Zeitgesteuerte Berichte
Die zeitgesteuerten Berichte (auch Berichtsautomatisierung oder Report-Automation genannt) erzeugen einen Bericht nach einem wiederkehrenden Zeitplan — automatisch, zum Beispiel jeden Montagmorgen einen Wochen-Projektstatusbericht. Anders als die übrige Automatisierung, die auf Auslöser (Trigger, Ereignisse) an Datensätzen reagiert, ist die Berichtsautomatisierung rein zeitbasiert.
Die Berichtsautomatisierung öffnen
Öffnen Sie im Bereich Berichte die Berichtsliste und klicken Sie in der Symbolleiste auf Automatisierung und anschließend auf Neue Automatisierung erstellen. Ihre vorhandenen Berichtsautomatisierungen werden im selben Menü aufgelistet, wo Sie eine zum Bearbeiten öffnen können.
Eine Berichtsautomatisierung konfigurieren
Eine Berichtsautomatisierung hat einige Einstellungen:
| Einstellung | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Ein klarer Name, zum Beispiel Wöchentlicher Projektstatusbericht. |
| Zeitplan | Wie oft der Bericht erzeugt wird — Täglich, Wöchentlich, Monatlich oder Jährlich. Je nach gewähltem Zeitplan stehen weitere Einstellungen zur Verfügung: Täglich: Uhrzeit wählen und optional das Kontrollkästchen Nur Werktage (Mo–Fr) aktivieren, um Wochenenden zu überspringen. Wöchentlich: Uhrzeit wählen und einen oder mehrere Wochentage auswählen (Mo, Di, Mi, Do, Fr, Sa, So). Monatlich: Tag auswählen (1–31) und eine Uhrzeit festlegen. Jährlich: Monat, Tag und Uhrzeit auswählen. |
| Berichtsquelle | Welches Berichtslayout erzeugt werden soll. Wählen Sie einen Bericht aus der Dropdownliste. Die Einträge sind alphabetisch nach Namen sortiert. |
| Exportformat | PDF, Word (DOCX) oder Excel (XLS). |
Ausführen, aktivieren und deaktivieren
Nach dem Speichern läuft die Berichtsautomatisierung nach ihrem Zeitplan und erzeugt den Bericht im gewählten Format. Sie können eine Automatisierung mit dem Schieberegler aktivieren oder deaktivieren, um sie zu pausieren, ohne sie zu löschen — genau wie andere Automatisierungsregeln.
Berichtsautomatisierungen in den Account-Einstellungen verwalten
Ihre Berichtsautomatisierungen werden in den InLoox Account-Einstellungen unter Automatisierungen neben Ihren übrigen Regeln in der eigenen Gruppe Berichte angezeigt. Die Gruppe erscheint im Reiter Meine Automatisierungen und für Administratoren auch im Reiter Alle Benutzer.
Eine Berichtsautomatisierung erkennen Sie an der Kennzeichnung Zeitplan mit Uhr-Symbol statt eines Element-Auslösers; Anzahlen für Bedingungen und Aktionen werden nicht angezeigt. Sie können sie dort verwalten:
- Mit dem Schieberegler aktivieren oder deaktivieren.
- Den Ausführungsverlauf über die Schaltfläche Ausführungen anzeigen öffnen.
- Als Administrator über Verantwortlichen ändern einer anderen Person übergeben — siehe Regeln verwalten.
- Mit dem Papierkorb-Symbol löschen.
Zeitplan und Berichtslayout bearbeiten Sie weiterhin in der Liste Berichte. Eine Berichtsautomatisierung hat in den Einstellungen daher keinen Bearbeiten-Button, und ihr Name ist ein einfacher Text, dessen Kurzinfo auf die Liste Berichte verweist.
Berechtigungen
Report-Automatisierungen folgen demselben Zugriffsmodell wie die übrige Automatisierung — siehe Regeln verwalten.