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Personen & Kontakte

Im Bereich Personen von InLoox verwalten Sie alle Kontakte, die mit Ihrem Account verknüpft sind. Kontakte können mit Organisationen verknüpft werden, um nachzuhalten, zu welchem Unternehmen oder Kunden eine Person gehört.

Erste Schritte

Wenn Sie erst seit kurzem mit InLoox arbeiten, ist dieser Bereich bis auf Ihren eigenen Kontakt und eventuell der Person, die Sie eingeladen hat, leer.

Microsoft 365 Kontaktsynchronisation​

Wenn Sie Ihren InLoox Account mit Microsoft 365 verbunden haben, können Sie unter InLoox Account Einstellungen → Integrationen → Microsoft 365 Integration die Synchronisation mit Ihren Microsoft 365-Kontakten aktivieren. Damit stehen diese Kontakte in InLoox als Personen zur Verfügung.

Erfahren Sie im Hilfe-Artikel Kalender- und Kontaktsynchronisation, wie Sie die Synchronisation einrichten.

Microsoft 365 Kontaktsynchronisation

hinweis

Um die Microsoft 365 Kontaktsynchronisation einzurichten, müssen Sie sowohl InLoox-Administrator als auch Microsoft 365-Administrator sein.

Synchronisierte Kontakte erkennen Sie in der Personenliste an der Spalte Kontakt synchronisiert: Sie steht bei allen Kontakten, die aus Microsoft 365 übernommen wurden, auf Ja. Filtern oder gruppieren Sie die Liste nach dieser Spalte, um nur diese Kontakte anzuzeigen.

Diese synchronisierten Personen sind noch keine InLoox-Benutzer. Wenn Sie einer Person Zugriff zu Ihrem InLoox Account geben möchten, müssen Sie die Person zuerst einladen. Klicken Sie dafür auf den Eintrag und anschließend auf den Button Einladen.

warnung

Stellen Sie sicher, dass Sie genügend freie Lizenzen haben. Weisen Sie bei Bedarf eine Lizenz zu — mehr dazu im Hilfe-Artikel Verteilung der Benutzerlizenzen.

Berechtigungen​

Der Zugriff auf den Bereich Personen wird durch globale Benutzerberechtigungen gesteuert. Administratoren können den Zugriff über folgende globale Berechtigungen einschränken:

  • Personen lesen — Legt fest, ob ein Benutzer den Bereich Personen sehen kann. Ist diese Berechtigung deaktiviert, wird der Bereich komplett ausgeblendet.
  • Personen bearbeiten — Legt fest, ob ein Benutzer Kontakteinträge bearbeiten darf. Ohne diese Berechtigung können Benutzer lediglich ihre eigene Verfügbarkeit verwalten (z. B. arbeitsfreie Tage hinzufügen), aber keine Kontaktdaten bearbeiten; auch das Anlegen und Löschen von Kontakten ist dann nicht möglich.
  • Alle Personen in Kontaktauswahl verfügbar — Legt fest, ob ein Benutzer alle Kontakte sehen kann, wenn er Kontakte auswählt (z.B. als Projektmitglied oder Ressource einer Aufgabe). Ist diese Berechtigung deaktiviert, sieht der Benutzer nur Kontakte, mit denen er bereits in Projekten zusammenarbeitet. Diese müssen als direkte Projektmitglieder (via Projektrolle als Kontakt oder Gruppe) eingetragen sein.
Empfohlene Berechtigungseinstellungen

Für externe Kontakte (z. B. Kunden, Freelancer, Berater) empfehlen wir, alle drei Berechtigungen oben zu deaktivieren. So können externe Benutzer nur noch die grundlegenden Daten (Name, Email-Adresse, Kontaktbild) von Kontakten sehen, die auch direkte Projektmitglieder in den verfügbaren Projekten sind. Alle weiteren Kontakte stehen dann nicht zur Verfügung.

Für interne Benutzer aktivieren Sie Alle Personen in Kontaktauswahl verfügbar, damit sie alle Kontakte sehen können, wenn sie Projektmitglieder hinzufügen. Zusätzlich aktivieren Sie Personen lesen für Benutzer, die einen breiteren Zugriff auf den Personenbereich benötigen (z. B. Projektleiter, Personalabteilung).

Wir empfehlen außerdem, das globale Benutzerrecht Personen bearbeiten nur einem kleinen Personenkreis zu geben.

Personenliste anpassen​

Die Liste der Personen können Sie mit Spalten anpassen, um die für Sie relevanten Informationen anzuzeigen.

Zusätzlich können Sie die Personenliste über die vordefinierten Schnell-Gruppierungen in der Toolbar gruppieren:

  • Firma — Gruppiert die Kontakte nach Firmenname.
  • Abteilung — Gruppiert die Kontakte nach Abteilung.
  • Ort — Gruppiert die Kontakte nach Ort.
  • Firma > Abteilung — Gruppiert die Kontakte zuerst nach Firma, dann nach Abteilung innerhalb jeder Firma.

Für individuelle Gruppierungen über die vordefinierten Optionen hinaus aktivieren Sie den Fortgeschrittenen Modus über oben rechts. Im Fortgeschrittenen Modus können Sie Spalten in den Gruppierungsbereich oberhalb der Tabelle ziehen, um eigene Gruppierungen zu erstellen.

Sie können die Liste außerdem filtern und sortieren, um genau die benötigten Daten anzuzeigen, und angepasste Ansichten speichern.

Personen löschen​

Berechtigung erforderlich

Um Kontakte zu löschen, müssen Sie das globale Benutzerrecht Personen bearbeiten haben. Ohne dieses Recht stehen die Funktionen zum Löschen nicht zur Verfügung.

  1. Öffnen Sie Personen im Hauptmenü.
  2. Löschen Sie die Kontakte:
    • Einzelner Kontakt: Klicken Sie auf den Kontakteintrag und wählen Sie Kontakt löschen im oben rechts im Seitenpanel.
    • Mehrere Kontakte: Markieren Sie die Kontakte in der Liste und klicken Sie in der Aktionsleiste auf die Schaltfläche Löschen. Bestätigen Sie die Abfrage mit Löschen.

Gelöschte Kontakte werden nicht mehr in der Liste Personen angezeigt und können in der Kontaktauswahl nicht mehr ausgewählt werden.

Personen mit Benutzerkonto

Ein Kontakt, der mit einem Benutzerkonto verknüpft ist, kann nicht gelöscht werden. Entfernen Sie zuerst den Zugriff: Öffnen Sie den Kontakteintrag und wählen Sie Zugriff entfernen im . Anschließend ist der Eintrag ein normaler Kontakt und Sie können ihn löschen. Weitere Informationen finden Sie im Hilfe-Artikel Verteilung der Benutzerlizenzen.

Wenn Sie mehrere Kontakte gleichzeitig löschen, überspringt InLoox die Personen mit einem Benutzerkonto und zeigt an, wie viele der ausgewählten Personen nicht gelöscht wurden. Alle übrigen Kontakte werden gelöscht.

Kommentare und Änderungen zu einem Kontakt​

Wenn Sie einen Kontakteintrag öffnen, wird auf der rechten Seite der Bereich Aktivitäten angezeigt. Er funktioniert genauso wie der Aktivitätenbereich in Projekten und Aufgaben und enthält drei Tabs:

  • Kommentare — Hinterlassen Sie Kommentare zum Kontakteintrag, zum Beispiel zu Arbeitszeiten, Zuständigkeiten oder Absprachen. Über die @-Funktion sprechen Sie Kollegen direkt an — diese erhalten dann eine Benachrichtigung. Weitere Details finden Sie unter Kommentare.
  • Änderungen — Zeigt, wer wann welche Kontaktdaten geändert hat. Weitere Details finden Sie unter Aktivitätsverfolgung.
  • Alles — Zeigt Kommentare und Änderungen gemeinsam in chronologischer Reihenfolge.

Über das Suchfeld oberhalb der Tabs durchsuchen Sie die Einträge des geöffneten Kontakts.

Kommentare und Änderungen zu einem Kontakteintrag

Themen​

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