Dokumente

hinweis

Wenn Sie InLoox Self-Hosted verwenden, geben Sie während des Installationsprozesses entweder den Pfad des Dateiservers oder die URL Ihres Microsoft SharePoint Online an. Sie können den Dokumentenspeicher nachträglich nicht mehr über die InLoox Einstellungen ändern!

Wenn Sie InLoox in der Cloud verwenden (Editionen InLoox Professional, InLoox Enterprise oder InLoox Enterprise Plus), haben Sie die Möglichkeit, Ihre Dokumente entweder in der InLoox Cloud abzulegen oder Microsoft SharePoint Online zu verwenden.

Dokumentenspeicher auswählen - InLoox Cloud oder Microsoft SharePoint Online

1. Klicken Sie in InLoox oben rechts auf Ihr Profilbild.
2. Klicken Sie nun auf Account-Einstellungen.
3. Klicken Sie auf Dokumente.
4. Wählen Sie nun entweder die InLoox Cloud als Speicherort für Ihre Dokumente aus.
5. Oder Sie geben die URL Ihres unternehmenseigenen SharePoint Online an.

tipp

Wenn Sie zuvor Ihr Microsoft 365-Konto verbunden haben, werden Ihnen die verfügbaren SharePoint Sites in einem Dropdown-Menü angezeigt, aus dem Sie nur noch auswählen müssen.

SharePoint Online - Regeln für Dokumentenbibliothek und Unterordner

Die folgenden Regeln gelten nur, wenn Sie SharePoint Online als Dokumentenspeicher verwenden.

Regel für Dokumentenbibliothek

Nachdem Sie für den Basispfad die URL des SharePoint Online als Dokumentenspeicher eingegeben haben, müssen Sie noch die Regel für die Dokumentenbibliothek definieren.

1. Klicken Sie in das Feld Regel für Dokumentenbibliothek.
2. Wählen Sie einen der dynamischen Platzhalter aus dem Dropdown aus. Verfügbare Platzhalter:
   • Projektname
   • Projektnummer
   • Projektnummer und Name
   • Kundenname
   • Kundennummer
   • Kundennummer und Name
   • Abteilung
   • Abteilungsbaum
   • Aktuelles Jahr

Beispiel: Wenn Sie Abteilung auswählen, wird unter dem angegebenen SharePoint-Pfad ein Ordner mit dem Abteilungsnamen, z.B. Marketing, angelegt. Damit diese Regel greifen kann, müssen Ihre Projekte auf der Betreuungsseite einer Abteilung zugewiesen werden.

Regel für Unterordner

Optional können Sie nun auch noch eine Regel für das Erstellen von Unterordnern definieren. Wenn Sie z.B. möchten, dass die Unterordnerstruktur nach dem aktuellen Jahr erfolgt, wählen Sie den dynamischen Platzhalter Aktuelles Jahr aus.

1. Klicken Sie neben dem Feld Regel für Unterordner (optional) auf die drei Punkte.
2. Wählen Sie einen dynamischen Platzhalter aus, z.B. Aktuelles Jahr. Verfügbare Platzhalter:
   • Projektname
   • Projektnummer
   • Kundenname
   • Kundennummer
   • Abteilung
   • Abteilungsbaum
   • Aktuelles Jahr
3. Weitere Unterordner trennen Sie mit / und der Auswahl eines weiteren dynamischen Platzhalters.

Beispiel: <CURRENT_YEAR>/<PROJECT_NAME><PROJECT_NUMBER> erstellt folgende Struktur: 2026/Projektname Projektnummer.

Ordnerpfad und Ordnerstruktur

Der Basispfad von SharePoint, die Regel für die Dokumentenbibliothek und — optional — die Regel für den Unterordner werden addiert:

<BASISPFAD>/<REGEL-DOKUMENTENBIBLIOTHEK>/<REGEL-UNTERORDNER>

Beispiel: Wenn Ihr SharePoint-Basispfad https://contoso.sharepoint.com/sites/inloox lautet, die Dokumentenbibliotheks-Regel Abteilung ist und die Unterordner-Regel <CURRENT_YEAR>/<PROJECT_NAME>, ergibt sich folgender Pfad:

https://contoso.sharepoint.com/sites/inloox/Marketing/2026/Website Relaunch

Ist keine Unterordner-Regel konfiguriert, endet der Pfad bei der Dokumentenbibliothek:

<BASISPFAD>/<REGEL-DOKUMENTENBIBLIOTHEK>

warnung

Wenn Sie keine Unterordner-Regel konfigurieren, stellen Sie sicher, dass mindestens eine der anderen Pfadkomponenten — die Dokumentenbibliotheks-Regel oder die SharePoint-Site — projektindividuell ist. Andernfalls speichern alle Projekte ihre Dokumente am selben Ort und lassen sich nicht mehr voneinander trennen.

Ändern der Dokumentenbibliothek

Wenn Sie InLoox Self-Hosted nutzen, können Sie die Dokumentenbibliothek nicht in den InLoox Einstellungen ändern.

Wenn Sie InLoox Professional, InLoox Enterprise oder InLoox Enterprise Plus nutzen, können Sie:

• Von InLoox Cloud auf SharePoint Online umsteigen — Diese Umstellung greift nicht rückwirkend. Dokumente in der InLoox Cloud müssen zuerst heruntergeladen und lokal gespeichert werden. Dokumente werden nicht automatisch übertragen.
• Die URL Ihres SharePoints ändern — Diese Änderung greift beim erstmaligen Hinzufügen von neuen Projekt-Dokumenten. Bestehende Unterordner werden nicht gelöscht oder umbenannt.

Strukturregeln für zusätzliche Unterordner

Die folgenden Regeln gelten sowohl für SharePoint Online als auch für die InLoox Cloud.

Sie können weitere, differenzierte Unterordner nach Regeln anlegen lassen. Wenn Sie beispielsweise bei Projekten in der Abteilung Vertrieb immer einen Ordner "Aufträge" benötigen, können Sie für das automatische Erstellen dieses Ordners eine Regel hinterlegen.

1. Klicken Sie auf der Einstellungsseite Dokumente auf den Tab Struktur.
2. Klicken Sie auf Neu, um eine neue Regel anzulegen.
3. Geben Sie den Namen des Ordners ein, z.B. "Aufträge". InLoox legt nun diese Regel an.
4. Klicken Sie in der Spalte Feld auf den kleinen Pfeil und wählen Sie den Parameter aus, der als Auslöser für die Regel fungieren soll, z.B. Abteilung.
5. Geben Sie in der Spalte Regel den Abteilungsnamen ein.

warnung

Der Ausdruck muss genau der Bezeichnung entsprechen. Falls die Abteilung "V-Vertrieb" lautet, greift die Regel nicht, wenn Sie nur "Vertrieb" eingeben.

Um eine Regel zu bearbeiten, klicken Sie einfach in das jeweilige Eingabefeld. Um eine Regel zu löschen, klicken Sie auf das rote Papierkorb-Symbol und bestätigen Sie mit Klick auf Löschen.

info

Änderungen greifen nicht rückwirkend. Eine Regeländerung greift erst, wenn Sie ein weiteres Dokument in einem Projekt ablegen, für das diese Regel gilt.