurde auch der Bereich Projekt > Dokumente erweitert, insbesondere im Umgang mit E-Mails.

Neu ist der Ordner E-Mails auf der linken Seite. Dort werden alle zum Projekt verbuchten E-Mails gesammelt angezeigt, unabhängig davon, in welchem Unterordner sie abgelegt sind — ähnlich wie bei „Alle Dokumente", jedoch speziell und ausschließlich für E-Mails.

Innerhalb dieses Ordners stehen Ihnen zwei Ansichten zur Verfügung:

• Die Ihnen bekannte, klassische Listenansicht
• Die neue Konversationsansicht, in der zusammengehörige E-Mails gebündelt dargestellt werden und die optisch an eine CRM-Ansicht erinnert

Mit Version 26.1 wurde der Posteingang im Bereich "Erfassen" grundlegend überarbeitet und heißt nun E-Mail. Das Grundprinzip bleibt bestehen: E-Mails und Anhänge können Projekten zugeordnet und Aufgaben mithilfe des KI-Assistenten erstellt werden.

Das Redesign bringt zahlreiche Verbesserungen und Neuerungen mit sich:

• Einheitlicher Verbuchungsprozess: E-Mails und Anhänge lassen sich nun genauso einfach verbuchen wie im Outlook Add-in: auswählen, Projekt und Projektordner festlegen, speichern – fertig.
• Automatische Projektvorschläge: Enthält der E-Mail-Betreff eine InLoox-Projektnummer (beginnend mit #), werden beim Ablegen automatisch passende Projekte vorgeschlagen.
• Dublettencheck: Sie sehen sofort, wenn E-Mails oder Anhänge bereits verbucht wurden, inklusive Projektzuordnung.
• E-Mails automatisch nachverfolgen: Werden E-Mails in einem Projektordner abgelegt, können alle weiteren Antworten derselben Konversation automatisch im gleichen Projektordner gespeichert werden. Dies setzt die Aktivierung von „E-Mails derselben Konversation automatisch in Projekt übertragen" im Integration Center voraus.

• Verbesserte Vorschauen: Zuverlässige Anzeige von E-Mail-Inhalten und Anhängen, unabhängig vom Format.
• Outlook-Ordnerstruktur, Suche & Filter: Arbeiten Sie in Ihrer gewohnten Outlook-Ordnerstruktur, suchen nach Mails oder filtern Sie nach Alle, Ungelesen, Erfasst oder Nicht erfasst.

Projektleiter können sich jetzt informieren lassen, wenn in einem Projekt neue Dokumente hinzugefügt oder bestehende gelöscht wurden. Aktivieren Sie hierfür in den Account-Einstellungen unter Persönlich den Regler für Benachrichtigungen bei Projekte > Dokumente.

Beim Anhängen bereits vorhandener Dokumente in einer Aufgabe steht nun eine neue Dokumentenliste zur Verfügung. Dieser erweiterte Dialog zeigt auf Wunsch alle verfügbaren Dokumentenspalten an, bietet Filter- und Sortiermöglichkeiten und ermöglicht die Auswahl aus Ordnerstrukturen. Dadurch lässt sich das passende Dokument schnell und gezielt finden.

Die Mobile App wurde um mehrere Funktionen erweitert, die Ihre Projektarbeit unterwegs noch effizienter machen:

• Dokumenten-Detailansicht: In der neuen Detailansicht können Sie alle relevanten Dokumentinfos auf einen Blick sehen und bearbeiten, z. B. Name des Dokuments, Beschreibung und sämtliche Eigene Felder. Zusätzlich lassen sich Dokumente nun in andere Projektordner verschieben oder direkt neue Ordner erstellen.

• Mehrfachselektion von Aufgaben per Long-Press: Bearbeiten Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig, z. B. indem Sie Fälligkeiten anpassen, Ressourcen zuweisen oder mehrere Tasks auf einmal abhaken.
• Projekte duplizieren: Wiederkehrende Prozesse können schneller aufgesetzt werden, indem Sie bestehende Projekte kopieren.

• Account wechseln: Wechseln Sie mit einem Tipp zwischen verschiedenen Accounts. Ideal für Anwender, die mehrere Teams oder Mandanten betreuen.

Ab sofort können Sie in den Dokumenten Links zu Dateien im lokalen Dateisystem hinzufügen und diese direkt aus der Anwendung heraus öffnen.

Sie können nun gesamte Ordner in Projekten verschieben – die Änderung wird automatisch auch in SharePoint, FileStore etc. übernommen (sofern verknüpft).

Dokumente müssen oft von mehreren Personen geprüft oder freigegeben werden – und viele Organisationen setzen dafür bereits die Genehmigungs-Workflows in SharePoint Online ein. Mit InLoox 12.4 werden diese Prozesse nun auch direkt in InLoox sichtbar. In den Projektdokumenten sehen Sie ab sofort auf einen Blick, welchen Status ein Freigabeprozess aktuell hat, ohne zwischen Systemen wechseln zu müssen.

Dazu stehen folgende neue Spalten in InLoox zur Verfügung:

• Freigabestatus – z. B. „Nicht eingereicht", „Angefordert", „Genehmigt", „Abgelehnt"
• Genehmigungsanfrage gesendet von
• Genehmigungsanfrage beantwortet von
• Genehmigungsanfrage zugewiesen an

So haben Sie jederzeit Transparenz über laufende Freigaben und sorgen für lückenlose Nachvollziehbarkeit.

Dokumente als Favoriten markieren​

Im Bereich "Dokumente" steht Ihnen jetzt die neue Spalte "Favorit" zur Verfügung. Per Klick auf das Sternsymbol können Sie Dokumente markieren, die Sie besonders häufig verwenden oder schnell wiederfinden möchten.

Zusätzlich gibt es im linken Ordner-Menü den neuen Ordner "Dokumenten-Favoriten". Dort werden alle als Favorit markierten Dokumente angezeigt – unabhängig davon, in welchem Unterordner sie abgelegt sind. So finden Sie wichtige Dateien noch schneller.

Weitere Vorschaumöglichkeiten bei Dokumenten​

Für angebundene SharePoint Online-Bibliotheken steht die Vorschau im Browser nun auch für speziellere Dateiformate wie z.B. MSG, ZIP oder Audio-Dateien zur Verfügung – ein Download ist damit nicht mehr nötig.

Mit der neuen Option "Ordner öffnen" lassen sich Dokumente jetzt direkt im zugehörigen Speicherort anzeigen – ganz gleich, ob Sie mit SharePoint oder dem Dateiserver mittels InLoox Desktop Tools arbeiten. So gelangen Sie ohne Umwege zum Speicherpfad des Dokuments.

Ein neuer virtueller Ordner "Alle Dokumente" bündelt auf Wunsch vieler Nutzer nun alle Projektdokumente, selbst wenn diese in verschiedenen Unterordnern abgelegt sind. Mit der Suche können Sie nun gezielt über alle Ordner hinweg nach bestimmten Dokumenten suchen. Auch hilfreich: Die neue Spalte "Ordnername" zeigt an, wo ein Dokument ursprünglich liegt.