Aktionen

Aktionen legen fest, was eine Regel tut. Eine Regel benötigt mindestens eine Aktion, und Sie können mehrere hinzufügen — sie werden in der Reihenfolge ausgeführt, in der Sie sie hinzufügen. Viele Textfelder von Aktionen akzeptieren Tokens, die Live-Werte aus dem auslösenden Datensatz einfügen.

Wie Sie Aktionen im Editor hinzufügen, lesen Sie unter Eine Regel erstellen.

Datumsfelder

Die Datumsfelder einer Aktion enthalten ein festes Datum oder ein relatives Datum, das InLoox beim Lauf der Regel auswertet — zum Beispiel Heute oder In 3 Tagen. Die Dropdown-Liste funktioniert genauso wie die in den Datumsbedingungen eines Auslösers; die Optionen und ihre Auswertung stehen in der Referenz Bedingungen.

Relative Daten stehen in diesen Aktionsfeldern zur Verfügung:

• Projektfelder setzen — Startdatum, Enddatum
• Aufgabenfelder setzen — Start, Fälligkeit
• Budget erstellen und Budgetfelder setzen — Budgetdatum
• Der Wert jedes Actions Eigenes … Feld setzen in einem eigenen Feld vom Typ Datum

Eigene Datumsfelder bieten auch Jetzt

Ein eigenes Datumsfeld speichert Datum und Uhrzeit. Sein Wert bietet deshalb zusätzlich Jetzt, und In und Vor werden von der aktuellen Zeit aus gerechnet. Der relative Wert wird einmal aufgelöst, in dem Moment, in dem die Automatisierung das Feld schreibt.

Nicht für Zeiterfassungsdaten verfügbar

Die Felder Beginn und Ende der Aktionen Zeiterfassung erstellen und Zeiterfassungsfelder setzen enthalten immer ein festes Datum mit Uhrzeit.

Projekt-, Kommunikations- und Berichte-Aktionen

Projekt

Aktion	Zweck	Wichtigste Felder
Projektfelder setzen	Felder des Projekts aktualisieren.	Projektname, Beschreibung, Startdatum, Enddatum, Priorität, Risiko-/Wert-/Größenbewertung
Eigenes Projektfeld setzen	Ein eigenes Projektfeld setzen.	Name des eigenen Feldes, Wert des eigenen Feldes
Projektstatus setzen	Den Status des Projekts setzen.	Status
Projektnotiz hinzufügen	Eine Notiz zum Projekt hinzufügen.	Notiztext
Projektmitglied hinzufügen	Ein Mitglied zum Projekt hinzufügen.	Mitglied, Mitgliedsrolle
Projektkategorie hinzufügen	Eine Kategorie zum Projekt hinzufügen.	Kategorie
Projektkategorie entfernen	Eine Kategorie aus dem Projekt entfernen.	Kategorie
Projektabteilung setzen	Die Abteilung des Projekts setzen.	Abteilung
Projektkunde setzen	Den Kunden des Projekts setzen.	Kunde
Projektportfolio setzen	Das Portfolio des Projekts setzen.	Portfolio
Projekt archivieren	Das Projekt archivieren.	Archiviert

Kommunikation

Aktion	Zweck	Wichtigste Felder
E-Mail senden	Eine E-Mail senden.	Empfänger, Betreff, Nachrichtentext
Webhook aufrufen	Eine HTTPS-Anfrage an einen externen Dienst senden.	URL, Methode, Inhaltstyp, Anfragetext

Für eine Aktion E-Mail senden können Sie bis zu 10 Empfänger angeben. Jeder Empfänger zählt zum kontoweiten Limit von 10 E-Mails pro Minute.

Der Nachrichtentext behält die von Ihnen eingegebenen Zeilenumbrüche. Einfache HTML-Formatierungen wie fetter Text und Aufzählungen werden unterstützt — siehe Eine Regel erstellen.

Editionsverfügbarkeit

Die Aktionen E-Mail senden und Webhook aufrufen sind in allen InLoox-Editionen außer Demo-Editionen verfügbar.

Bei Webhook aufrufen können URL und Anfragetext Tokens enthalten. Die URL muss HTTPS verwenden. Wenn der Aufruf eine Nicht-2xx-Antwort zurückgibt, ein Timeout erreicht oder keine Verbindung hergestellt werden kann, wird der Automatisierungslauf mit einem Fehler beendet.

Ziele, die ein Webhook aufrufen kann

InLoox sendet die Anfrage nur, wenn die URL die Sicherheitsprüfung besteht:

• Die URL muss das Ziel über einen Hostnamen ansprechen. URLs, die eine IP-Adresse enthalten, werden abgelehnt.
• Diese Ziele werden in jeder Edition nie aufgerufen: localhost, app.inloox.com sowie Hostnamen mit den Endungen .local, .internal oder .localhost. Gleiches gilt für alle Hostnamen, die auf eine Loopback-Adresse, eine Link-Local-Adresse (einschließlich des Cloud-Metadaten-Dienstes 169.254.169.254) oder die nicht spezifizierte Adresse (0.0.0.0 / ::) auflösen.
• Cloud-Editionen: Ziele in privaten Netzwerken sind gesperrt — die Bereiche 10.0.0.0/8, 172.16.0.0/12 und 192.168.0.0/16 sowie die IPv6-Bereiche Unique-Local und Site-Local. Ein Webhook kann in der Cloud kein System in Ihrem eigenen Firmennetzwerk aufrufen.
• InLoox Self-Hosted: Private Adressen sind zulässig, das heißt, die Aktion kann Systeme in Ihrem eigenen Firmennetzwerk aufrufen. Die oben genannten Ziele bleiben gesperrt.

Eine URL, die InLoox ablehnt, beendet den Automatisierungslauf mit einem Fehler.

Berichte

Aktion	Zweck	Wichtigste Felder
Report erstellen	Einen Report aus dem Datensatz erzeugen.	Layout, Exportformat (PDF / Word / Excel)

hinweis

Die Aktion Report erstellen erfordert die Leseberechtigung für Berichte. Ohne diese Berechtigung werden Berichtslayouts im Automatisierungsdialog nicht geladen.

Projekte

Zusätzlich zu den obigen Projekt-, Kommunikations- und Berichte-Aktionen bietet der Projektbereich die Gruppe Elemente erstellen.

Aktion	Zweck	Wichtigste Felder
Aufgabe erstellen	Eine neue Aufgabe im Projekt erstellen.	Aufgabenname, Beschreibung, Kontakt, Aufwand
Finanzen erstellen	Einen neuen Finanzplan erstellen.	Name, Plantyp, Datum, Kontakt
Finanzen aus Vorlage erstellen	Einen Finanzplan aus einer Vorlage erstellen.	Finanzvorlage
Dokumentverknüpfung erstellen	Eine Dokumentverknüpfung erstellen.	Linkadresse, Übergeordneter Ordner
Zeiterfassung erstellen	Einen Zeiteintrag erstellen.	Name, Erfasst von, Beginn, Ende, Abrechenbar

Aufgaben

Zusätzlich zu den obigen Projekt-, Kommunikations- und Berichte-Aktionen bietet der Aufgabenbereich die Gruppe Aufgabe.

Aktion	Zweck	Wichtigste Felder
Aufgabenfelder setzen	Felder der Aufgabe aktualisieren.	Aufgabenname, Beschreibung, Start, Fälligkeit, Aufwand, Erledigt, Abrechenbar
Aufgabenstatus setzen	Den Status der Aufgabe per Name setzen (innerhalb des Projekts abgeglichen); aus Standard- und projektspezifischen Status wählen oder einen Namen eingeben.	Status (Auswahl oder eingegebener Name)
Aufgabe zuweisen	Die Aufgabe einem Kontakt zuweisen.	Kontakt
Aufgabe erstellen	Eine neue Aufgabe erstellen.	Aufgabenname, Beschreibung, Kontakt, Aufwand
Kommentar hinzufügen	Einen Kommentar zur Aufgabe hinzufügen.	Kommentar, HTML
Eigenes Aufgabenfeld setzen	Ein eigenes Aufgabenfeld setzen.	Name des eigenen Feldes, Wert des eigenen Feldes
Mitwirkenden hinzufügen	Einen Mitwirkenden zur Aufgabe hinzufügen.	Kontakt, Arbeitsaufwand, Erledigt
Finanzstatus setzen	Den Status eines Finanzplans setzen.	Status
Zeiterfassung erstellen	Einen Zeiteintrag erstellen, der mit der auslösenden Aufgabe verknüpft wird.	Name, Erfasst von, Beginn, Ende, Abrechenbar
Stoppuhr starten	Die Stoppuhr der Zeiterfassung starten.	—
Stoppuhr stoppen	Die Stoppuhr der Zeiterfassung stoppen.	—

Finanzen

Zusätzlich zu den obigen Projekt-, Kommunikations- und Berichte-Aktionen bietet der Finanzbereich die Gruppe Finanzen.

Aktion	Zweck	Wichtigste Felder
Finanzfelder setzen	Felder des Finanzplans aktualisieren.	Name, Datum, Kontakt
Finanzstatus setzen	Den Status des Finanzplans setzen.	Status
Eigenes Finanzfeld setzen	Ein eigenes Finanzfeld setzen.	Name des eigenen Feldes, Wert des eigenen Feldes

Dokumente

Zusätzlich zu den obigen Projekt-, Kommunikations- und Berichte-Aktionen bietet der Dokumentbereich die Gruppe Dokument.

Aktion	Zweck	Wichtigste Felder
Dokumentstatus setzen	Den Status des Dokuments setzen.	Dokumentstatus
Dokumentkommentar hinzufügen	Einen Kommentar zum auslösenden Dokument hinzufügen.	Dokumentkommentar (unterstützt HTML)

Zeiteinträge

Zusätzlich zu den obigen Projekt-, Kommunikations- und Berichte-Aktionen bietet der Zeiteintragsbereich die Gruppe Zeiterfassung.

Aktion	Zweck	Wichtigste Felder
Zeiterfassungsfelder setzen	Felder des Zeiteintrags aktualisieren.	Name, Beschreibung, Beginn, Ende, Abrechenbar
Zeiterfassungskommentar hinzufügen	Einen Kommentar zum Zeiteintrag hinzufügen.	Kommentar
Eigenes Zeiterfassungsfeld setzen	Ein eigenes Zeiterfassungsfeld setzen.	Name des eigenen Feldes, Wert des eigenen Feldes

Planung

Zusätzlich zu den obigen Projekt-, Kommunikations- und Berichte-Aktionen bietet der Planungsbereich die Gruppe Planung.

Aktion	Zweck	Wichtigste Felder
Eigenes Planungsfeld setzen	Ein eigenes Planungsfeld setzen.	Name des eigenen Feldes, Wert des eigenen Feldes

Finanzposten

Zusätzlich zu den obigen Projekt-, Kommunikations- und Berichte-Aktionen bietet der Finanzpostenbereich die Gruppe Finanzposten.

Aktion	Zweck	Wichtigste Felder
Finanzpostenfelder setzen	Felder des Finanzpostens aktualisieren.	Beschreibung, Menge, Einheit, Preis pro Einheit, Abrechenbar
Eigenes Finanzpostenfeld setzen	Ein eigenes Finanzpostenfeld setzen.	Name des eigenen Feldes, Wert des eigenen Feldes

Risiken

Zusätzlich zu den obigen Projekt-, Kommunikations- und Berichte-Aktionen bietet der Risikobereich die Gruppe Risiko.

Aktion	Zweck	Wichtigste Felder
Eigenes Risikofeld setzen	Ein eigenes Risikofeld setzen.	Name des eigenen Feldes, Wert des eigenen Feldes

Personen

Zusätzlich zu den obigen Kommunikations-Aktionen bietet der Personenbereich die Gruppe Kontakt.

Aktion	Zweck	Wichtigste Felder
Eigenes Kontaktfeld setzen	Ein eigenes Kontaktfeld setzen.	Name des eigenen Feldes, Wert des eigenen Feldes

Organisationen

Zusätzlich zu den obigen Kommunikations-Aktionen bietet der Organisationsbereich die Gruppe Organisation.

Aktion	Zweck	Wichtigste Felder
Eigenes Organisationsfeld setzen	Ein eigenes Organisationsfeld setzen.	Name des eigenen Feldes, Wert des eigenen Feldes

Eigene Entitätstypen

Zusätzlich zu den obigen Projekt-, Kommunikations- und Berichte-Aktionen bietet jeder eigene Entitätstyp diese Aktionen:

Aktion	Zweck	Wichtigste Felder
Entitätsfelder setzen	Felder des Datensatzes im ausgewählten eigenen Entitätstyp aktualisieren.	Name, Beschreibung, Besitzer (Kontaktpicker), Projekt (Projektpicker, sofern verfügbar)
Entitäts-Customfeld setzen	Ein Customfeld des ausgewählten eigenen Entitätstyps setzen.	Customfeld (nur ausgewählter Typ; Formel-Customfelder ausgeschlossen), Wert

Siehe auch Auslöser und Bedingungen.