Eigene Felder

VIDEO-TUTORIAL: Eigene Felder erstellen

Eigene Felder sind eine einfache Möglichkeit, Ihr InLoox-Konto zu individualisieren. Sie können eigene Felder für folgende Bereiche anlegen:

• Projekte
• Aufgaben
• Mindmap-Knoten
• Planung
• Zeit
• Dokumente
• Risiken
• Finanzen und Finanzposten
• Personen
• Organisationen
• jeden aktiven Typ eigener Entitäten in Ihrem Account

Typen von eigenen Feldern

Folgende Typen stehen Ihnen zur Verfügung:

• Text — für Freitexteingaben.
• Datum — für Datumswerte.
• Ganzzahl — für ganze Zahlen.
• Dezimal — für Zahlen mit Dezimalstellen.
• Kontrollfeld — ein Kontrollkästchen für Ja/Nein-Werte.
• Liste — ein Dropdown mit vordefinierten Werten zur Auswahl.
• Währung — für Geldbeträge.
• Mehrfachauswahl — zum Taggen von Elementen mit mehreren Werten aus einer vordefinierten Liste. Die Werte werden als Tags dargestellt und können in Listenansichten gefiltert, aber nicht gruppiert werden.
• Bereich — ein Schieberegler zur Auswahl eines numerischen Werts innerhalb eines definierten Minimums und Maximums.
• Person — eine Personenauswahl zum Auswählen einer oder mehrerer Personen aus Ihren InLoox-Kontakten. Die Werte werden mit Profilbild und Name der Person angezeigt. Beim Erstellen des Felds können Sie Mehrere Personen erlauben aktivieren, damit Benutzer mehr als eine Person auswählen können. In eigenen Feldern eingetragene Personen erhalten keine Benachrichtigungen.
• Formel — ein berechnetes Feld, dessen Wert automatisch aus einem Formelausdruck berechnet wird. Die Formel kann auf eingebaute Felder des Elements (z.B. Projektname oder Aufgabenstatus) sowie auf andere eigene Felder im gleichen Bereich verweisen. Formelfelder sind schreibgeschützt – ihr Wert wird stets automatisch berechnet und kann nicht manuell bearbeitet werden. Eigene Felder werden über ihren internen Spaltennamen referenziert, sodass das Umbenennen eines Felds keine bestehenden Formelverweise beeinflusst. Eine schrittweise Anleitung finden Sie unter So erstellen Sie ein Formel-Feld.

Wichtige Informationen:

• Standardmäßig ist ein eigenes Feld immer sichtbar. Sie können eine Anzeigeregel festlegen, um die Sichtbarkeit zu steuern.
• Standardmäßig ist ein eigenes Feld für die Bearbeitung freigeschaltet. Sie können einen Schreibschutz einrichten (verfügbar seit InLoox 12.4).
• Standardmäßig ist ein eigenes Feld optional. Sie können es zu einem Pflichtfeld machen (verfügbar seit InLoox 12.4).

warnung

Um eigene Felder anlegen zu können, müssen Sie über Admin-Rechte für Ihren InLoox-Account verfügen. Eigene Felder sind nur in den InLoox Enterprise (Plus) und InLoox Self-Hosted Editionen verfügbar.

Eigene Felder in Abschnitte organisieren

Sie können eigene Felder in benannte Abschnitte gruppieren. Abschnitte helfen Ihnen, das Seitenpanel zu strukturieren, sodass zusammengehörige Felder unter einer übersichtlichen Überschrift angezeigt werden.

Um Abschnitte zu verwalten, gehen Sie zu Account-Einstellungen > Eigene Felder und wählen den gewünschten Bereich (z.B. Projekte oder Aufgaben):

• Abschnitt erstellen — Klicken Sie auf + Abschnitt erstellen und geben Sie einen Namen ein.
• Abschnitt umbenennen — Klicken Sie direkt auf den Namen des Abschnitts und geben den neuen Namen ein.
• Abschnitte verschieben — Klicken Sie auf die Pfeil-Buttons rechts neben der Abschnittsüberschrift, um den Abschnitt nach oben oder unten zu verschieben.
• Abschnitt löschen — Klicken Sie auf rechts neben der Abschnittsüberschrift. Eigene Felder innerhalb des Abschnitts werden nicht gelöscht, sondern in den Standardabschnitt verschoben.

Um eigene Felder innerhalb von Abschnitten zu verwalten:

• Feld in anderen Abschnitt verschieben — Klicken Sie auf das Verschieben-Symbol am rechten Rand des Feldes. Wählen Sie im Dialog In Abschnitt verschieben den Zielabschnitt und klicken Sie auf Verschieben.
• Reihenfolge innerhalb eines Abschnitts ändern — Klicken und halten Sie den Ziehpunkt (sechs Punkte) am linken Rand eines Feldes und ziehen Sie es per Drag-and-Drop an die gewünschte Position.

So erstellen Sie ein neues eigenes Feld

1. Klicken Sie in InLoox oben rechts auf Ihr Profilbild.
2. Klicken Sie auf Account-Einstellungen.
3. Klicken Sie auf Eigene Felder.
4. Wählen Sie aus den Registerkarten den InLoox-Bereich aus, in dem das eigene Feld angelegt werden soll, z.B. die Betreuungsseite des Projekts.
5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu im gewünschten Abschnitt. Standardmäßig existiert ein Abschnitt namens Eigene Felder. Wenn Sie weitere Abschnitte erstellt haben, verfügt jeder Abschnitt über eine eigene Neu-Schaltfläche.
6. Geben Sie den Namen des eigenen Feldes ein.
7. Wählen Sie den Typ des eigenen Feldes aus dem Dropdown-Menü (siehe Typen von eigenen Feldern oben).
8. Klicken Sie auf Speichern. Das eigene Feld ist nun erstellt und ist standardmäßig "immer sichtbar".

So erstellen Sie ein Formel-Feld

Formel-Felder ermöglichen es Ihnen, eine Berechnung zu definieren, die automatisch für jedes Element ausgewertet wird. Die Formel kann auf eingebaute Entitätsfelder und andere eigene Felder im gleichen Bereich verweisen.

warnung

Formel-Felder sind nur in den Editionen InLoox Enterprise Plus und InLoox Self-Hosted verfügbar. Wenn Formel nicht im Dropdown-Menü Typ zur Auswahl steht, enthält Ihre InLoox-Edition diesen Feldtyp nicht.

1. Gehen Sie zu Account-Einstellungen und klicken Sie auf Eigene Felder.
2. Wählen Sie den Bereich aus, in dem das Formel-Feld erstellt werden soll (z.B. Projekte oder Aufgaben).
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu im gewünschten Abschnitt.
4. Geben Sie einen Namen für das eigene Feld ein.
5. Wählen Sie im Dropdown-Menü Typ den Eintrag Formel.
6. Wählen Sie bei Ergebnis-Typ aus zwischen Zahl, Text, Datum oder Kontrollfeld.
7. Wenn Sie Zahl als Ergebnis-Typ gewählt haben, erscheint das Feld Komma-Stellen. Standardmäßig ist der Wert 2 angegeben — Sie können den Wert von 0 bis 4 Komma-Stellen anpassen.

8. Klicken Sie auf Speichern. Das neue eigene Feld erscheint nun in der Liste.
9. Klicken Sie in der Zeile des Felds auf Ausdruck: Kein Ausdruck definiert, um den Formeleditor zu öffnen.

10. Auf der linken Seite des Editors finden Sie die verfügbaren Einträge:
    • Entitätsfelder — die eingebauten Felder der Entität (z.B. Name, StartDate, IsArchived). Welche Felder verfügbar sind, richtet sich nach dem Bereich, in dem Sie das eigene Feld erstellt haben. Die Entitätsfeldnamen sind immer auf Englisch, unabhängig von der Sprache der Benutzeroberfläche.
    • Felder — andere eigene Felder im gleichen Bereich.
    • Funktionen — untergliedert in Math, String, Date und Logic.

Verfügbare Operatoren und Funktionen — Klicken zum Aufklappen der vollständigen Referenz

Textwerte:

• Setzen Sie Text in einfache Anführungszeichen, z.B. 'Erledigt'. Doppelte Anführungszeichen sind nicht gültig.

Arithmetische Operatoren:

• + (Addition), - (Subtraktion), * (Multiplikation), / (Division)
• Beispiel: [PlannedCostsOpex] - [ActualCostsOpex]

Vergleichsoperatoren:

• = (gleich), <> oder != (ungleich), < (kleiner als), > (größer als), <= (kleiner oder gleich), >= (größer oder gleich)
• Beispiel: [ComputedProgress] >= 50

String-Operatoren:

• + (Verkettung)
• Beispiel: [Number] + ' - ' + [ClientName]

Logische Operatoren:

• AND — alle Bedingungen müssen wahr sein
• OR — mindestens eine Bedingung muss wahr sein
• NOT — kehrt das Ergebnis einer Bedingung um
• Beispiel: [IsArchived] OR [IsRequest]

Math:

• Abs(value) — gibt den absoluten Wert zurück
• Round(value, precision) — rundet auf die angegebene Anzahl von Dezimalstellen
• Floor(value) — rundet auf die nächste ganze Zahl ab
• Ceiling(value) — rundet auf die nächste ganze Zahl auf
• Max(a, b) — gibt den größeren von zwei Werten zurück
• Min(a, b) — gibt den kleineren von zwei Werten zurück
• Power(base, exp) — erhebt die Basis auf die angegebene Potenz
• Log(value) — gibt den natürlichen Logarithmus zurück
• Log10(value) — gibt den Logarithmus zur Basis 10 zurück
• Sqr(value) — gibt die Quadratwurzel zurück

String:

• Concat(a, b) — verbindet zwei oder mehr Zeichenketten
• Len(str) — gibt die Länge einer Zeichenkette zurück
• Trim(str) — entfernt Leerzeichen am Anfang und Ende
• Upper(str) — wandelt in Großbuchstaben um
• Lower(str) — wandelt in Kleinbuchstaben um
• Substring(str, start, len) — extrahiert einen Teil einer Zeichenkette
• Contains(str, substr) — prüft, ob eine Zeichenkette eine Teilzeichenkette enthält
• Replace(str, old, new) — ersetzt jedes Vorkommen einer Teilzeichenkette

Date:

• AddDays(date, count) — addiert die angegebene Anzahl von Tagen zu einem Datum
• AddMonths(date, count) — addiert die angegebene Anzahl von Monaten zu einem Datum
• AddYears(date, count) — addiert die angegebene Anzahl von Jahren zu einem Datum
• DateDiffDay(date1, date2) — gibt die Anzahl der Tage zwischen zwei Daten zurück
• GetYear(date) — gibt das Jahr eines Datums zurück
• GetMonth(date) — gibt den Monat eines Datums zurück
• GetDay(date) — gibt den Tag eines Datums zurück

Logic:

• Iif(cond, trueVal, falseVal) — gibt trueVal zurück, wenn die Bedingung wahr ist, sonst falseVal
• IsNull(value) — prüft, ob ein Wert null ist
• IsNullOrEmpty(value) — prüft, ob ein Wert null oder eine leere Zeichenkette ist

11. Klicken Sie auf einen Eintrag, um ihn in die Formel einzufügen. Felder werden in eckigen Klammern referenziert, z.B. [EndDate]. Eigene Felder werden mit ihrem internen Spaltennamen eingefügt, z.B. [cf_0bdb9fd8_Vertragsbeginn].
12. Wenn die Formel fertig ist, klicken Sie auf Speichern. Enthält der Ausdruck einen Fehler, z.B. einen Feldnamen, den es nicht gibt, zeigt der Editor Ungültiger Ausdruck an und speichert die Formel nicht.

Formelwerte neu berechnen und Status prüfen

Wenn Sie einen Formelausdruck speichern, startet InLoox eine Neuberechnung für alle bestehenden Elemente in diesem Bereich.

In Eigene Felder zeigt die Zeile des Formel-Felds neben Berechnung: den aktuellen Status:

• Wartet auf Berechnung — Die Neuberechnung ist eingeplant (nach dem Speichern eines Ausdrucks oder nach Klick auf Alle Werte neu berechnen).
• Wird berechnet… — Die Neuberechnung läuft.
• Berechnet am mit Datum und Uhrzeit — Die Neuberechnung wurde erfolgreich abgeschlossen.
• Berechnung fehlgeschlagen — Die Neuberechnung ist fehlgeschlagen. Die Fehlerdetails werden unter dem Status angezeigt.

Wenn der Status Berechnung fehlgeschlagen lautet, klicken Sie auf Alle Werte neu berechnen, um die Neuberechnung erneut zu starten.

Daten-Sichtbarkeit

Formeln referenzieren Entitätsfelder. Das berechnete Ergebnis ist für jeden mit Lesezugriff auf diese Entität sichtbar und kann möglicherweise Daten offenlegen, die standardmäßig ausgeblendet sind.

Praxisbeispiel: Fristen verfolgen

Dieses Beispiel zeigt, wie Sie auf der Projektbetreuungsseite ein eigenes Datumsfeld mit Formel-Feldern kombinieren, um Fristen zu verfolgen:

1. Erstellen Sie ein eigenes Feld namens Release Event (Typ: Datum). Dieses speichert das geplante Release-Datum des Projekts.
2. Erstellen Sie ein Formel-Feld namens Verbleibende Anzahl Tage bis Projektende (Typ: Formel, Ergebnis-Typ: Zahl, Komma-Stellen: 0). Geben Sie die Formel ein: DateDiffDay(Today(), [EndDate])
3. Erstellen Sie ein Formel-Feld namens Verbleibende Anzahl Tage bis Release Event (Typ: Formel, Ergebnis-Typ: Zahl, Komma-Stellen: 0). Geben Sie DateDiffDay(Today(), ein und klicken Sie unter Felder auf Release Event, um den internen Spaltennamen einzufügen, z.B. DateDiffDay(Today(), [cf_ad07f850_ReleaseEvent]).

Tipp: Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Bild und wählen Sie Bild in neuem Tab öffnen, um es größer anzuzeigen.

Beide Formel-Felder zeigen nun automatisch die verbleibenden Tage für jedes Projekt an. Ein negativer Wert bedeutet, dass das Datum bereits überschritten ist.

Weitere Formelbeispiele

Die folgenden Beispiele verwenden eingebaute Felder des Projektbereichs. Sie können die Formeln direkt in den Formeleditor eines Formel-Felds im Bereich Projekt übernehmen.

• Anteil erledigter Aufgaben in Prozent
  • Formel: Iif([TasksCount] = 0, 0, [DoneTasksCount] * 100 / [TasksCount])
  • Ergebnis-Typ: Zahl, Komma-Stellen: 0
  • Beispiel: Ein Projekt hat 11 Aufgaben, davon sind 2 erledigt. Das Feld zeigt 18. Projekte ohne Aufgaben zeigen 0.
• Verbleibendes Betriebskostenbudget
  • Formel: [PlannedCostsOpex] - [ActualCostsOpex]
  • Ergebnis-Typ: Zahl, Komma-Stellen: 2
  • Beispiel: Geplant sind 10.000,00, angefallen sind 7.250,00. Das Feld zeigt 2.750,00.
• Ende der Gewährleistungsfrist
  • Formel: AddDays([EndDate], 90)
  • Ergebnis-Typ: Datum
  • Beispiel: Ein Projekt, das am 31.12.2026 endet, zeigt 31.03.2027.
• Projekt endet in den nächsten 14 Tagen
  • Formel: DateDiffDay(Today(), [EndDate]) >= 0 AND DateDiffDay(Today(), [EndDate]) <= 14
  • Ergebnis-Typ: Kontrollfeld
  • Beispiel: Bei einem Projekt, das in 10 Tagen endet, ist das Kontrollfeld aktiviert. Bei einem Projekt, dessen Enddatum bereits überschritten ist, ist es nicht aktiviert.

So legen Sie eine Anzeigeregel für ein eigenes Feld fest

Nachdem Sie das eigene Feld erstellt haben, können Sie eine bestimmte Regel festlegen, wann es angezeigt werden soll.

1. Klicken Sie in der Spalte Regel auf "Immer sichtbar" bzw. auf das vorhandene Regel-Label, um das Bearbeitungsfenster Anzeigeregel festlegen zu öffnen.

2. Wählen Sie aus, ob Sie die Regel mit Filterausdrücken oder mit regulären Ausdrücken festlegen möchten.

Regel mit Filterausdrücken anlegen (Standard)

Mit Filterausdrücken können Sie Bedingungen visuell definieren, ohne reguläre Ausdrücke schreiben zu müssen. Sie können mehrere Bedingungen mit logischen Operatoren kombinieren und eigene Felder auch in Abhängigkeit von anderen eigenen Feldern ein- oder ausblenden.

1. Klicken Sie auf Und und wählen Sie einen logischen Operator aus:
   • Und — alle Bedingungen müssen zutreffen, damit das Feld angezeigt wird. Beispiel: Ein eigenes Feld im Projektbereich soll nur angelegt werden, wenn die Abteilung auf E-Entwicklung eingestellt ist. Fügen Sie die Bedingung hinzu: Abteilung ist gleich E-Entwicklung.
   • Oder — mindestens eine Bedingung muss zutreffen. Beispiel: Ein eigenes Feld soll sowohl für E-Entwicklung als auch für die IT-Abteilung angelegt werden. Fügen Sie hinzu: Abteilung ist gleich E-Entwicklung. Klicken Sie anschließend auf + neben Oder und fügen Sie hinzu: Abteilung ist gleich IT-Abteilung.
   • Nicht Und — das Feld wird nur ausgeblendet, wenn alle nachfolgenden Bedingungen zutreffen. Trifft nur ein Teil zu, wird das Feld trotzdem angezeigt. Beispiel: Ein eigenes Feld soll nicht angelegt werden, wenn der Projektname Entwicklung enthält und der Kunde intern ist. Fügen Sie hinzu: Projektname enthält Entwicklung UND Kunde ist gleich intern. Das Feld wird nur ausgeblendet, wenn beide Bedingungen wahr sind — wenn nur eine zutrifft, wird es weiterhin angezeigt.
   • Nicht Oder — jede einzelne Bedingung verhindert das Einblenden des Feldes. Beispiel: Ein eigenes Feld soll erst angelegt werden, wenn der Projektstatus auf Begonnen steht. Fügen Sie die Bedingungen hinzu: Projektstatus ist gleich Angefragt, Projektstatus ist gleich Abgelehnt und Projektstatus ist gleich Nicht begonnen. Das Feld wird für alle anderen Projektstatus angezeigt, aber nicht für diese drei.
2. Klicken Sie auf das +, um auszuwählen, ob Sie hinzufügen möchten:
   • Bedingung — eine einzelne Filterbedingung.
   • Gruppe — mehrere Bedingungen kombiniert für komplexere Logiken.
3. Klicken Sie auf Speichern, um alle Bedingungen dieser Regel zu speichern. Sie können sie jederzeit ändern. Änderungen wirken sich nur auf neue Elemente aus — sie greifen nicht rückwirkend.

Eigene Felder in Abhängigkeit von anderen eigenen Feldern

Eigene Felder können in Abhängigkeit von anderen eigenen Feldern ein- oder ausgeblendet werden. Beispiel: Sie haben zwei eigene Felder "Idee freigegeben" (Kontrollfeld) und "Freigegeben am" (Datum). Das Feld "Freigegeben am" können Sie so konfigurieren, dass es nur angezeigt wird, wenn bei "Idee freigegeben" die Option Ja ausgewählt ist.

Regel mit regulären Ausdrücken anlegen

Wenn Sie mit regulären Ausdrücken arbeiten möchten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie im Fenster Anzeigeregel festlegen auf den Reiter </> Regulärer Ausdruck.

2. Wählen Sie aus dem Menü Anwenden auf das Datenfeld aus, das für die Bedingung herangezogen werden soll. Folgende Optionen stehen zur Auswahl: Projektname, Projektnummer, Kundenname,Kundennummer, Abteilungsname, Projektstatus, Projektkategorie, Gruppe (Aufgabe) und Status (Aufgabe).

   

3. Geben Sie im Feld Regel einen regulären Ausdruck ein. Wenn Sie z.B. bei Anwenden auf den Kundennamen ausgewählt haben, geben Sie den gewünschten Kundennamen ein, z.B. XYZ Corporation. Um Ihre Ausdrücke zu testen, können Sie das Feld Test verwenden.

4. Klicken Sie auf Speichern, um die Bedingung dieser Regel zu speichern. Sie können sie jederzeit ändern. Änderungen wirken sich nur auf neue Elemente aus — sie greifen nicht rückwirkend.

Persönliche Aufgaben ohne Projektbezug

Möchten Sie eigene Felder für persönliche Aufgaben ohne Projektbezug erstellen, legen Sie das Feld im Reiter Aufgaben an und erstellen anschließend eine Regel auf das Feld Projektname. Geben Sie folgenden Ausdruck an: ^null$

Das Ergebnis: Das eigene Feld wird automatisch bei all Ihren persönlichen Aufgaben angezeigt, die nicht in einem Projekt liegen.

So bearbeiten oder löschen Sie ein eigenes Feld

Sie können die Felder Name, Standardwert und die Regel eines bestehenden eigenen Feldes bearbeiten. Klicken Sie einfach auf das Feld und bearbeiten Sie es. Sie können den Typ eines bestehenden eigenen Feldes nicht ändern.

Um ein eigenes Feld zu löschen, klicken Sie einfach auf neben dem Feld. Zur Bestätigung geben Sie LÖSCHEN in das Textfeld ein und klicken auf Löschen.

warnung

Ein eigenes Feld, das von einem Formelfeld verwendet wird, können Sie nicht löschen. InLoox zeigt die Meldung Das Feld "…" wird in einem Formelfeld verwendet und kann nicht gelöscht werden. Entfernen Sie es zuerst aus der Formel. an. Das Feld bleibt in der Liste erhalten. Die Meldung nennt das Formelfeld nicht – öffnen Sie die Formelfelder des Bereichs, prüfen Sie deren Ausdruck und entfernen Sie das Feld aus der Formel, bevor Sie es löschen.

warnung

Ein eigenes Feld, das von einem Formelfeld verwendet wird, können Sie nicht löschen. InLoox zeigt die Meldung Das Feld "…" wird in einem Formelfeld verwendet und kann nicht gelöscht werden. Entfernen Sie es zuerst aus der Formel. an. Das Feld bleibt in der Liste erhalten. Die Meldung nennt das Formelfeld nicht – öffnen Sie die Formelfelder des Bereichs, prüfen Sie deren Ausdruck und entfernen Sie das Feld aus der Formel, bevor Sie es löschen.

So aktivieren Sie den Schreibschutz für eigene Felder

Eigene Felder können in InLoox für die Bearbeitung gesperrt werden. Sie können den Schreibschutz für jedes eigene Feld einzeln aktivieren und festlegen, ob das eigene Feld bearbeitet werden darf von:

• Jedem Benutzer mit der Berechtigung, den Abschnitt zu bearbeiten, für den das eigene Feld erstellt wurde (z.B. Bearbeitungsrechte für Dokumente = Bearbeitungsrechte für eigene Felder in Dokumenten).
• Jedem Benutzer mit einer bestimmten Rolle (z.B. nur Personen mit der Rolle "Projektmanager" können das eigene Feld bearbeiten).
• Einer bestimmten Person, die dem eigenen Feld zugewiesen ist.

Schritte:

1. Gehen Sie zu den Account Einstellungen und klicken Sie auf Eigene Felder.
2. Klicken Sie auf den Abschnitt, für den Sie ein schreibgeschütztes eigenes Feld erstellen möchten, und klicken Sie auf Neu.
3. Geben Sie den Namen ein und wählen Sie den Typ aus dem Menü. Klicken Sie auf Speichern.
4. Klicken Sie auf neben dem eigenen Feld.
5. Im Fenster Schreibschutz aktivieren legen Sie fest, wer dieses eigene Feld bearbeiten darf.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Sollten Sie diese Einstellung ändern müssen, klicken Sie erneut auf .

So machen Sie eigene Felder zu Pflichtfeldern

Standardmäßig sind eigene Felder optional. Sie können sie zu Pflichtfeldern machen, sodass User die Daten eingeben müssen. Andernfalls wird ihnen eine rote Benachrichtigung angezeigt, die sie auf das Pflichtfeld hinweist.

Wenn Sie ein eigenes Feld zu einem Pflichtfeld machen möchten, aktivieren Sie einfach das Kontrollkästchen "Warnen wenn leer".