Was gibt es Neues

Alle Informationen zu einem Kunden oder Partner an einem Ort: Der neue Bereich Organisationen ersetzt den bisherigen Bereich Kunden und gibt jedem Unternehmen, Kunden und Partner eine eigene Detailansicht, mit Kontakten, Projekten und Verlauf.

Jede Organisation verfügt über eine eigene Detailansicht mit drei Reitern:

• Allgemein: Name, Nummer, Adresse, Domain und Beschreibung sowie verknüpfte Elemente und die Aktivität mit Kommentaren und Änderungsverlauf.
• Personen: Alle Kontakte, die der Organisation zugeordnet sind.
• Projekte: Alle Projekte, mit denen die Organisation verknüpft ist.

Wie jede andere Listenansicht lässt sich die Organisationsliste filtern, sortieren, gruppieren und als angepasste Ansicht speichern. Eigene Felder und die Mehrfach-Bearbeitung werden ebenfalls unterstützt.

Erstmals KI in InLoox Self-Hosted: Die KI-Funktionen waren bisher den Cloud-Editionen vorbehalten, weil das Standardmodell ausschließlich in der InLoox Cloud läuft. Mit einem eigenen Modell steht Ihnen der gesamte Funktionsumfang jetzt auch in einer selbst gehosteten Installation zur Verfügung:

• Projektaufgaben aus einer kurzen Beschreibung generieren
• Aufgaben in E-Mails identifizieren, in der Web App und im Outlook Add-in
• Projektbeschreibungen erstellen lassen

Hinterlegen Sie dazu im neuen Bereich InLoox AI der Account-Einstellungen Ihren eigenen OpenAI-kompatiblen Endpunkt, den übrigens auch die Cloud-Editionen anbinden können, wenn sie das Standardmodell nicht nutzen möchten. Alle KI-Funktionen laufen anschließend über dieses Modell. So bestimmen Sie selbst, welcher Anbieter zum Einsatz kommt und unter welchen Bedingungen Ihre Daten verarbeitet werden. Im selben Bereich erlauben oder sperren Sie die KI-Unterstützung für Ihren Account insgesamt.

Pläne, die bisher in Excel gepflegt wurden, holen Sie jetzt direkt nach InLoox. Im Reiter Planung importieren Sie Planungsdaten aus einer Microsoft Excel- (.xlsx) oder CSV-Datei (.csv) und arbeiten anschließend im Gantt-Diagramm damit weiter.

Besonders beim Einstieg in InLoox verkürzt das den Weg erheblich: Ihre bestehende Projektplanung muss nicht abgetippt werden, sondern wird mitsamt Struktur übernommen. Beim Import ordnen Sie im Fenster Excel-Spalten zuordnen die Spalten Ihrer Datei den Planungsfeldern in InLoox zu.

Nicht jede Vorlage ist für alle gedacht. Sie entscheiden jetzt, wer eine Planungsvorlage verwenden darf: Eine neu gespeicherte Vorlage ist privat und nur für Sie sichtbar, und Sie geben sie anschließend gezielt für die Personen und Gruppen frei, die tatsächlich damit arbeiten. Zuvor war jede gespeicherte Vorlage sofort für alle Personen im Account verfügbar.

Für die Veröffentlichung stehen drei Stufen zur Verfügung:

• Privat (nicht veröffentlicht): Nur Sie selbst sehen und verwenden die Vorlage.
• Gesamte Organisation: Alle Personen in Ihrem Account sehen und verwenden die Vorlage.
• Bestimmte Abteilungen, Gruppen und Personen: Nur die ausgewählten Empfänger sehen und verwenden die Vorlage.

Unter Vorlagen verwalten zeigt ein Symbol neben jeder Vorlage deren aktuellen Veröffentlichungsstatus auf einen Blick. Zusätzlich lässt sich ein anderer Besitzer für die Vorlage festlegen.

Zeiten erfassen Sie in InLoox an vielen Stellen, jetzt auch direkt dort, wo Sie Ihre Aufgaben im Blick haben. Neben dem Namen jeder Aufgabe im Arbeitsplatz buchen Sie Arbeitszeit über zwei Symbole mit einem einzigen Klick, ohne die Aufgabe zu öffnen:

• Stoppuhr : Startet die Stoppuhr mit nur einem Klick.
• Schnellerfassung : Bucht sofort eine vordefinierte Dauer auf die Aufgabe (5 min, 15 min, 30 min, 45 min, 1h, 2h, 4h). Andere Dauer deckt jeden Wert ab, der nicht in der Liste steht.

Der Zeiteintrag wird mit der Aufgabe verknüpft und übernimmt deren Informationen. Beide Symbole stehen bei Aufgaben zur Verfügung, die einem Projekt zugewiesen sind.

Lange Ergebnislisten müssen Sie nicht mehr durchscrollen. Neue Filteroptionen in der globalen Suche bringen Sie direkt zu dem Eintrag, den Sie wirklich suchen:

• Datum: Ergebnisse auf einen Zeitraum einschränken (Beliebig, Heute, Gestern, Letzte 7 Tage, Letzte 30 Tage oder Letztes Jahr).
• Projekt: Ergebnisse auf ein ausgewähltes Projekt begrenzen.
• Personen: Ergebnisse nach einer oder mehreren ausgewählten Personen filtern.

Diese Filter sind in der Suchleiste verfügbar und können mit jedem Suchbegriff kombiniert werden, um gezielt und schneller zu relevanten Ergebnissen zu gelangen.

Status, Projektleitung oder Portfolio sehen Sie jetzt direkt neben den Balken, ohne dafür ein Projekt zu öffnen. Die Spaltenliste auf der linken Seite der Multiprojekt-Zeitleiste beschränkt sich nicht mehr auf den Projektnamen.

Über das Fenster Spalten auswählen blenden Sie genau die Informationen ein, die Sie im Blick behalten möchten:

• Abteilung
• Kunde und Kundennummer
• Projektkategorien
• Projektnummer
• Portfolio
• Projektstatus
• Projektleitung
• Alle für Projekte definierten Eigenen Felder

Die Spalten erscheinen sofort in der Liste und lassen sich per Drag and Drop in die gewünschte Reihenfolge bringen. Wie in anderen Listenansichten können Sie über die Spalten außerdem sortieren, filtern und gruppieren, zum Beispiel alle Projekte einer Abteilung, gruppiert nach Projektstatus. So stellen Sie sich genau die Übersicht zusammen, die Sie für Ihre Projekte brauchen.

Die Diskussion zu einer Aufgabe ist oft sensibler als die Aufgabe selbst. Mit dem neuen Recht Aufgabenkommentare lesen trennen Sie beides und binden Personen in die Arbeit ein, ohne interne Abstimmungen offenzulegen: Ohne dieses Recht bleibt die Aufgabe zugänglich und bearbeitbar, ihre Kommentare werden jedoch nicht angezeigt.

Vergeben oder entziehen Sie das Recht in den Account-Einstellungen unter Benutzerverwaltung. Sie können es als globales Benutzerrecht, als Abteilungsrecht oder über die Rollenrechte setzen.

Finden Sie eine abgelegte E-Mail über das, was darin steht, nicht nur über den Absender. E-Mails, die Sie aus Microsoft Outlook in ein Projekt ablegen, werden in InLoox als .eml-Dokumente gespeichert. Bisher hat die globale Suche dabei nur Dateiname, Absender, Empfänger und Betreff berücksichtigt.

Jetzt durchsucht InLoox zusätzlich den Vorschau-Ausschnitt dieser E-Mails. Eine grob erinnerte Formulierung vom Anfang der Nachricht genügt, um sie wiederzufinden.

Nicht jedes Team schätzt seine Aufgaben in Stunden — und nicht jede Aufgabe hat von Anfang an einen Aufwand. Zwei Ergänzungen machen die Auslastung auch in diesen Fällen aussagekräftig.

• Auslastung nach Anzahl der Elemente anzeigen: Neben Prozent anzeigen und Stunden anzeigen bietet die Navigationsleiste jetzt Anzahl der Elemente anzeigen . Pro Zeitraum sehen Sie dann, wie viele Elemente der Ressource zugewiesen sind — so behalten Sie den Überblick über die Verteilung der Arbeit, auch ohne Aufwandsschätzung.

  

• Aufgaben ohne Aufwand erkennen: Ist eine Aufgabe eingeplant, hat aber keinen geplanten Aufwand, zeigt die Auslastung jetzt 0 h bzw. 0 % statt eines leeren Felds — leer bleibt das Feld nur, wenn gar nichts eingeplant ist. Vorher sahen beide Fälle gleich aus, weil nur der Aufwand angezeigt wurde. So erkennen Sie jetzt, dass eine Ressource verplant ist, auch wenn der Aufwand noch fehlt.

  

Ob Urlaubswoche, freier Nachmittag oder nur ein paar Stunden: Abwesenheiten einzutragen und sie in der Auslastung zu erkennen, geht jetzt deutlich schneller.

• Arbeitsfreie Tage bequem erfassen: Beim Hinzufügen eines arbeitsfreien Tages wählen Sie zwischen Ganze Tage, Halber Tag und Genaue Uhrzeit. Ein halber Tag ist jetzt eine einzige Auswahl statt Start- und Endzeit, die Sie von Hand setzen müssen. Genaue Uhrzeiten bleiben dort verfügbar, wo Sie sie wirklich brauchen.

  

• Konflikte auf einen Blick erkennen: Die Auslastung kennzeichnet Abwesenheiten auf den Personenzeilen. In Schwarz heißt , dass die Ressource abwesend ist und nichts eingeplant hat. In Rot fällt mindestens eine Aufgabe in die Abwesenheit, sodass Sie umplanen oder umverteilen können.

  

Was Ihr Team über einen Kontakt weiß, liegt nicht mehr im Postfach einzelner Personen. Kontakteinträge verfügen jetzt über denselben Bereich Aktivität, den Sie aus Projekten und Aufgaben kennen. Öffnen Sie einen Kontakt, finden Sie ihn auf der rechten Seite mit drei Reitern:

• Kommentare: Kommentieren Sie den Kontakteintrag, zum Beispiel um Arbeitszeiten, Zuständigkeiten oder Absprachen festzuhalten. Über @ adressieren Sie Kolleginnen und Kollegen direkt und sie erhalten eine Benachrichtigung.
• Änderungen: Sehen Sie, wer wann welche Kontaktdaten geändert hat.
• Alles: Kommentare und Änderungen gemeinsam in chronologischer Reihenfolge.

Eine Aufgabe zuweisen und erst viel später merken, dass niemand daran gearbeitet hat, weil die Person sie gar nicht sehen konnte: Das bleibt jetzt nicht mehr unbemerkt.

Sie können eine Aufgabe weiterhin jeder Person in Ihrem Account zuweisen und weitere Personen als Mitwirkende ergänzen. Fehlt einer dieser Personen jedoch der Zugriff auf das zugehörige Projekt, kann sie die Aufgabe nicht öffnen. InLoox weist Sie darauf jetzt direkt in der geöffneten Aufgabe hin: Diese Aufgabe ist für [Vorname Nachname] aufgrund fehlender Projektmitgliedschaft nicht sichtbar.

Der Hinweis löst die Situation auch gleich dort, wo sie auftritt: Sie nehmen die Person als Team oder Projektleitung ins Projekt auf, ohne die Aufgabe zu verlassen. Danach kann sie die Aufgabe sofort öffnen, und der Hinweis verschwindet.

Wissen gehört dorthin, wo Ihr Team arbeitet. Mit dem neuen Bereich Wissen (Knowledge) steht Ihnen in InLoox ein gemeinsames Wiki zur Verfügung, in dem Sie Arbeitsanweisungen, Onboarding-Unterlagen, Best Practices, FAQs und vieles mehr zentral dokumentieren können.

Strukturieren Sie Inhalte in einer flexiblen Seitenhierarchie, bearbeiten Sie sie im visuellen Editor oder im Code-Modus und verknüpfen Sie Wissensseiten direkt mit Projekten, Aufgaben oder anderen Elementen. So stellen Sie sicher, dass Ihr Team immer aus derselben Quelle arbeitet, Standards eingehalten werden und Qualitätsrichtlinien in allen Projekten konsistent umgesetzt werden.

Diese Funktion ist nur in den Editionen InLoox Enterprise, Enterprise Plus und Self-Hosted verfügbar.

Sie können Berechtigungskonfigurationen nun als Vorlagen speichern und mit einem Klick auf Benutzer oder Rollen anwenden. So verwalten Sie Berechtigungen in Ihrem Account konsistent und effizient — und vermeiden wiederkehrende manuelle Konfigurationen.

Für Eigene Felder steht nun der neue Typ Person zur Verfügung. Damit können Sie Projekten, Aufgaben oder anderen Elementen mit Eigenen Feldern eine oder mehrere Personen aus Ihren InLoox-Kontakten direkt zuweisen.

Typische Anwendungsfälle sind zum Beispiel das Zuweisen einer verantwortlichen Person, das Verknüpfen eines Key-Account-Managers mit einem Projekt oder das Festhalten einer prüfenden Person für ein Dokument.

Beim Erstellen eines Personenfeldes können Sie Mehrere Personen erlauben aktivieren, damit Benutzer mehr als einen Kontakt auswählen können. Die ausgewählten Personen werden mit Profilbild und Name angezeigt.

Hinweis: Eigene Felder sind in der InLoox Professional Edition nicht verfügbar.

Für Personen kann auf der Registerkarte Verfügbarkeit nun eine Kapazität von 0 % festgelegt werden. Das unterstützt die vorausschauende Kapazitätsplanung auf Teamebene.

Erstellen Sie z. B. eine Dummy-Ressource mit 0 % Kapazität und fügen Sie sie einem Team in der Auslastung/Ressourcen-Übersicht hinzu. Weisen Sie der Dummy-Ressource dann Aufgaben samt Aufwand zu, bevor klar ist, welches Teammitglied die Umsetzung übernimmt. So wird die geplante Teambelastung sichtbar, ohne die individuelle Auslastung einzelner Personen zu verfälschen.

Sobald die Zuständigkeiten feststehen, können die Aufgaben einfach den tatsächlichen Teammitgliedern zugewiesen werden.

In Kombination mit der bestehenden Möglichkeit, Kapazitäten über 100 % für generische Ressourcen wie Maschinen oder Teams festzulegen, haben Sie nun volle Flexibilität — von 0 % bis zu jeder beliebigen Obergrenze.

Die Multiprojekt-Zeitleiste unterstützt nun zusätzliche Filter. Sie können Projekte nach Kategorie und Abteilung filtern — zusätzlich zu den bestehenden Filtern für Zeitraum, Status, Favoriten und Projektleitung.

So können Sie sich auf bestimmte Projektgruppen konzentrieren und erhalten eine klarere Übersicht Ihres Portfolios.

Die Projektsuche in der globalen Suche durchsucht nun auch Projektkommentare. Wenn Sie nach einem Begriff suchen, zeigt InLoox passende Kommentare aus Projekten zusammen mit anderen Ergebnissen an.

So finden Sie Diskussionen, Entscheidungen und Kontext aus Projektkommentaren schneller — ohne einzelne Projekte öffnen zu müssen.

Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente öffnen sich nun direkt in der entsprechenden lokalen App — ohne lokale OneDrive-Synchronisierung. Dies gilt sowohl für Cloud- als auch für Self-Hosted-Installationen.

Für alle anderen Dateitypen muss das Projektverzeichnis weiterhin lokal mit Microsoft OneDrive synchronisiert werden.

Das InLoox Hilfe-Center wurde vollständig neu gestaltet und ist jetzt unter docs.inloox.com/de verfügbar. Es ist die zentrale Anlaufstelle für die gesamte InLoox Dokumentation und vereint Inhalte von InLoox Web App und dem InLoox für Outlook Add-in bis hin zur Microsoft Teams Integration, zu den InLoox Mobile Apps, zur InLoox API und zur Self-Hosted-Installation.

Sie können direkt aus InLoox Web App auf die InLoox Dokumentation zugreifen: klicken Sie einfach auf das Fragezeichen-Symbol. Das neue InLoox Hilfe-Center bietet eine deutlich verbesserte Benutzererfahrung mit klarerer Navigation, schnellerem Zugriff auf Informationen, erweiterten Suchfunktionen und integrierter KI-Unterstützung.

Das finden Sie im InLoox Hilfe-Center​

• Umfassende Produktdokumentation: Schritt-für-Schritt-Anleitungen für alle InLoox Funktionen in InLoox Web App sowie in den Outlook- und Teams-Add-ins.
• Einstiegsanleitungen: Kurze Einführungen, mit denen neue Benutzer ihren InLoox Account einrichten und ihre ersten Projekte erfolgreich starten.
• Video-Tutorials und Lerninhalte: Ein eigenes InLoox Lernzentrum mit kurzen Video-Anleitungen für die wichtigsten Workflows und Anwendungsfälle.
• InLoox API-Referenzdokumentation: Detaillierte technische Dokumentation für Entwickler, die InLoox über die OData REST API integrieren.
• Integrationsleitfäden für InLoox für Outlook und InLoox für Teams: Eigene Bereiche für das InLoox Outlook Add-in und die Microsoft Teams Integration.
• Dokumentation für Self-Hosted-Installationen: Anleitungen für Einrichtung und Konfiguration von On-Premise-Bereitstellungen.

Effizientere Suche und intelligente KI-Unterstützung​

Die neue Volltextsuche hilft Ihnen dabei, relevante Artikel, Tutorials und API-Endpunkte über alle Dokumentationsbereiche hinweg schnell zu finden. Zusätzlich kann der integrierte InLoox KI-Assistent Fragen direkt auf Basis der offiziellen InLoox Dokumentation beantworten. Beschreiben Sie einfach Ihr Anliegen oder stellen Sie eine Frage, um sofort kontextbezogene Hinweise zu erhalten.

Das InLoox Hilfe-Center ist auf Englisch und Deutsch verfügbar:

• docs.inloox.com
• docs.inloox.com/de

Mit Mein Board organisieren Sie Ihre Aufgaben aus allen Projekten auf einem persönlichen Kanban-Board. Dieses ist individuell anpassbar mit eigenen Spalten für Ihren persönlichen Workflow.

Im Gegensatz zum Projekt-Kanban-Board ist Mein Board vollständig persönlich: Spaltenbezeichnungen, Reihenfolge und Kartenanordnung sind nur für Sie sichtbar. Das Verschieben einer Karte verändert dabei nicht den Aufgabenstatus im Projekt.

Wechseln Sie jederzeit über den Umschalter oben links zwischen Mein Board und der klassischen Listenansicht.

Ab sofort können Sie Pläne aus Microsoft Planner direkt in InLoox importieren. Aktivieren Sie hierfür den Planner-Import im Integration Center und starten Sie den Import anschließend über Ihr Profilbild mit Aus Microsoft Planner importieren.

InLoox erstellt jeden ausgewählten Planner-Plan als neues Projekt und übernimmt die enthaltenen Aufgaben direkt als Projektaufgaben — optimal für einen schnellen Tool-Wechsel ohne manuelles Einpflegen.

Eigene Felder können ab sofort in benannte Abschnitte organisiert werden. Abschnitte fassen zusammengehörige Felder unter einer klaren Überschrift im Seitenpanel zusammen, sodass Sie die richtigen Felder schneller finden und ausfüllen können.

In den Account-Einstellungen lassen sich Abschnitte erstellen, umbenennen, sortieren und löschen. Felder können per Drag & Drop zwischen Abschnitten verschoben und neu angeordnet werden. Hinweis: Hierfür sind Administrator-Rechte erforderlich.

Hinweis: Eigene Felder sind in der InLoox Professional Edition nicht verfügbar.

Zwei neue Typen für Eigene Felder stehen zur Verfügung:

• Mehrfachauswahl (Multi-Select) — Versehen Sie Elemente mit mehreren Werten aus einer vordefinierten Liste. Die Werte werden als Tags angezeigt. Ist in den Einstellungen das Kästchen Hinzufügen neuer Einträge erlauben aktiviert, können Benutzer auch direkt im Feld neue Werte ergänzen.
• Bereich (Range) — Wählen Sie per Schieberegler einen numerischen Wert innerhalb eines definierten Minimums und Maximums aus, zum Beispiel als Skala oder Prozentsatz.

Die neuen Feldtypen eignen sich ideal für Klassifizierungen, Bewertungen oder Priorisierungen und stehen in allen Bereichen mit Eigenen Feldern zur Verfügung.

Hinweis: Eigene Felder sind in der InLoox Professional Edition nicht verfügbar.

Zwei Verbesserungen für Mitwirkende an Projektaufgaben:

• Sichtbarkeit im Arbeitsplatz und der Aufgabenliste: Aufgaben, bei denen Sie als Mitwirkender eingetragen sind, werden nun automatisch in Ihrem Arbeitsplatz unter Meine Aufgaben und in der globalen Aufgabenliste angezeigt. Über die Spalte Mitwirkender erkennen Sie diese Aufgaben auf einen Blick. Hinweis: Sie benötigen dafür mindestens die Berechtigung Aufgaben lesen.
• Änderungsverfolgung: Das Hinzufügen und Entfernen von Mitwirkenden wird nun in der Änderungshistorie der Aufgabe und auf der Betreuungsseite des Projekts erfasst — für mehr Transparenz in der Zusammenarbeit.

In zwei weiteren Ansichten können Sie nun mehrere Elemente für die Massenbearbeitung auswählen:

• Kanban-Board: Halten Sie Strg oder Umschalt gedrückt und klicken Sie auf Aufgabenkarten, um diese auszuwählen. Ausgewählte Karten werden mit einem blauen Rahmen hervorgehoben. Eine Aktionsleiste am unteren Bildschirmrand zeigt verfügbare Aktionen wie Löschen, Als erledigt markieren, Status setzen, Ressource zuweisen oder Eigene Felder bearbeiten.

• Zeiterfassungskalender: Wählen Sie mehrere Zeiteinträge in der Kalenderansicht aus, um sie in die nächste Woche zu duplizieren, auf ein Projekt zu erfassen oder zu löschen.

Der Bereich Zeiterfassung im Aufgaben-Seitenpanel zeigt ab sofort auch alle mit der Aufgabe verknüpften Zeiteinträge an. So sehen Sie auf einen Blick, wie viel Zeit bereits erfasst wurde — ohne in die Zeiterfassung wechseln zu müssen.

Alle Beschreibungsfelder und Kommentare in InLoox verfügen ab sofort über einen vollwertigen HTML-Editor. Formatieren Sie Texte mit Schriftart, Schriftgröße, Überschriften, Fett, Kursiv, Listen, Textfarbe und Ausrichtung. Der Editor unterstützt zudem das Einfügen von Bildern, Links und Tabellen — für mehr Flexibilität bei der Strukturierung Ihrer Inhalte.

Neue globale Berechtigungen ermöglichen eine präzisere Steuerung des Zugriffs auf den Bereich Personen:

• Personen lesen: Steuert, ob ein Benutzer den Bereich Personen sehen kann. Ist die Berechtigung deaktiviert, wird der Bereich vollständig ausgeblendet.
• Personen bearbeiten: Steuert, ob ein Benutzer Kontakteinträge bearbeiten darf. Ohne diese Berechtigung können Benutzer nur ihre eigene Verfügbarkeit verwalten.
• Alle Personen in Kontaktauswahl verfügbar: Steuert, ob ein Benutzer beim Hinzufügen von Projektmitgliedern alle Kontakte sehen kann.

Diese Berechtigungen werden in den Account-Einstellungen unter Benutzerverwaltung konfiguriert. Hierfür sind Administratorrechte erforderlich.

Neben der Möglichkeit eines verpflichtenden Logins über Microsoft 365 steht jetzt auch eine alternative Sicherheitsoption für Unternehmen ohne Microsoft-Login zur Verfügung: eine verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) für den gesamten InLoox-Account.

Administratoren können festlegen, dass sich nur noch Benutzer mit aktivierter 2FA bei InLoox anmelden dürfen. Die Einstellung finden Sie in den Account-Einstellungen unter Benutzerverwaltung > Erweitert. Aktivieren Sie dort den Schieberegler Zwei-Faktor-Authentifizierung erforderlich für InLoox Login.

Für die Zwei-Faktor-Authentifizierung können Benutzer wahlweise einen Bestätigungscode per E-Mail oder eine Authenticator-App verwenden. Benutzer mit Microsoft-365-Anmeldung sind von dieser Anforderung automatisch ausgenommen.

Versucht sich ein Benutzer ohne eingerichtete 2FA anzumelden, wird der Zugriff blockiert und eine Anleitung zur Einrichtung der Zwei-Faktor-Authentifizierung angezeigt.

Ein neuer erweiterter Spalten-Auswahldialog macht es einfacher, Spalten in Ihre Listenansichten einzufügen. Bewegen Sie den Mauszeiger über eine bestehende Spaltenüberschrift und klicken Sie auf das +-Symbol, um den Dialog zu öffnen. Alle verfügbaren Spalten sind in praktische thematische Gruppen gegliedert. Komplexere Spalten zeigen eine Beschreibung der enthaltenen Daten.

Zusätzlich können Sie Datenbankfeldschlüssel direkt anzeigen und kopieren, was besonders hilfreich für Dashboards und Berichte ist.

Zwei neue Spalten sind in der Dokumentenansicht für SharePoint-synchronisierte Dokumente verfügbar:

• SharePoint-Version — Zeigt die Dokumentversionsnummer aus SharePoint an.
• Vertraulichkeitsebene — Zeigt die in SharePoint zugewiesene Vertraulichkeitsebene an.

Fügen Sie diese Spalten über Spalten auswählen in der Dokumentenansicht hinzu. InLoox zeigt die Daten schreibgeschützt an — die Werte werden in SharePoint verwaltet.

InLoox für Outlook unterstützt die Zeiterfassung aus Kalenderterminen ab sofort sowohl mit Microsoft Exchange Online als auch mit Microsoft Exchange Server (Self-Hosted).

Mit Exchange Online durchsuchen und erfassen Sie Termine direkt im Tab Zeit des Add-ins. Mit Exchange Server öffnen Sie einen Kalendertermin in Microsoft Outlook, starten das InLoox Add-in und erfassen den Termin von dort aus.

Wenn Sie eine Vorlage mit einem Namen speichern, der bereits existiert, zeigt InLoox nun den Bestätigungsdialog Name existiert schon an. Sie können die bestehende Vorlage Überschreiben oder den Vorgang Abbrechen, um sie unverändert zu lassen. So wird ein versehentliches Überschreiben bestehender Vorlagen verhindert.

Verwaiste Dokumente und Ordner — Dateien, die nicht mehr mit der aktiven SharePoint-Ordnerstruktur verbunden sind — können ab sofort auf einmal dauerhaft gelöscht werden. Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü im Bereich Dokumente und wählen Sie Verwaiste Elemente löschen. InLoox zeigt vor dem Löschen einen Bestätigungsdialog mit der Anzahl der betroffenen Elemente an.

Diese Aktion erfordert Administratorrechte und kann nicht rückgängig gemacht werden.

Eigene Felder lassen sich bereits über Regeln gezielt ein- oder ausblenden, um bestimmte Anwendungsfälle abzubilden. Mit dem neuen Filterdesigner stehen Ihnen jetzt deutlich mehr Möglichkeiten zur Verfügung, um komplexe Bedingungen und Kombinationen abzubilden.

Besonders praktisch: Eigene Felder können nun in Abhängigkeit von anderen eigenen Feldern ein- oder ausgeblendet werden. So können Sie noch präziser steuern, wann Felder sichtbar sind, und Ihre Eingabemasken übersichtlicher und kontextbezogener gestalten.

Beispiel: Sie haben zwei eigene Felder „Idee freigegeben" und „Freigegeben am". Das Feld „Freigegeben am" können Sie in Abhängigkeit vom anderen Feld anzeigen lassen – beispielsweise nur dann, wenn bei „Idee freigegeben" die Option „Ja" ausgewählt ist.

Hinweis: Eigene Felder sind in der InLoox Professional Edition nicht verfügbar.

Das Einladen neuer Benutzer ist jetzt wesentlich komfortabler: Im Einladungsdialog können Sie direkt auf Ihr Microsoft 365 Verzeichnis zugreifen und Personen von dort einladen. So können Sie Teammitglieder deutlich schneller hinzufügen.

Voraussetzungen: Im Integration Center müssen die entsprechenden Benutzer-Berechtigungen aktiviert sein. Die grundlegenden Benutzerinformationen umfassen Name und E-Mail-Adresse, während die vollständigen Benutzerinformationen weitere Details der Profildaten wie Abteilung oder Jobbezeichnung angeben.

Ab sofort können Kontakte bequem per Excel- oder CSV-Datei in InLoox importiert werden. Nach dem Upload analysiert ein Matching-Assistent automatisch die Spalten Ihrer Datei und schlägt eine Zuordnung zu den InLoox-Feldern vor. Das einzige Pflichtfeld ist die E-Mail-Adresse — alle weiteren Felder wie Name, Abteilung oder Telefonnummer sind optional und können flexibel zugeordnet werden.

Diese Funktion ist besonders praktisch, wenn Sie Kontakte aus externen Systemen wie CRM-Tools oder anderen Quellen übernehmen möchten.

Bedingte Formatierungen werden mit Version 26.2 um flexible Datumsvergleiche erweitert. Neu verfügbar sind Vergleichsoperatoren wie „Früher als N Tage ab heute" und „Später als N Tage ab heute".

Damit können Sie beispielsweise Aufgaben farblich hervorheben, deren Enddatum in den nächsten 14 Kalendertagen liegt, oder Projekte kennzeichnen, deren Starttermin mehr als 30 Tage zurückliegt. So lassen sich etwa Sprint-Zeiträume oder anstehende Deadlines visuell abbilden.

In den bedingten Formatierungen stehen Ihnen ab sofort benutzerdefinierte Farben zur Verfügung. Neben den vordefinierten Farboptionen finden Sie nun die Auswahl „Benutzerdefiniert", die einen vollständigen Farbpicker öffnet. Dort können Sie Farben per RGB, Hex-Code oder HSL eingeben oder den integrierten Color Picker verwenden, um exakt den gewünschten Farbton zu treffen.

Damit lassen sich beispielsweise CI-konforme Farbwerte präzise hinterlegen — für maximale Flexibilität bei der visuellen Gestaltung Ihrer Projekt- und Aufgabenlisten.

Neben der Zwei-Faktor-Authentifizierung per E-Mail können Sie sich nun auch mit einer Authenticator-App per Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) anmelden.

Die Einrichtung erfolgt über das Benutzerprofil: Nach dem Aktivieren wird ein QR-Code angezeigt, der mit einer beliebigen Authenticator-App gescannt werden kann. Nach der Einrichtung wird bei jeder Anmeldung zusätzlich ein Einmalcode abgefragt, was die Kontosicherheit erheblich erhöht.

Die Ansichten für Personen und Zeiteinträge bieten nun Schnellgruppierungsoptionen, mit denen Sie Ihre Daten mit wenigen Klicks strukturieren und analysieren können:

Personenliste:

• Firma
• Abteilung
• Ort
• Firma > Abteilung

Zeitliste:

• Durchgeführt von
• Gruppe
• Abrechenbar
• Durchgeführt von > Gruppe

Diese vordefinierten Schnellgruppierungen bieten einen schnellen und bequemen Einstieg. Selbstverständlich können Sie auch weiterhin den Fortgeschrittenen Modus verwenden, um nach beliebigen Spalten zu gruppieren und individuelle Analysen zu erstellen.

Pro Projekt lässt sich ab sofort eine Standardgruppe für Zeiteinträge festlegen. Die Einstellung wird vom Projektleiter vorgenommen und gilt für alle Projektmitglieder. Dies hat zur Folge, dass alle neuen Zeiterfassungseinträge in diesem Projekt automatisch in der definierten Gruppe landen.

Dieser Kundenwunsch stammt aus der Praxis von Beratungsunternehmen, bei denen für die Abrechnung sichergestellt werden soll, dass alle Zeiteinträge konsistent in der richtigen Gruppe erfasst werden.

Die Auslastungsansicht bietet ab sofort die Möglichkeit, auch abgeschlossene Aufgaben in die Berechnung zu integrieren. Über den neuen Regler Erledigte Aufgaben legen Sie fest, ob erledigte Aufgaben in die Auslastungsberechnung einbezogen werden sollen. Damit wird es möglich, die Auslastung auch rückblickend zu analysieren — beispielsweise, um nachzuvollziehen, wie die Teamauslastung in der vergangenen Woche verteilt war.

Im Bereich E-Mail-Integration haben Sie ab sofort die Möglichkeit, E-Mails automatisch mit der Kategorie „InLoox" zu kennzeichnen, wenn aus der E-Mail eine Aufgabe erstellt wurde (zum Beispiel per Flag-Markierung der E-Mail). So erkennen Sie in Ihrer E-Mail-Inbox zuverlässig, welche E-Mails bereits in InLoox als Aufgabe angelegt wurden.

Voraussetzung: Im Integration Center ist der Regler bei Kategorie auf verarbeitete E-Mails setzen aktiviert.

Mit InLoox 26.2 gibt es in den projektübergreifenden Dashboards neu einen Refresh-Button. Per Klick werden alle Daten aktualisiert, während sämtliche Filtereinstellungen in den Widgets erhalten bleiben. So können Sie projektübergreifend an Daten arbeiten, zwischendurch Änderungen vornehmen und anschließend Ihr Dashboard mit einem Klick auf den neuesten Stand bringen — ohne aufwendiges Nachfiltern.

Wird bei einem Sammelvorgang im Gantt-Diagramm eine Verzögerung angezeigt (erkennbar am Sanduhr-Symbol), führt ein Klick darauf nun direkt zum tiefsten untergeordneten Element, das die Verzögerung verursacht.

Das bedeutet: Sie müssen in komplexen Projektplänen nicht mehr manuell nach der Ursache einer Verzögerung suchen — Sie werden direkt zum relevanten Planungselement geführt.

Mit InLoox 26.1 gibt es das neue Integration Center! Dies ist die zentrale Anlaufstelle für alle Microsoft-365-Integrationen rund um E-Mails, Kalender, Aufgaben und Dokumente. Alle Integrationen und zugehörigen Berechtigungen sind hier zentral und logisch gebündelt. So sehen Sie auf einen Blick, welche Funktionen aktiv sind und wie InLoox in Ihre Microsoft-365-Umgebung eingebunden ist.

Das Integration Center bildet die Grundlage für viele Neuerungen in Version 26.1. Die einzelnen Funktionen werden im weiteren Verlauf dieses What's New im Detail vorgestellt.

Mit Version 26.1 wurde der Posteingang im Bereich "Erfassen" grundlegend überarbeitet und heißt nun E-Mail. Das Grundprinzip bleibt bestehen: E-Mails und Anhänge können Projekten zugeordnet und Aufgaben mithilfe des KI-Assistenten erstellt werden.

Das Redesign bringt zahlreiche Verbesserungen und Neuerungen mit sich:

• Einheitlicher Verbuchungsprozess: E-Mails und Anhänge lassen sich nun genauso einfach verbuchen wie im Outlook Add-in: auswählen, Projekt und Projektordner festlegen, speichern – fertig.
• Automatische Projektvorschläge: Enthält der E-Mail-Betreff eine InLoox-Projektnummer (beginnend mit #), werden beim Ablegen automatisch passende Projekte vorgeschlagen.
• Dublettencheck: Sie sehen sofort, wenn E-Mails oder Anhänge bereits verbucht wurden, inklusive Projektzuordnung.
• E-Mails automatisch nachverfolgen: Werden E-Mails in einem Projektordner abgelegt, können alle weiteren Antworten derselben Konversation automatisch im gleichen Projektordner gespeichert werden. Dies setzt die Aktivierung von „E-Mails derselben Konversation automatisch in Projekt übertragen" im Integration Center voraus.

• Verbesserte Vorschauen: Zuverlässige Anzeige von E-Mail-Inhalten und Anhängen, unabhängig vom Format.
• Outlook-Ordnerstruktur, Suche & Filter: Arbeiten Sie in Ihrer gewohnten Outlook-Ordnerstruktur, suchen nach Mails oder filtern Sie nach Alle, Ungelesen, Erfasst oder Nicht erfasst.

Projektaufgaben können nun direkt mit Ihrem Microsoft Outlook Kalender verknüpft werden. Nach Aktivierung der erforderlichen Berechtigung im Integration Center genügt ein einfacher Schalter in der Aufgabe, um sie zu Ihrem Kalender hinzuzufügen.

Synchronisierungsoptionen​

Im Integration Center stehen zwei neue Optionen zur Verfügung:

• Änderungen an InLoox-Aufgaben aktualisieren Kalendereinträge
• Änderungen an Kalendereinträgen aktualisieren die InLoox-Aufgabe

Wenn beide Berechtigungen aktiviert sind, ist eine bidirektionale Synchronisierung möglich. Änderungen an Datum, Uhrzeit oder Dauer können sowohl in InLoox als auch direkt im Outlook-Kalender vorgenommen werden — die Aufgabe bleibt stets aktuell und konsistent.

Die Möglichkeit, Aufgaben direkt aus E-Mails zu erstellen, ist InLoox-Anwendern bereits bekannt — zum Beispiel über das InLoox für Outlook Seitenpanel, in dem sich Aufgaben per Klick aus einer E-Mail anlegen lassen.

Neu in InLoox 26.1 ist nun eine weitere, komfortable Option: Nach Aktivierung der Funktion Aufgaben aus gekennzeichneten E-Mails erstellen im Integration Center werden aus in Outlook per Flag gekennzeichneten E-Mails (z. B. Heute, Morgen, Nächste Woche) automatisch entsprechende InLoox-Aufgaben erstellt.

Optional kann auch hier eine Synchronisation aktiviert werden: Ist die Option Kennzeichnung in E-Mails aktualisieren eingeschaltet, wird das Erledigen der Aufgabe in InLoox automatisch an Outlook zurückgemeldet und die E-Mail-Kennzeichnung ebenfalls abgeschlossen. So ergänzt die neue Flaggen-Logik das bestehende Seitenpanel sinnvoll und bietet eine weitere flexible Möglichkeit, E-Mails schnell in strukturierte Aufgaben zu überführen.

Mit Version 26.1 haben wir die Zeiterfassung aus Kalenderterminen weiter vereinfacht. Der bisherige Kalender-Bereich aus „Erfassen" ist jetzt vollständig im neuen Hauptmenüpunkt Zeit aufgegangen.

Im neuen Zeiterfassungs-Kalender arbeiten Sie in einer Tages-, Wochen- oder Arbeitswochenansicht und können Ihre Outlook-Termine per Regler direkt einblenden (Voraussetzung: Verknüpftes Microsoft 365 Konto). Eine zusätzliche Erfasst-Spalte zeigt auf einen Blick, welche Termine bereits verbucht wurden.

Die Verbuchung selbst ist denkbar einfach: Termin anklicken, erfassen, Projekt auswählen — fertig. Zeiteinträge lassen sich flexibel per Drag & Drop anpassen, verschieben oder duplizieren.

Neu sind außerdem:

• Automatische Projektvorschläge bei der Verbuchung anhand einer im Termin enthaltenen InLoox-Projektnummer (beginnend mit #)
• Kapazitätsanzeige mit gebuchter Zeit und Sollstunden
• Bedingte Formatierung zur farblichen Hervorhebung von Terminen

Selbstverständlich können weiterhin auch Zeiteinträge ohne Outlook-Bezug erfasst und bei Bedarf zwischen Kalender- und Listenansicht gewechselt werden.

Mit Version 26.1 führen wir ein zentrales Benachrichtigungs-Center ein, das sich nun in der oberen rechten Ecke befindet. Hier laufen alle wichtigen Updates zu Ihren Projekten und Aufgaben zusammen — übersichtlich, aktuell und stets erreichbar.

Sie sehen dort unter anderem Neuigkeiten in Ihren Projekten, Änderungen an Aufgaben oder Hinweise, wenn Sie in Kommentaren erwähnt wurden.

Ab sofort wird die Verwaltung von Projektbeteiligten einfacher: In den Account-Einstellungen können Sie nun in der Benutzerverwaltung Benutzergruppen anlegen und diesen gezielt einzelne Benutzer zuordnen. Der große Vorteil hiervon: Rollen in Projekten lassen sich jetzt auch auf Gruppenebene vergeben.

Denn gerade in der Praxis arbeiten viele Projekte immer wieder mit denselben Teams — etwa Marketing, Personal, Entwicklung oder Einkauf. Statt jedes Teammitglied bei neuen Projekten erneut einzeln hinzuzufügen, hinterlegen Sie einfach eine passende Gruppe für die gewünschte Projektrolle. So reduzieren Sie den manuellen Aufwand für das Aufsetzen neuer Großprojekte erheblich.

Diese Funktion ist nur in den Editionen InLoox Enterprise, Enterprise Plus und Self-Hosted verfügbar.

Mit InLoox 26.1 wurde die Auslastungsansicht weiter verbessert. Neben Team / Ressource / Aufgabe werden nun standardmäßig die folgenden Spalten angezeigt:

• Kapazität — verfügbare Arbeitsstunden (z. B. 40 Stunden pro Woche)
• Belegung — bereits eingeplante Arbeitsstunden
• Verfügbarkeit — noch verfügbare Arbeitsstunden

Neue Navigationsfunktionen​

• Wechsel zwischen absoluten Werten (Stunden) und einer relativen Prozentansicht
• Zentraler Ebenenwähler zum Umschalten der Ansicht zwischen Teams & Abteilungen, Personen, Projekte oder Aufgaben & Termine

So lassen sich alle Ressourcen mit einem Klick auf die gewünschte Detailtiefe bringen — besonders hilfreich bei der Ressourcenplanung im größeren Maßstab. Die Auslastungsansicht bietet nun eine schnelle und zuverlässige Prognose, wie viel Kapazität in den kommenden Monaten noch verfügbar sein wird.

Ab sofort lassen sich Kommentare gezielt durchsuchen. In Bereichen mit Kommentaren — etwa bei Projekten, Aufgaben oder Dokumenten — steht nun ein Suchfeld zur Verfügung, mit dem vorhandene Kommentare nach Schlagwörtern gefiltert werden können. So finden Sie relevante Informationen und Absprachen deutlich schneller — ein häufig geäußerter Kundenwunsch, der mit dieser Version umgesetzt wurde.

Ab sofort finden Sie in der Projektliste vier neue Spalten mit visuellen Indikatoren. Diese zeigen Zeit-, Kosten- und Erlössituation Ihrer Projekte direkt in der Übersicht — ohne dass zusätzliche Auswertungen oder Dashboards erforderlich sind:

• Fortschritts-Indikator: Visualisiert den zeitlichen Projektverlauf zwischen Start und Ende. Ein Ampelsystem (rot, orange, grün) zeigt, ob ein Projekt im Zeitplan liegt, während eine Markierung den tatsächlichen Arbeitsfortschritt darstellt. So werden Zeitverzüge sofort sichtbar.
• Einnahmen-Indikator: Stellt geplante und tatsächliche Einnahmen gegenüber. Sobald das Einnahmenziel erreicht oder überschritten ist, wird der Balken grün.
• Kosten-Indikator: Vergleicht geplante und tatsächliche Gesamtausgaben und macht Budgetabweichungen direkt erkennbar.
• Ressourcenkosten-Indikator: Zeigt auf Basis der Zeiterfassung, ob geplante Ressourcenkosten eingehalten werden oder überschritten sind.

Auch der Arbeitsplatz wurde mit dieser Version weiter optimiert. Neu sind unter anderem folgende Verbesserungen:

• Neue Spalte „Start": Zeigt das Startdatum einer Aufgabe direkt in der Übersicht an.
• Inline-Bearbeitung von Start- und Fälligkeitsdatum: Termine lassen sich direkt anpassen, ohne die Aufgabe vollständig öffnen zu müssen.
• Direktes Verbuchen der Stoppuhr-Zeit: Beim Einsatz der Stoppuhr steht nun ein zusätzlicher Button zur Verfügung, um die erfasste Zeit sofort zu verbuchen.
• Vereinfachte Filterauswahl: Oben rechts wechseln Sie nun nur noch zwischen „Heute" (inklusive überfälliger Aufgaben) und „Anstehend" und haben somit eine klare Aufteilung im Arbeitsalltag.

Mit Version 26.1 wurde auch der Bereich Projekt > Dokumente erweitert, insbesondere im Umgang mit E-Mails.

Neu ist der Ordner E-Mails auf der linken Seite. Dort werden alle zum Projekt verbuchten E-Mails gesammelt angezeigt, unabhängig davon, in welchem Unterordner sie abgelegt sind — ähnlich wie bei „Alle Dokumente", jedoch speziell und ausschließlich für E-Mails.

Innerhalb dieses Ordners stehen Ihnen zwei Ansichten zur Verfügung:

• Die Ihnen bekannte, klassische Listenansicht
• Die neue Konversationsansicht, in der zusammengehörige E-Mails gebündelt dargestellt werden und die optisch an eine CRM-Ansicht erinnert

Mit InLoox 26.1 wurden die Berechtigungen erweitert und weiter differenziert. Neu hinzugekommen sind folgende Rechte:

• Personen bearbeiten: Die Bearbeitung von Personen/Kontakten ist nun ein eigenes Recht. Administratoren erhalten dieses automatisch, es kann jedoch auch gezielt entzogen oder anderen Benutzern zugewiesen werden.
• Aufgabenkommentare hinzufügen: Steuert, wer Kommentare zu Aufgaben erstellen darf.
• Aufgabenkommentare löschen: Regelt, wer Aufgabenkommentare entfernen darf.
• Eigene Aufgabenkommentare löschen: Ermöglicht Benutzern, ausschließlich ihre selbst erstellten Kommentare zu löschen.
• Aufgaben löschen: Bestimmt, wer Aufgaben grundsätzlich löschen darf.
• Eigene Aufgaben löschen: Ermöglicht Benutzern, Aufgaben zu löschen, bei denen sie selbst als zugewiesene Ressource hinterlegt sind.

Damit lassen sich Zugriffsrechte und Verantwortlichkeiten noch gezielter steuern.

Die Mobile App wurde um mehrere Funktionen erweitert, die Ihre Projektarbeit unterwegs noch effizienter machen:

• Dokumenten-Detailansicht: In der neuen Detailansicht können Sie alle relevanten Dokumentinfos auf einen Blick sehen und bearbeiten, z. B. Name des Dokuments, Beschreibung und sämtliche Eigene Felder. Zusätzlich lassen sich Dokumente nun in andere Projektordner verschieben oder direkt neue Ordner erstellen.

• Mehrfachselektion von Aufgaben per Long-Press: Bearbeiten Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig, z. B. indem Sie Fälligkeiten anpassen, Ressourcen zuweisen oder mehrere Tasks auf einmal abhaken.
• Projekte duplizieren: Wiederkehrende Prozesse können schneller aufgesetzt werden, indem Sie bestehende Projekte kopieren.

• Account wechseln: Wechseln Sie mit einem Tipp zwischen verschiedenen Accounts. Ideal für Anwender, die mehrere Teams oder Mandanten betreuen.

Zur besseren Verteilung und Planung von Arbeitsaufwänden können neben der verantwortlichen Person ab sofort auch Mitwirkende zu Aufgaben hinzugefügt werden. So lassen sich Aufwände gezielt einzelnen Personen zuweisen und für die Ressourcenauslastung genauer erfassen. Die vergebenen Aufwände werden automatisch zum Gesamtaufwand der Aufgabe zusammengerechnet.

Damit einher gehen zwei neue Spalten:

• Arbeitsaufwand (Verantwortlicher) Stunden: Zeigt den Aufwand ausschließlich der verantwortlichen Person.
• Arbeitsaufwand (Aufgabe) Stunden: Zeigt den gesamten Aufwand der Aufgabe (Verantwortlicher + Mitwirkende).

Die Aufgabenrechte wurden erweitert, um Rollen und Zuständigkeiten im Projekt noch genauer abbilden zu können. Neben den bisherigen Berechtigungen „Aufgaben lesen" und „Aufgaben bearbeiten" stehen nun zusätzliche, granularere Rechte zur Verfügung, mit denen sich Lese-, Bearbeitungs- und Statusänderungsrechte individuell steuern lassen.

Neue und bestehende Aufgabenrechte im Überblick:

• Aufgaben lesen
• NEU Eigene Aufgaben lesen
• Aufgaben bearbeiten
• NEU Aufgabenstatus bearbeiten
• NEU Eigene Aufgaben bearbeiten
• NEU Aufgabenstatus eigener Aufgaben bearbeiten

Ab sofort stehen Eigene Felder auch für Personen/Kontakte zur Verfügung. Damit können zusätzliche Informationen strukturiert erfasst und gepflegt werden.

Typische Einsatzbeispiele sind z. B. zusätzliche Angaben zu externen Partnern oder weiteren Kundenadressen, die Hinterlegung einer Personalnummer oder einfache Kontrollfelder wie „AVV vorhanden". Die eigenen Felder sind ideal auch für Daten, die über Schnittstellen aus anderen Systemen wie ERP- oder CRM-Lösungen übernommen werden.

Beim Anhängen bereits vorhandener Dokumente in einer Aufgabe steht nun eine neue Dokumentenliste zur Verfügung. Dieser erweiterte Dialog zeigt auf Wunsch alle verfügbaren Dokumentenspalten an, bietet Filter- und Sortiermöglichkeiten und ermöglicht die Auswahl aus Ordnerstrukturen. Dadurch lässt sich das passende Dokument schnell und gezielt finden.

Ab sofort können Sie in den Dokumenten Links zu Dateien im lokalen Dateisystem hinzufügen und diese direkt aus der Anwendung heraus öffnen.

Projektleiter können sich jetzt informieren lassen, wenn in einem Projekt neue Dokumente hinzugefügt oder bestehende gelöscht wurden. Aktivieren Sie hierfür in den Account-Einstellungen unter Persönlich den Regler für Benachrichtigungen bei Projekte > Dokumente.

Die Kontaktauswahl beim Hinzufügen von Personen zu einem Projekt wurde erweitert. Neben der Suche nach Namen lässt sich nun auch gezielt nach E-Mail-Adressen suchen. Dies ist besonders hilfreich, wenn externe Beteiligte eingeladen werden sollen und lediglich die Unternehmensdomäne bekannt ist. Dadurch können passende Kontakte schneller gefunden werden — auch ohne genaue Kenntnis des Namens.

In der Jahres- und Monatsansicht wird jetzt zusätzlich die Kalenderwoche (KW) angezeigt. Damit stehen KW-Informationen in nahezu allen Zoomstufen zur Verfügung (ausgenommen Mehrjahresansicht).

In den Datenquellen für Berichte kann nun auch die Projektbeschreibung verwendet werden, sowohl als HTML-Variante (DescriptionHTML) als auch als reiner Text (DescriptionText).

Es werden nun auch Benachrichtigungen versendet, wenn sich das Start- oder Enddatum einer Aufgabe ändert.

Mit den neuen Projekt-Dashboards behalten Sie ab sofort den Überblick über jedes einzelne Projekt – schnell, transparent und ohne Umwege. Im neuen Reiter „Dashboard" steht Ihnen ein Standard-Dashboard zur Verfügung, das die wichtigsten Kennzahlen aufbereitet:

• Aufgaben nach Status und Verantwortlichen: Wer arbeitet woran und wie ist der Fortschritt?
• Burndown-Chart: Entwicklung der offenen Aufgaben im Zeitverlauf
• Soll-Ist-Vergleiche von Kosten und Einnahmen: Finanzielle Transparenz auf Knopfdruck
• Risikomatrix: Auswirkung und Wahrscheinlichkeit von möglichen Risiken jederzeit im Blick

Neue Rechte für Dashboards​

Parallel zu den neuen Funktionen wurden auch die Berechtigungen erweitert, um mehr Kontrolle zu ermöglichen. Damit können Sie genau steuern, wer Dashboards lediglich ansehen oder auch aktiv gestalten darf. Folgende Rechte stehen nun für die Dashboards zur Verfügung:

• Projektdashboard lesen
• Projektdashboard bearbeiten
• Dashboards lesen
• Dashboards bearbeiten

Ab sofort lassen sich Dashboards noch einfacher erweitern: Über den Button „Widget hinzufügen" wählen Sie aus zahlreichen Vorlagen, die bereits mit den passenden Datenquellen verbunden sind.

Damit können Sie aussagekräftige Diagramme mit nur wenigen Klicks hinzufügen – ganz ohne Expertenwissen. Die neuen Widgets stehen nicht nur in den Projekt-Dashboards, sondern auch in den projektübergreifenden Dashboards zur Verfügung. So haben Sie von der Gesamtorganisation bis zum einzelnen Projekt immer genau die Auswertungen, die Sie brauchen.

Ganz neu in InLoox ist die Datenquelle für Aufgaben-Burndown. Damit lassen sich erstmals echte Burndown-Charts in Dashboards abbilden – wahlweise nach Aufgabenanzahl oder Arbeitsaufwand. So sehen Sie auf einen Blick, wie sich der verbleibende Aufwand im Zeitverlauf entwickelt und ob Ihr Team auf Kurs ist.

Ab sofort können Sie für eigene Felder festlegen, wer diese ausfüllen darf. Damit lassen sich Eingaben deutlich gezielter steuern und absichern. Über die Einstellungen können Sie nun definieren:

• Rollenbasiert: z. B. darf nur die Projektleitung ein bestimmtes Feld bearbeiten
• Benutzerspezifisch: gezielt einzelne Personen dürfen bestimmte Felder pflegen
• Kombination aus beiden: maximale Flexibilität für komplexe Szenarien

Eigene Felder lassen sich jetzt so konfigurieren, dass fehlende Eingaben nicht mehr unbemerkt bleiben. Wird ein wichtiges Feld ausgelassen, erhalten User einen klaren Hinweis mit deutlicher Warnung. Damit stellen Sie sicher, dass zentrale Informationen rechtzeitig ergänzt werden, ohne dass Prozesse ins Stocken geraten.

Viele Funktionen, die bereits in der InLoox Web App verfügbar sind, stehen Ihnen nun auch in der Mobile App zur Verfügung. Damit organisieren und bearbeiten Sie Ihre Aufgaben auch unterwegs genauso komfortabel:

• Checklisten in Aufgaben: Aufgaben lassen sich jetzt auch mobil mit Checklisten strukturieren – ideal für kleinere, untergeordnete To-dos.
• Kommentarfunktion: Ab sofort können Sie zu jeder Aufgabe direkt in der App Kommentare lesen und hinzufügen sowie Teammitglieder oder ganze Gruppen (z. B. „das Team") markieren. Damit bleibt die Kommunikation transparent und zentral an der richtigen Stelle.
• Wiederkehrende Aufgaben: Regelmäßig anfallende Tätigkeiten müssen nicht mehr jedes Mal neu angelegt werden. Mit der Funktion „Wiederholen" können Sie nun auch mobil Serien erstellen, z. B. für wöchentliche Reports oder monatliche Reviews.

Dokumente müssen oft von mehreren Personen geprüft oder freigegeben werden – und viele Organisationen setzen dafür bereits die Genehmigungs-Workflows in SharePoint Online ein. Mit InLoox 12.4 werden diese Prozesse nun auch direkt in InLoox sichtbar. In den Projektdokumenten sehen Sie ab sofort auf einen Blick, welchen Status ein Freigabeprozess aktuell hat, ohne zwischen Systemen wechseln zu müssen.

Dazu stehen folgende neue Spalten in InLoox zur Verfügung:

• Freigabestatus – z. B. „Nicht eingereicht", „Angefordert", „Genehmigt", „Abgelehnt"
• Genehmigungsanfrage gesendet von
• Genehmigungsanfrage beantwortet von
• Genehmigungsanfrage zugewiesen an

So haben Sie jederzeit Transparenz über laufende Freigaben und sorgen für lückenlose Nachvollziehbarkeit.

Ab sofort können Sie unter „Personen" im Reiter „Verfügbarkeit" genau festlegen, mit wie viel Prozent Kapazität eine Ressource in Projekten berücksichtigt werden soll. Damit lassen sich realistische Arbeitslasten besser abbilden:

• Beispiel: Eine Person, die nur zu 80 % für Projektarbeit eingeplant ist, wird entsprechend in der Auslastung berücksichtigt.
• Auch höhere Werte sind möglich, etwa für Team- oder Maschinenressourcen, die mehr als 100 % Kapazität bereitstellen.

So können Sie sowohl individuelle Grundlasten von Mitarbeitenden als auch abstrakte Ressourcen wie Teams oder Maschinen flexibel und präzise abbilden.

In der Auslastungsansicht müssen Sie nicht mehr jede Person einzeln hinzufügen. Stattdessen können Sie nun direkt ganze Abteilungen auswählen oder frei definierbare Teams erstellen. Dadurch sehen Sie sofort die kumulierte Auslastung einer gesamten Einheit – ideal für Ressourcenplaner:innen, die den Überblick auf höherer Ebene behalten möchten.

In der Auslastungsansicht können Sie nun individuelle Zusammenstellungen von Ressourcen nicht nur für sich selbst einrichten, sondern auch global für alle User im Account freigeben. So stellen Sie sicher, dass alle mit derselben Ansicht arbeiten – niemand muss sich eigene Ansichten mit den passenden Personen mühsam zusammenbauen.

Eine Ansicht lässt sich ganz einfach über das Drei-Punkte-Menü mit der Option „Ansicht freigeben" teilen. Freigegebene Ansichten sind leicht erkennbar: Neben dem Namen erscheint ein Personen-Icon, und zusätzlich wird angezeigt, von wem die Ansicht freigegeben wurde. User sehen selbstverständlich nur die Auslastung, wenn sie die entsprechenden Rechte besitzen.

Sie möchten arbeitsfreie Tage wie z. B. Feiertage oder Betriebsurlaub im Kalender abbilden? Diese müssen Sie nun nicht mehr händisch in den Einstellungen anlegen, sondern können sie bequem per Excel-Datei oder iCalendar-Datei hochladen.

Die Datei muss dabei Angaben zum Namen des arbeitsfreien Tages sowie Start und Ende enthalten. Optional können Sie außerdem eine Spalte „Für alle Kalender" hinzufügen, wenn die Einträge für sämtliche Kalender gelten sollen. So lassen sich umfangreiche Kalenderdaten schnell importieren und zentral für die gesamte Organisation bereitstellen.

• Auswahl von offenen vs. abgeschlossenen Aufgaben: Beim Erstellen von Zeiteinträgen sehen Sie nun sofort, welche Aufgaben offen und welche bereits abgeschlossen sind. Offene Aufgaben werden automatisch oben angezeigt – so finden Sie schneller die richtige Zuordnung für Ihre Zeiteinträge.
• Regler: Aufgaben von anderen anzeigen: Standardmäßig werden bei der Zuordnung eines Zeiteintrags nur Ihre eigenen Aufgaben angezeigt. Das macht die Auswahl übersichtlicher und beschleunigt den Prozess. Bei Bedarf können Sie per Regler jedoch auch die Aufgaben anderer Teammitglieder einblenden.

• Neue Spalte „Dauer (Arbeitstage)": In der Zeiterfassung steht Ihnen nun zusätzlich zur Spalte „Dauer (Stunden)" auch die neue Spalte „Dauer (Arbeitstage)" zur Verfügung. Damit lassen sich Zeitaufwände je nach Anforderung in Stunden oder auf Tagesbasis darstellen.

Sie können nun gesamte Ordner in Projekten verschieben – die Änderung wird automatisch auch in SharePoint, FileStore etc. übernommen (sofern verknüpft).

Ab sofort lassen sich Projektrisiken direkt in InLoox erfassen, bewerten und minimieren – für mehr Transparenz und Steuerungssicherheit im Projektverlauf. Der neue Bereich "Risiken" unterstützt Sie dabei, potenzielle Gefahren anhand von Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung auf einer 5-stufigen Skala zu bewerten. Daraus ergibt sich automatisch die Risikostufe Gering, Mittel oder Hoch.

Besonders praktisch: Um aus der Analyse direkt ins Handeln zu gelangen, können Sie Risiken direkt mit risikominimierenden Aufgaben verknüpfen.

Ab sofort können Sie innerhalb von Aufgaben eigene Checklisten anlegen. Das ist ideal, um kleinere, untergeordnete To-dos direkt in der Aufgabe zu erfassen. So lässt sich der Fortschritt noch genauer abbilden, ohne dafür separate Aufgaben anlegen zu müssen. Jeder Eintrag in der Checkliste lässt sich bequem abhaken, sobald erledigt. Damit behalten Sie und Ihr Team jederzeit den Überblick über den Bearbeitungsstand.

Ab sofort können Sie in der Aufgabenliste projektspezifische eigene Spalten anlegen, ganz ohne Administratorrechte. Diese benutzerdefinierten Felder gelten nur innerhalb eines bestimmten Projekts und erscheinen ausschließlich in der Listenansicht der Aufgaben.

Und so funktioniert's: Öffnen Sie ein Projekt, wechseln in den Bereich Aufgaben und wählen Sie die Listenansicht (nicht die Kanban-Ansicht). Neu ist nun der Button "Feld hinzufügen", mit dem Sie eine zusätzliche Spalte hinzufügen und so individuelle Informationen direkt erfassen können. Zur Auswahl stehen folgende Feldtypen: Text, Datum, Ganzzahl, Dezimal, Kontrollfeld, Liste oder Währung.

Die Auslastungsansicht ist jetzt dank eines neuen Farbschemas noch übersichtlicher. Je nach Grad der Auslastung erfolgt die Darstellung nun farblich abgestuft, wodurch Sie auf einen Blick erkennen können, wo Kapazitäten knapp werden oder bereits deutlich überschritten sind:

• Grün: bis 100 %
• Gelb: über 100 % bis 150 %
• Rot: über 150 % bis 200 %
• Lila: über 200 %

Außerdem neu: Abwesenheiten werden nun direkt in der Auslastung durch ein Icon gekennzeichnet. Ein Ausrufezeichen weist darauf hin, dass Personen trotz Abwesenheit für eine Aufgabe gebucht sind – so können Sie mögliche Konflikte sofort erkennen und Anpassungen vornehmen. Die Grundlage für diese Anzeige bilden die arbeitsfreien Tage, die entweder:

• in den Account-Einstellungen für bestimmte Kalender hinterlegt wurden (z. B. Feiertage), oder
• individuell im Bereich "Personen" gepflegt sind (z. B. persönliche Urlaubstage).

Neben dem Projektnamen wird nun zusätzlich die Projektnummer angezeigt – so vermeiden Sie Verwechslungen bei gleich oder ähnlich lautenden Projekten.

Ab sofort können Sie Ihre Gantt-Planung ganz einfach nach Excel exportieren – ideal, wenn Sie Projektpläne außerhalb von InLoox weitergeben möchten. Exportiert werden alle Spalten und Inhalte, die Sie in der Gantt-Ansicht eingeblendet haben. So behalten Sie die volle Kontrolle darüber, welche Informationen in der Excel-Datei enthalten sind.

In der Gantt-Planung können Sie nun per Multiselekt mehrere Elemente auf einmal bearbeiten. Das spart Zeit und macht die Planung noch effizienter. Konkret stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

• Mehreren Planungselementen gleichzeitig eine Farbe zuweisen oder ändern
• Mehrere Planungselemente als erledigt markieren
• Mehrere Planungselemente löschen
• Mehreren Aufgaben in der Planung gleichzeitig eine Ressource zuweisen

Der Gantt-Druck bietet nun mehr Flexibilität und Informationen:

• Nur ausgewählte Zeilen drucken: Neu ist die Option, nur bestimmte Zeilen zu drucken. Markieren Sie diese einfach und wählen bei den Druckeinstellungen "Ausgewählte Zeilen".
• Alle Spalten verfügbar: Für den Druck stehen jetzt alle Spalten zur Verfügung, einschließlich eigener Felder (zuvor war die Auswahl auf bestimmte Spalten beschränkt).
• Checkbox "Kopf- und Fußzeile": Wenn aktiviert, werden zusätzlich der Projektname, das Druckdatum, der Name der druckenden Person sowie die Seitenzahl auf dem Ausdruck angezeigt.

Neue Optionen für Vorgangsbeschriftungen in der Gantt-Planung​

Sie können nun flexibel einstellen, wo die Beschriftungen Ihrer Vorgänge erscheinen sollen. Wählen Sie zwischen einer Anzeige links oder rechts neben dem Planungselement – oder blenden Sie die Beschriftungen vollständig aus, wenn Sie eine besonders klare, reduzierte Ansicht bevorzugen.

Mit der neuen Dashboard-Vorlage "Projekt Gesundheit" behalten Sie den Gesamtzustand Ihrer Projekte jederzeit im Blick – kompakt, visuell und aussagekräftig. Das Dashboard zeigt Ihnen den Status aus drei zentralen Perspektiven:

• Zeit: Basiert auf den Zeitwarnungen "Planende überschritten" und "Projektende überschritten"
• Budget: Vergleicht Plan- vs. Ist-Werte. Über die Dashboard-Parameter-Einstellung (Button ganz oben rechts) können Sie die Prozentrange für Budgetwarnungen individuell festlegen
• Risiko: Bewertet nach Höhe des Risikos (Einstellung auf der Betreuungsseite) im Projekt

Daraus ergibt sich ein Gesamtstatus, welcher sich aus dem Durchschnitt der drei Werte Zeit, Budget und Risiko berechnet.

Dieses und weitere Templates können Sie unter Vorlagen herunterladen und anschließend in InLoox importieren.

Die allgemeine Suchfunktion oben in InLoox ist jetzt noch praktischer: Sobald Sie in das Suchfeld klicken, werden Ihnen neben den normalen Suchergebnissen auch Ihre zuletzt aufgerufenen Projekte angezeigt. So können Sie besonders schnell auf die zuletzt bearbeiteten Projekte zugreifen, ohne lange in der Projektliste suchen zu müssen.

Im Bereich "Erfassen" wird das Verbuchen von Kalenderterminen oder Ablegen von Mails auf Projekte jetzt deutlich übersichtlicher. Dank zwei neuer Regler können Sie die Anzeige gezielt steuern und mehr Fokus auf das Wesentliche schaffen:

• Verbuchte Elemente anzeigen: Blenden Sie bisher erfasste Zeiten aus und vermeiden somit überlange, unübersichtliche Listen.
• Abgeschlossene Projekte anzeigen: Reduzieren Sie die Ansicht auf aktuell laufende Projekte, indem Sie abgeschlossene Projekte ausblenden.

Wenn Sie E-Mails oder Anhänge über den Bereich "Erfassen" in InLoox ablegen, wählen Sie zunächst wie gewohnt ein Projekt aus, in dem die Inhalte gespeichert werden. Neu ist jetzt: Abgelegte Mails, Anhänge oder Dokumente können Sie anschließend in einen bestimmten Ordner innerhalb des Projekts verschieben.

Neben dem Dokumentennamen finden Sie ein neues Symbol, mit dem Sie den Dialog "Verschieben in Ordner" öffnen. Dort können Sie das Dokument in einen bestehenden Ordner verschieben oder bei Bedarf direkt einen neuen Ordner anlegen.

Die InLoox Mobile App wurde um ein weiteres zentrales Element im Projektmanagement erweitert: die Zeiterfassung. Damit können Sie nun auch von unterwegs Zeiten direkt auf Projektaufgaben buchen.

Sobald eine Aufgabe einem Projekt zugeordnet ist, erscheint in der oberen Navigationsleiste der neue Reiter "Zeit". Über das Plus-Symbol wählen Sie die gewünschte Dauer und können anschließend (wie aus der Web App bekannt) weitere Informationen ergänzen, etwa eine Beschreibung.

Dokumente als Favoriten markieren​

Im Bereich "Dokumente" steht Ihnen jetzt die neue Spalte "Favorit" zur Verfügung. Per Klick auf das Sternsymbol können Sie Dokumente markieren, die Sie besonders häufig verwenden oder schnell wiederfinden möchten.

Zusätzlich gibt es im linken Ordner-Menü den neuen Ordner "Dokumenten-Favoriten". Dort werden alle als Favorit markierten Dokumente angezeigt – unabhängig davon, in welchem Unterordner sie abgelegt sind. So finden Sie wichtige Dateien noch schneller.

Weitere Vorschaumöglichkeiten bei Dokumenten​

Für angebundene SharePoint Online-Bibliotheken steht die Vorschau im Browser nun auch für speziellere Dateiformate wie z.B. MSG, ZIP oder Audio-Dateien zur Verfügung – ein Download ist damit nicht mehr nötig.

In der globalen Aufgabenliste stehen Ihnen im Kontextmenü (drei Punkte rechts neben dem Aufgabennamen) jetzt zusätzliche Aktionen zur Verfügung. Bisher konnten Sie hier neue Aufgaben erstellen, die ausgewählte Aufgabe als erledigt markieren oder löschen. Neu hinzugekommen sind folgende Optionen:

• Aufgabe duplizieren: Erstellt eine exakte Kopie der Aufgabe.
• Projekt öffnen: Springt direkt zur Betreuungsseite des zugehörigen Projekts.
• Projekt-Aufgabenansicht öffnen: Öffnet die Aufgaben des Projekts in der Kanban-Board-Ansicht.

Für Berichte stehen Ihnen jetzt zwei weitere Root-Datenquellen zur Verfügung:

• Kontakte >> Aufgaben
• Kontakte >> Zeiterfassung

Damit können Sie Auswertungen nicht nur projektzentriert, sondern auch kontaktzentriert erstellen. So sehen Sie beispielsweise, welche Aufgaben einem bestimmten Kontakt zugeordnet sind oder welche Zeiten ein Kontakt erfasst hat – unabhängig davon, in welchem Projekt diese liegen.