Regeln verwalten
Sobald Sie Automatisierungsregeln (auch Automationsregeln genannt) erstellt haben, verwalten Sie sie in dem Bereich des Elementtyps, für den sie gelten. Öffnen Sie dort den Button Automatisierung, um sie zu verwalten.
Zusätzlich können Sie in den InLoox Account-Einstellungen den Bereich Automatisierungen öffnen, um Ihre Automatisierungen bereichsübergreifend an einem Ort zu sehen. Der Reiter Meine Automatisierungen listet die von Ihnen erstellten Regeln nach Typ gruppiert auf (zum Beispiel Aufgaben, Projekte oder Dokumente), oben ergänzt um Zähler für die Gesamtzahl der Regeln sowie für aktive und inaktive Regeln. Die zeitgesteuerten Berichte aus der Berichtsliste erscheinen in beiden Reitern in der eigenen Gruppe Berichte.
Ansehen und bearbeiten
Öffnen Sie Automatisierung im jeweiligen Bereich (zum Beispiel in der Projektliste). Das Menü listet Ihre Regeln für diesen Elementtyp auf. Wählen Sie eine Regel per Klick auf das Stift-Symbol neben der Regel aus, um sie im Editor zu öffnen. Nehmen Sie dann Ihre Änderungen vor und klicken anschließend auf Speichern.
In den Account-Einstellungen werden die Berichtsautomatisierungen nicht bearbeitet. Sie haben kein Stift-Symbol, ihr Name ist ein einfacher Text, und statt eines Element-Auslösers zeigen sie die Kennzeichnung Zeitplan. Zeitplan und Berichtslayout bearbeiten Sie weiterhin in der Liste Berichte. Aktivieren, Deaktivieren, der Ausführungsverlauf und das Löschen funktionieren dort wie bei jeder anderen Regel — siehe Zeitgesteuerte Berichte.
Beim Erstellen oder Umbenennen einer Regel muss ihr Name unter den Automatisierungen desselben Erstellers eindeutig sein. Namen, die sich nur durch Groß- und Kleinschreibung oder Leerzeichen am Anfang und Ende unterscheiden, gelten als identisch. Berichtsautomatisierungen sind von dieser Prüfung ausgenommen: Der Name einer Berichtsautomatisierung blockiert keine Regel desselben Namens, und der Name einer Regel blockiert keine Berichtsautomatisierung.
Manuelle Automatisierungen starten
Regeln mit dem Auslöser Manuell gestartet können Sie direkt im Menü Automatisierung starten.
- Öffnen Sie eine unterstützte Liste und wählen Sie einen oder mehrere Datensätze aus.
- Öffnen Sie Automatisierung.
- Klicken Sie neben der manuellen Regel auf das Play-Symbol.
InLoox startet pro ausgewähltem Datensatz einen Lauf und bestätigt den Start mit einer Meldung. Prüfen Sie das Ergebnis im Ausführungsverlauf.
Sie können nur Ihre eigenen manuellen Regeln starten. Das Play-Symbol bleibt deaktiviert, wenn kein Datensatz ausgewählt ist, die Regel deaktiviert ist oder mehr als 100 Datensätze ausgewählt sind.
Aktivieren und deaktivieren
Eine gespeicherte Regel ist sofort aktiv. Sie können eine Regel per Schieberegler neben der entsprechenden Regel deaktivieren, um sie zu pausieren, ohne ihre Konfiguration zu verlieren, und sie später wieder aktivieren. Das Deaktivieren ist der sichere Weg, eine Regel vorübergehend anzuhalten — etwa während Sie testen oder Ihre Abläufe neu ordnen.
Löschen
Zum Löschen einer Regel klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol neben der Regel. InLoox fragt Sie zur Bestätigung nach — klicken Sie auf Löschen, um die Regel dauerhaft zu entfernen. Eine gelöschte Regel läuft nicht mehr und kann nicht wiederhergestellt werden; erstellen Sie sie bei Bedarf neu.
Ausführungen überwachen
Jedes Mal, wenn eine Ihrer Regeln ausgelöst wird, erstellt InLoox eine Ausführung (eine Instanz), die Sie anschließend nachverfolgen können — praktisch, um zu bestätigen, dass eine Regel wie erwartet gearbeitet hat, oder um nachzuvollziehen, warum nicht.
Öffnen Sie in den InLoox Account-Einstellungen den Bereich Automatisierungen und klicken Sie in einer Regelzeile auf Ausführungen anzeigen (das Verlauf-Symbol). Sie können die Ausführungen in Meine Automatisierungen öffnen und als Administrator zusätzlich in Alle Benutzer.
Der Dialog Ausführungen listet die neuesten Ausführungen der Regel. Jeder Eintrag zeigt Ergebnis, Startzeit und Dauer einer Ausführung. Fehlgeschlagene Ausführungen enthalten eine Zusammenfassung des Vorfalls, und über Fehlerdetails anzeigen klappen Sie die vollständigen Fehlerdetails auf.
Sie sehen die Ausführungen der Automatisierungen, für die Sie verantwortlich sind. Administratoren sehen im Reiter Alle Benutzer zusätzlich die Ausführungen jeder Automatisierung.
Berechtigungen und Zugriff
Der Zugriff auf die Automatisierung wird über eine eigene Berechtigung und über die Eigentümerschaft gesteuert. Die Automatisierung selbst ist in allen InLoox-Editionen enthalten — siehe Einführung.
Berechtigung "Automatisierungen bearbeiten"
Die Nutzung der Automatisierung erfordert die Berechtigung Automatisierungen bearbeiten. Ohne sie ist der Button Automatisierung nicht verfügbar.
Es handelt sich um eine globale Berechtigung — sie wird nicht pro Projekt oder pro Bereich vergeben. Wer sie besitzt, kann in allen Bereichen, die die Automatisierung unterstützen, Regeln erstellen (Aufgaben, Projekte, Finanzen, Dokumente, Zeiteinträge, Planung, Finanzposten, Risiken, Personen, Organisationen und Berichte).
Innerhalb einer Regel stehen nur Auslöser, Bedingungen und Aktionen für Daten zur Verfügung, für die Sie berechtigt sind — Optionen für Bereiche ohne Berechtigung sind ausgeblendet.
Eigentümerschaft und Verwaltung durch Administratoren
Standardmäßig sieht und verwaltet jeder Benutzer nur seine eigenen Automatisierungsregeln. Wenn Sie in einem Bereich Automatisierung öffnen, zeigt die Liste die Regeln, die Sie dort erstellt haben.
Administratoren können zusätzlich in den InLoox Account-Einstellungen den Bereich Automatisierungen öffnen und im Reiter Alle Benutzer die Regeln aller Benutzer bearbeiten, aktivieren, deaktivieren und löschen.
Der Reiter gruppiert die Regeln nach ihrem Besitzer und zeigt, wie viele Automatisierungen jede Person hat und wie viele davon aktiv sind. Suchen Sie nach Benutzer- oder Automatisierungsname, um direkt zu einer Regel zu gelangen — etwa, um die Automatisierungen eines ehemaligen Mitarbeiters anzuhalten. Ist der Besitzer einer Regel nicht mehr als Kontakt hinterlegt, führt InLoox sie unter Unbekannter Benutzer.
Jede Regel läuft mit den Rechten ihres Verantwortlichen — standardmäßig der Person, die sie erstellt hat. In den Automatisierungs-Einstellungen können Administratoren eine Regel an eine andere Person übergeben: Klicken Sie auf Verantwortlichen ändern (das Symbol Person mit Stift) neben der Regel und wählen Sie im Dialog die neue verantwortliche Person aus. Zur Auswahl stehen nur Benutzer mit Anmeldung. InLoox bestätigt die Änderung; im Reiter Alle Benutzer erscheint die Regel anschließend in der Gruppe der neuen verantwortlichen Person.
Eine Regel kann nur das, was ihr Verantwortlicher darf. Hat die neu ausgewählte Person keine Lizenz mit Schreibzugriff, warnt InLoox Sie — die Regel kann dann möglicherweise nichts ändern. Ab jetzt gestartete Läufe verwenden den neuen Verantwortlichen innerhalb weniger Minuten.