Dateiserver-Berechtigungen

hinweis

Die Registerkarte Dateiserver-Berechtigungen ist nur für InLoox Self-Hosted Installationen verfügbar, die einen Dateiserver als Dokumentenspeicher verwenden. Die Funktion ist derzeit als Beta gekennzeichnet.

Die InLoox-Dokumentberechtigungen greifen grundsätzlich nur innerhalb von InLoox. Auf dem Dateiserver selbst steuern allein die Windows-Ordnerberechtigungen den Zugriff. Ein Benutzer, der in InLoox keinen Zugriff auf die Dokumente eines Projekts hat — oder gar keinen Zugriff auf das Projekt — kann den Projektordner dennoch direkt auf dem Dateiserver öffnen, beispielsweise über ein gemapptes Netzwerklaufwerk oder den UNC-Pfad, sofern sein Windows-Konto Zugriff auf den Ordner hat.

Die Berechtigungssynchronisierung schließt diese Lücke: Sie überträgt die InLoox-Dokumentberechtigungen auf den Dateiserver-Speicher, sodass die Windows-Ordnerberechtigungen eines Projektordners zu den InLoox-Berechtigungen seiner Mitglieder passen.

warnung

Sie benötigen Administratorrechte, um die Berechtigungssynchronisierung zu konfigurieren. Die Synchronisierung ändert die Windows-Berechtigungen des Stammordners des Dokumentenordners und aller darunterliegenden Projektordner. Stimmen Sie die Einstellungen vor der Aktivierung mit Ihrem Dateiserver-Administrator ab.

So funktioniert die Berechtigungssynchronisierung

• InLoox weist die Windows-Berechtigungen eines Projektordners den Windows-Konten der InLoox-Benutzer zu.
• Ein Benutzer mit Leseberechtigung auf das Projekt und auf die Dokumente erhält Lesezugriff auf den Projektordner. Ein Benutzer mit Schreibberechtigung auf das Projekt und auf die Dokumente erhält zusätzlich Schreibzugriff auf den Ordner. Ein Benutzer ohne Zugriff auf das Projekt verliert den Zugriff auf den Ordner.
• Gesperrte und in den Papierkorb verschobene Projekte werden nie mit Schreibzugriff versehen.
• Nach der Aktivierung wendet InLoox die Berechtigungen aller Dateiserver-Projekte einmalig an und aktualisiert sie anschließend automatisch — bei Berechtigungsänderungen, neuen Projekten sowie verschobenen oder umbenannten Projektordnern.

Voraussetzungen

Voraussetzungen

• InLoox Self-Hosted verwendet einen Dateiserver als Dokumentenspeicher.
• Das Windows-Konto, mit dem InLoox auf den Dateiserver zugreift, hat Vollzugriff auf den Stammordner des Dokumentenordners. Dies ist das Konto, dessen Domäne, Benutzername und Passwort Sie zusammen mit dem UNC-Pfad im Schritt Dateiablageort des InLoox Self-Hosted Server Installers angegeben haben — siehe Dokumentenablage konfigurieren. Die Berechtigungssynchronisierung ändert mit diesem Konto die Windows-Berechtigungen des Stammordners und aller darunterliegenden Projektordner. Lese- und Schreibzugriff reichen nicht aus: Ohne Vollzugriff kann InLoox dort keine Berechtigungen ändern und die Aktivierung schlägt fehl.
• Jeder Benutzer, der Zugriff auf einen Projektordner benötigt, hat ein Windows-Konto und hat dieses mit seinem InLoox-Profil verknüpft. InLoox verwendet die Windows-Sicherheits-ID (SID) des verknüpften Kontos — siehe Windows-Authentifizierung (Single Sign-On) aktivieren.

Die Dateiserver-Berechtigungen öffnen

1. Klicken Sie in InLoox oben rechts auf Ihr Profilbild.
2. Klicken Sie nun auf Account-Einstellungen.
3. Klicken Sie auf Dokumente.
4. Klicken Sie auf die Registerkarte Dateiserver-Berechtigungen.

Die Windows-Konten vorbereiten

Benutzer, die ihr Windows-Konto erst nach Verfügbarkeit der Registerkarte verknüpfen, erhalten ihre SID automatisch bei der Anmeldung. Für Benutzer, die ihr Windows-Konto bereits verknüpft hatten, laden Sie die SIDs einmalig:

1. Öffnen Sie die Registerkarte Dateiserver-Berechtigungen.
2. Klicken Sie in der Meldung Einmalige Einrichtung auf Synchronisieren.

InLoox sammelt die SIDs im Hintergrund und aktualisiert die Liste während der Verarbeitung. Die Meldung verschwindet, sobald die Anfrage aufgezeichnet wurde.

Benutzer ohne Windows-Konto

Der Bereich Benutzer ohne Windows-Konto listet alle Benutzer ohne SID mit Anzeigename und E-Mail-Adresse auf. InLoox kann diesen Benutzern keine Berechtigungen auf dem Dateiserver zuweisen. Bitten Sie die Benutzer, ihr Windows-Konto unter Mein Profil > Einstellungen im Bereich Verknüpfte Konten zu verknüpfen.

Von mehreren Benutzern verwendete Windows-Konten

Der Bereich Von mehreren Benutzern verwendete Windows-Konten (SIDs) listet SIDs auf, die mehr als einem InLoox-Benutzer zugeordnet sind. Ändert sich einer dieser Benutzer, wendet die Berechtigungssynchronisierung nur dessen Zugriff auf die gemeinsame SID an, wodurch der Zugriff der anderen Benutzer entfernt oder eingeschränkt werden kann. Weisen Sie jedem Benutzer ein Windows-Konto mit eigener SID zu.

Konten von der Synchronisierung ausnehmen

Konten auf der Liste Ignorierte SIDs werden von der Berechtigungssynchronisierung nie geändert: InLoox setzt oder entfernt deren Berechtigungen auf dem Dateiserver-Speicher nicht. Verwenden Sie die Liste für zentrale Administratorgruppen und Dienstkonten.

1. Öffnen Sie die Registerkarte Dateiserver-Berechtigungen.
2. Klicken Sie im Bereich Ignorierte SIDs auf das .
3. Geben Sie im Dialog SID hinzufügen die SID ein, beispielsweise S-1-5-32-544, und bestätigen Sie.
4. Um den Eintrag zu dokumentieren, klicken Sie in die Spalte Notiz und geben Sie eine Notiz ein.

Um einen Eintrag zu ändern, klicken Sie in die Spalte SID oder in die Spalte Notiz. Um einen Eintrag zu löschen, klicken Sie auf das rote und bestätigen Sie.

hinweis

Eine Änderung der Liste wirkt sich auf die Berechtigungen aller Dateiserver-Projekte aus. Während die Synchronisierung aktiv ist, reiht InLoox alle Dateiserver-Projekte erneut ein und wendet ihre Berechtigungen neu an.

Ordnernavigation festlegen

Die Einstellung Ordnernavigation gilt für die Konten, die vor der Aktivierung bereits Zugriff auf den Dokumentenordner hatten: Sie behalten einen reinen Lesezugriff zum Durchsuchen des Stammordners. Legen Sie fest, ob dieser auch die Unterordner zwischen Stammordner und Projektordnern umfasst.

• Ordnerhierarchie durchsuchen — Benutzer können über Zwischenordner, beispielsweise ein Jahr oder eine Abteilung, zu ihren Projektordnern navigieren. Empfohlen.
• Nur Direktzugriff — Der Zugriff zum Durchsuchen ist auf den Stammordner selbst beschränkt. Benutzer öffnen ihre Projektordner über InLoox oder einen direkten Link.

Ist die Synchronisierung aktiv, wendet InLoox eine Änderung sofort auf den Stammordner an. Andernfalls wird die Einstellung bei der Aktivierung der Synchronisierung angewendet.

info

Greifen Benutzer direkt über den Datei-Explorer auf den Dateiserver zu, sehen sie unter Umständen weiterhin die Ordner von Projekten, auf die sie keinen Zugriff haben. Ob diese Ordner angezeigt werden, hängt vom zugrunde liegenden Dateisystem ab. Bei einer SMB-Freigabe können Sie die Anzeige mit folgendem PowerShell-Befehl auf die Ordner beschränken, auf die der Benutzer Zugriff hat:

Set-SmbShare -Name <ShareName> -FolderEnumerationMode AccessBased

Ersetzen Sie <ShareName> durch den Namen Ihrer Freigabe.

warnung

InLoox übernimmt keinen Support für manuelle Eingriffe in die Konfiguration des Dateiservers.

Die Berechtigungssynchronisierung aktivieren

warnung

Bei der Aktivierung bricht InLoox die Vererbung der Berechtigungen des Stammordners des Dokumentenordners. Konten, die bereits Zugriff hatten, behalten einen Lesezugriff zum Durchsuchen, alle anderen Konten verlieren ihren Zugriff auf den Dokumentenordner. Testen Sie die Synchronisierung in einer Testumgebung, bevor Sie sie produktiv aktivieren.

1. Öffnen Sie die Registerkarte Dateiserver-Berechtigungen.
2. Klicken Sie im Bereich Berechtigungssynchronisierung auf Berechtigungssynchronisierung aktivieren.

InLoox bereitet den Stammordner vor und reiht alle Dateiserver-Projekte ein — einschließlich archivierter und in den Papierkorb verschobener Projekte — für eine Berechtigungsaktualisierung. Die Meldung zeigt, wie viele Projekte eingereiht wurden, und der Bereich zeigt den Status Aktiv.

info

InLoox verarbeitet die eingereihten Berechtigungsaktualisierungen im Hintergrund. Solange Aktualisierungen ausstehen, zeigt der Bereich Berechtigungssynchronisierung an, wie viele auf die Verarbeitung warten. Klicken Sie auf Jetzt verarbeiten, um die Verarbeitung sofort zu starten.

Die Berechtigungssynchronisierung deaktivieren

1. Klicken Sie im Bereich Berechtigungssynchronisierung auf Deaktivieren.

InLoox übernimmt keine Berechtigungsänderungen mehr auf den Dateiserver. Bereits angewendete Berechtigungen werden nicht zurückgesetzt. Ausstehende Aktualisierungen bleiben in der Warteschlange und werden bei der nächsten Aktivierung der Synchronisierung angewendet.

Projekte außerhalb des Dokumentenordners

Die Berechtigungssynchronisierung kann nur Ordner schützen, die unterhalb des für den Dateiserver konfigurierten Dokumentenordners liegen. Der Bereich Projekte außerhalb des Dokumentenordners listet jedes Projekt, dessen Projektordner nicht unterhalb dieses Ordners liegt, mit Projektnummer, Projektname und Pfad. Verschieben Sie die Dokumente dieser Projekte oder korrigieren Sie den Ordnerpfad des Projekts. Andernfalls kann die Berechtigungssynchronisierung diese Ordner nicht schützen.

Das Protokoll der Berechtigungssynchronisierung prüfen

Der Bereich Protokoll der Berechtigungssynchronisierung ist das Diagnoseprotokoll der Synchronisierung. Einträge werden 30 Tage aufbewahrt und zeigen den Zeitpunkt, die Stufe (Information, Warnung, Fehler oder Kritisch), die Meldung, den Pfad und die Ausnahme jedes Schritts.

• Sind in den letzten 30 Tagen Fehler oder Warnungen aufgetreten, wird oben im Bereich eine Meldung mit der Anzahl der Einträge angezeigt. Klicken Sie auf die Meldung, um die Liste nach dieser Stufe zu filtern.
• Geben Sie einen Suchbegriff ein, um die Meldungen und die Ausnahmedetails zu durchsuchen.
• Klicken Sie auf Protokoll herunterladen, um die Einträge zu exportieren.

tipp

Ein Eintrag mit der Stufe Fehler und der Meldung, dass das konfigurierte Konto die Berechtigungen nicht ändern darf, bedeutet, dass dem Windows-Konto von InLoox der Vollzugriff auf den Dokumentenordner fehlt.