Outlook-Kalendereinträge in InLoox nacherfassen

VIDEO-TUTORIAL: Zeiterfassung von Outlook-Terminen

Mit der Microsoft 365-Integration werden Ihre Outlook-Kalendertermine direkt im Zeiterfassungs-Kalender von InLoox angezeigt. Von dort können Sie diese mit wenigen Klicks als Zeiteinträge verbuchen.

hinweis

Diese Funktionalität war zuvor als Erfassen verfügbar. Seit InLoox 26.1 (Februar 2026) wurde die Zeiterfassung aus Outlook-Kalendereinträgen in den Bereich Zeit verschoben.

Voraussetzungen

Zum Nacherfassen von Outlook-Kalendereinträgen in InLoox müssen folgende Anforderungen erfüllt sein:

Erforderlich:

• Aktive Verbindung zu Microsoft 365
• Berechtigung Outlook-Kalender für Zeiterfassung nutzen aktiviert

Optional:

• Berechtigung Kategorie beim Buchen von Terminen aktiviert
• Berechtigung Änderungen an InLoox-Aufgaben aktualisieren Kalendereinträge aktiviert
• Berechtigung Änderungen an Kalendereinträgen aktualisieren die InLoox-Aufgabe aktiviert

Die Microsoft 365-Verbindung und Berechtigungen werden im Integration Center in InLoox konfiguriert.

Kalenderansicht konfigurieren

1. Navigieren Sie zu Zeit und wechseln Sie in die Ansicht Kalender.
2. Aktivieren Sie oben rechts Outlook-Termine.
3. Klicken Sie in das Feld Kalender, um Ihren eigenen Kalender oder freigegebene Kalender auszuwählen.
4. Ändern Sie bei Bedarf die Ansicht von Arbeitswoche (Standard) auf Tag oder Woche.
5. Klicken Sie auf das Zeitintervall-Symbol, um die Standarddauer zu ändern (z. B. von 30 auf 60 Minuten).
6. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü, um zu konfigurieren:
   • Kapazitätsanzeige — Zeigt die täglich geplanten Stunden basierend auf Ihren Kalenderarbeitszeiten und Kapazitätseinstellungen an.
   • Zeiteintrag nach Anlegen öffnen — Öffnet den Zeiteintrag im Seitenbereich zur Bearbeitung der Details.
   • Private Termine anzeigen — Zeigt als privat markierte Outlook-Termine an.
   • Termin-Beschreibung erfassen — Übernimmt den Beschreibungstext des Termins in die Beschreibung des Zeiteintrags.
   • Kategorie auf Termin setzen — Erfordert, dass Sie InLoox in Ihren Profileinstellungen Schreibzugriff auf den Kalender gewähren.

Outlook-Einträge nacherfassen

1. Ziehen Sie einen Kalendereintrag in die Spalte "Erfasst" oder klicken Sie darauf und wählen Erfassen.
2. Wählen Sie das Projekt, dem der Zeiteintrag zugeordnet werden soll.
3. Um in einem abgeschlossenen Projekt zu erfassen, aktivieren Sie Abgeschlossene Projekte anzeigen.
4. InLoox öffnet den Zeiteintrag, in dem Sie Details ändern oder ergänzen können.

tipp

Wenn einem erfassten Eintrag eine Kostengruppe zugewiesen wird, berechnet InLoox automatisch die tatsächlichen Ausgaben in den Projektfinanzen.

tipp

Wenn ein Outlook-Termin eine InLoox-Projektnummer mit vorangestelltem # enthält (z. B. #1234), schlägt InLoox beim Verbuchen automatisch das passende Projekt vor. So entfällt die manuelle Suche nach dem Projekt.

Kategorie automatisch setzen

Zusätzliche Voraussetzung: Aktivieren Sie im Integration Center die Berechtigung Kategorie zum Termin nach Buchung hinzufügen.

So weisen Sie erfassten Terminen automatisch eine Kategorie zu:

1. Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Menü oben rechts.
2. Aktivieren Sie Kategorie zum Termin hinzufügen.
3. Nach der Erfassung wird der Outlook-Termin grün markiert und erhält die Kategorie InLoox.

info

Diese Kategorisierung hilft, Doppelbuchungen zu vermeiden, da sofort erkennbar ist, welche Termine bereits in InLoox erfasst wurden.